Introducción
En este artículo, aprenderá cómo personalizar nuestra plantilla Hoja de cálculo del Calendario 2024 para satisfacer sus necesidades de programación en tres sencillos pasos. Primero, cubriremos cómo programar tareas y automatizar su frecuencia (es decir, diaria, semanal o mensual); En segundo lugar, aprenderemos cómo crear diferentes versiones de un calendario y seguir sus tareas en múltiples vistas; Finalmente, explicaremos cómo analizar sus patrones de carga de trabajo y los momentos más ocupados con la ayuda del panel de control.
Además, esta plantilla proporciona una forma práctica y automatizada de gestionar su calendario sin necesidad de entradas manuales repetitivas. Mientras explicamos cómo usar la plantilla, también compartiremos algunos consejos y trucos para hacer esta plantilla aún más personalizable para sus necesidades únicas.
Por lo tanto, si desea ver todo su año de un vistazo y planificar con anticipación sus días más ocupados, siga leyendo. La plantilla Hoja de cálculo del Calendario 2024 está disponible en Microsoft Excel y Google Sheets.
Contenido
Uso manual
La parte manual de la plantilla ofrece pestañas preorganizadas para cada mes del año, desde enero hasta diciembre de 2024, con espacio para escribir y seguir el cumplimiento de sus tareas diarias.
Escriba las tareas que realizará cada día y márquelas con una "x" cuando estén completadas. El encabezado se volverá azul oscuro cuando todas las tareas diarias estén completadas. A medida que avanza en los días, la barra de progreso superior acumula su rendimiento. Esto significa que cuando todas las tareas estén completadas en el mes, la barra de progreso mostrará un 100% de completitud, y todos los encabezados serán transformados.
El seguimiento diario y mensual del progreso le proporciona una sensación de logro a medida que se completan más tareas a lo largo del mes. Para continuar con otros meses, seleccione la siguiente pestaña; las mismas funcionalidades se aplican a cada mes del año.
El método anterior le permite seguir manualmente las tareas diarias con pestañas mensuales preorganizadas. En la siguiente sección, explicaremos cómo hacer este proceso más eficiente.
Cómo automatizar su calendario
Si tiene un calendario muy ocupado, puede resultar tedioso ingresar tareas manualmente todos los días, semanas o meses. Esta plantilla tiene una solución: cree una tarea una vez y establezca su frecuencia de repetición para seguirla automáticamente en las vistas diarias, semanales y mensuales. A continuación, se presenta un desglose paso a paso de cómo funciona este proceso de automatización:
Vaya a la pestaña "Tareas". Aquí, tenemos una tabla para ingresar todo sobre la tarea que desea crear. Por ejemplo, desea programar una reunión de trabajo todos los lunes a las 10 a.m. En este caso, usemos el primer día de 2024, que es un lunes.
A continuación, defina el tipo de tarea. En este ejemplo, hemos definido el tipo de tarea como "Reuniones". En una sección posterior de este artículo, explicaremos cómo personalizar los tipos de tareas. Luego, describa la tarea (es decir, "Reunión de trabajo semanal") y establezca su prioridad (es decir, baja, media, alta). También indique la hora de inicio y fin de las tareas (es decir, de 10 a.m. a 11 a.m.).)
Para automatizar la tarea según su frecuencia y hora de ocurrencia, puede elegir la frecuencia como un evento único, diario, semanal o mensual. En nuestro ejemplo, la tarea se repetirá semanalmente y continuará haciéndolo hasta mediados de 2024. Finalmente, seleccione el calendario al que pertenece esta tarea. Este campo le permite tener diferentes calendarios dentro de una misma plantilla. Eso significa que puede separar los calendarios personales y de trabajo e incluso asignar tareas a otras personas.
Ahora que sabe cómo ahorrar tiempo configurando la frecuencia de una tarea y asignándoles diferentes tipos, prioridades y calendarios, podemos ir a las pestañas de vista 'diaria', 'semanal' y 'mensual' para ver el resultado de todas las tareas creadas.
Vistas del calendario
Vista diaria
Los filtros disponibles en la vista diaria también se pueden aplicar a las vistas semanales y mensuales junto con el panel de control. Para elegir qué tareas desea mostrar, utilizará estos filtros. El filtro de período, por ejemplo, muestra el rango de fechas que desea consultar.
En esta pestaña, escriba cualquier día del año para analizar en detalle.Pero si desea que la plantilla rastree cada día automáticamente, déjela en blanco, y siempre mostrará la vista del día actual. Los otros filtros son sobre el tipo de tarea, la prioridad y el calendario al que pertenece la tarea, como se demuestra en la pestaña 'Tareas'.
Con la vista diaria de esta plantilla, puede visualizar diferentes calendarios uno al lado del otro para obtener una visión general del día. Use el menú desplegable para seleccionar el calendario que desea mostrar, y los datos se llenarán automáticamente.
También puede ir a la pestaña 'Campos' para agregar diferentes calendarios a su plantilla y la lista para personalizar los tipos de tareas. Esas listas estarán automáticamente disponibles al registrar sus tareas.
Volviendo a la plantilla, finalmente tenemos una lista completa de todas las tareas en un día, independientemente del calendario. Aquí, puede personalizar la vista seleccionando los detalles que desea monitorear con respecto a las tareas, como el tipo, la prioridad o cualquier otro campo que desee. Si lo prefiere, también puede usar los filtros para ver tareas más específicas.
Vista semanal
Como se mencionó anteriormente, los filtros que se encuentran en la vista diaria también se pueden aplicar aquí. La diferencia es que cuando se introduce una fecha, se muestra la semana completa a partir de esa fecha.
Los filtros funcionan de la misma manera. Si desea analizar diferentes calendarios en una vista semanal, seleccione el que desee, y las tareas mostradas se filtrarán en consecuencia. La misma lógica se aplica a los tipos de tareas y prioridades.
La vista semanal incluye un tablero de finalización con todos los detalles de cada tarea que tiene esa semana con indicadores de prioridad codificados por colores: Verde significa baja prioridad; Amarillo significa prioridad media; y Rojo significa alta prioridad.
También puede elegir qué detalles se mostrarán aquí con respecto a las tareas. Para ello, vuelva a nuestra pestaña 'Campos' y, en la sección 'Configuración del calendario', marque las casillas de la información que desea agregar o eliminar de la vista semanal. De esta manera, tiene control total sobre cómo y qué ver con respecto a sus semanas.Para una personalización adicional, los formatos de fecha y hora, así como los colores condicionales también pueden ser modificados.
Vista mensual
La vista mensual comparte el mismo esquema de colores que la vista semanal para indicar las prioridades de las tareas. Los mismos filtros también influirán en las tareas aquí. Seleccione el mes que desea ver, y la estructura del calendario cambiará en consecuencia. También puede usar los filtros para especificar el tipo de tarea, la prioridad y el calendario que desea ver.
Una posibilidad de la vista mensual es la personalización del primer día de la semana que se muestra. En nuestro caso, la semana comienza el lunes. Si prefiere que comience el domingo: En la pestaña 'Campos', vaya a la sección 'Configuración del calendario' y modifique el día de la semana en que comienza el calendario.
De esta manera, puede supervisar todo su mes y planificar en consecuencia, conociendo la prioridad y el tiempo de cada tarea. Y recuerde: todas las tareas se muestran automáticamente en base a la información de una sola pestaña, como mostramos al principio de este artículo.
Consejos adicionales
Habiendo explorado cómo crear y visualizar su calendario, aquí hay una inmersión más profunda en cómo personalizarlo aún más. Antes de analizar los patrones del panel de control, aquí hay algunos consejos valiosos para ajustar los formatos de fecha y hora o cambiar los colores condicionales, y por supuesto, estos consejos también se pueden aplicar a nuestras otras plantillas.
Formato de fecha y hora
Esta plantilla está predeterminada al formato de fecha y hora más común de los Estados Unidos. Para cambiar el formato de fecha y hora:
- Primero, seleccione el campo cuyo formato desea cambiar, como el 'Filtro de fecha' en la pestaña 'Vista diaria'.
- Haga clic en 'Inicio' en la barra de menú, luego use el menú desplegable en la sección 'Números' para elegir su formato de fecha preferido.
- Si desea algo diferente, haga clic en 'Más formatos de número' en la parte inferior del menú desplegable. Encontrará todo tipo de opciones para hacerlo perfecto para usted.
El mismo proceso se aplica para modificar el formato de hora: seleccione los campos que desea cambiar y haga lo mismo que antes. Luego haga lo mismo para cada pestaña que desee personalizar.
Formato condicional
Utilizamos colores condicionales en los campos de prioridades y las secciones de 'programación' de la vista 'Diaria' y 'Semanal'. En la vista semanal, si desea cambiar nuestro color azul para las tareas:
- Haga clic en cualquier tarea y vaya a 'Inicio' en la barra de menú;
- Haga clic en Formato condicional > Administrar reglas > Seleccione la regla que desea cambiar > Editar regla
- Elija el color que desea mostrar en su lugar y haga clic en 'OK'.
El mismo procedimiento se puede aplicar a otros campos que utilizan formato condicional. Ahora que hemos cubierto cómo crear, visualizar y personalizar este calendario, terminemos este tutorial de plantilla con cómo analizar todo esto.
Cómo analizar patrones con el panel de control
Para entender el patrón de sus compromisos y tareas, el panel de control le ayudará a responder estas 3 preguntas:
- ¿Qué días de la semana estoy más sobrecargado?
- ¿Qué días y horas tengo tareas de mayor responsabilidad?
- ¿A qué tipos de tareas estoy prestando más atención en mi semana?
En el panel de control, puede visualizar y analizar cómo se distribuyen sus tareas para cada hora del día, cada día de la semana y cada mes, además de tener los mismos filtros para especificar qué tipos de tareas y calendarios desea analizar. Los gráficos también especificarán la prioridad de cada tarea para proporcionar una mejor comprensión de su rutina y responsabilidades.
Conclusión
Con esta plantilla de calendario personalizable, nos adentramos en la frecuencia de las tareas, las múltiples vistas y le mostramos cómo se ve todo en un panel de control.Con infinitas opciones de personalización, indicadores de prioridad y la capacidad de visualizar diferentes calendarios lado a lado, esta plantilla está diseñada para ahorrarle tiempo y organizar su año. Y si desea aún más herramientas para ayudarle a seguir el rastro de sus tareas, hábitos y proyectos, consulte nuestras plantillas de seguimiento de hábitos y tableros Kanban.¡Háganos saber lo que piensa!
