Введение
В этой статье вы узнаете, как настроить наш шаблон Таблица календаря на 2024 год для удовлетворения ваших потребностей в планировании в трех простых шагах. Во-первых, мы расскажем, как планировать задачи и автоматизировать их частоту (то есть ежедневно, еженедельно или ежемесячно); во-вторых, мы узнаем, как создать разные версии календаря и отслеживать их задачи в нескольких видах; наконец, мы объясним, как анализировать вашу рабочую нагрузку и самые загруженные периоды с помощью панели управления.
Кроме того, этот шаблон предлагает практичный и автоматизированный способ управления вашим календарем без необходимости повторного ручного ввода. В то время как мы объясняем, как использовать шаблон, мы также поделимся несколькими советами и хитростями, чтобы сделать этот шаблон еще более настраиваемым для ваших уникальных потребностей.
Так что, если вы хотите увидеть весь свой год сразу и заранее спланировать самые загруженные дни, продолжайте чтение. Шаблон Таблица календаря на 2024 год доступен в Microsoft Excel и Google Sheets.
Содержание
Ручное использование
Ручная часть шаблона предлагает предварительно организованные вкладки для каждого месяца года, от января до декабря 2024 года, с пространством для записи и отслеживания выполнения ваших ежедневных задач.
Запишите задачи, которые вы будете выполнять каждый день, и отметьте их "x", когда они будут выполнены. Заголовок станет темно-синим, когда все ежедневные задачи будут выполнены. По мере прохождения дней, прогресс-бар накапливает вашу эффективность. Это означает, что когда все задачи за месяц будут выполнены, прогресс-бар покажет 100% выполнения, и все заголовки будут преобразованы.
Ежедневное и ежемесячное отслеживание прогресса дает вам чувство достижения, поскольку больше задач выполняется в течение месяца. Чтобы продолжить с другими месяцами, выберите следующую вкладку; те же функции применяются к каждому месяцу года.
Вышеуказанный метод позволяет вручную отслеживать ежедневные задачи с предварительно организованными ежемесячными вкладками. В следующем разделе мы объясним, как сделать этот процесс более эффективным.
Как автоматизировать ваш календарь
Если у вас очень загруженный календарь, может быть утомительно вручную вводить задачи каждый день, неделю или месяц. Этот шаблон имеет решение: создайте задачу один раз и установите частоту ее повторения, чтобы автоматически отслеживать ее в ежедневных, еженедельных и ежемесячных обзорах. Ниже приведено пошаговое описание того, как работает этот процесс автоматизации:
Перейдите на вкладку "Задачи". Здесь у нас есть таблица для ввода всей информации о задаче, которую вы хотите создать. Например, вы хотите запланировать рабочее совещание каждый понедельник в 10 утра. В этом случае давайте используем первый день 2024 года, который выпадает на понедельник.
Затем определите тип задачи. В этом примере мы определили тип задачи как "Совещания". В последующем разделе этой статьи мы объясним, как настроить типы задач. Затем опишите задачу (т.е. "Еженедельное рабочее совещание") и установите ее приоритет (т.е. низкий, средний, высокий). Также укажите время начала и окончания задачи (т.е. с 10 до 11 утра.)
Чтобы автоматизировать задачу по ее частоте и времени возникновения, вы можете выбрать частоту как однократное, ежедневное, еженедельное или ежемесячное событие. В нашем примере задача будет повторяться еженедельно и будет продолжать это делать до середины 2024 года. Наконец, выберите календарь, к которому принадлежит эта задача. Это поле позволяет вам иметь разные календари в одном шаблоне. Это означает, что вы можете разделить личные и рабочие календари и даже назначать задачи другим людям.
Теперь, когда вы знаете, как сэкономить время, настроив частоту задачи и назначив им разные типы, приоритеты и календари, мы можем перейти к вкладкам 'ежедневного', 'еженедельного' и 'ежемесячного просмотра', чтобы увидеть результат всех созданных задач.
Просмотры календаря
Ежедневный просмотр
Фильтры, доступные в ежедневном просмотре, также могут быть применены к еженедельным и ежемесячным просмотрам, а также к панели управления. Чтобы выбрать, какие задачи вы хотите отобразить, вы будете использовать эти фильтры. Фильтр периода, например, отображает диапазон дат, который вы хотите просмотреть.
В этой вкладке введите любой день года для детального анализа.Но если вы хотите, чтобы шаблон отслеживал каждый день автоматически, оставьте его пустым, и он всегда будет показывать вид текущего дня. Остальные фильтры касаются типа задачи, приоритета и календаря, к которому принадлежит задача, как показано на вкладке 'Задачи'.
С помощью ежедневного представления этого шаблона вы можете визуализировать разные календари бок о бок, чтобы получить общее представление о дне. Используйте выпадающий список, чтобы выбрать календарь, который вы хотите отобразить, и данные заполнятся автоматически.
Вы также можете перейти на вкладку 'Поля', чтобы добавить разные календари в ваш шаблон и список для настройки типов задач. Эти списки автоматически станут доступны при регистрации ваших задач.
Возвращаясь к шаблону, у нас наконец есть полный список всех задач за день, независимо от календаря. Здесь вы можете настроить вид, выбрав детали, которые вы хотите отслеживать по задачам - например, тип, приоритет или любое другое поле, которое вы хотите. Если вы предпочитаете, вы также можете использовать фильтры для просмотра более конкретных задач.
Еженедельный обзор
Как уже упоминалось ранее, фильтры, которые можно найти в ежедневном обзоре, также могут быть применены здесь. Разница в том, что при вводе даты отображается вся неделя, начиная с этой даты.
Фильтры работают так же. Если вы хотите анализировать разные календари в еженедельном обзоре, выберите тот, который вам нужен, и отображаемые задачи будут отфильтрованы соответственно. Та же логика применяется к типам задач и приоритетам.
Еженедельный обзор включает доску выполнения с подробной информацией о каждой вашей задаче на этой неделе с индикаторами приоритета, кодированными цветом: зеленый означает низкий приоритет; желтый означает средний приоритет; и красный означает высокий приоритет.
Вы также можете выбрать, какие детали должны быть показаны здесь относительно задач. Для этого вернитесь на нашу вкладку 'Поля' и, в разделе 'Настройки календаря', отметьте галочками информацию, которую вы хотите добавить или удалить из еженедельного обзора. Таким образом, у вас есть полный контроль над тем, как и что просматривать в отношении ваших недель.Для дополнительной персонализации можно изменить форматы даты и времени, а также условные цвета.
Ежемесячный обзор
Ежемесячный обзор использует ту же цветовую схему, что и еженедельный обзор, для указания приоритетов задач. Те же фильтры также будут влиять на задачи здесь. Выберите месяц, который хотите просмотреть, и структура календаря изменится соответственно. Вы также можете использовать фильтры для указания типа задачи, приоритета и календаря, который хотите просмотреть.
Одна из возможностей ежемесячного обзора - настройка отображаемого первого дня недели. В нашем случае неделя начинается в понедельник. Если вы предпочитаете, чтобы она начиналась в воскресенье: перейдите на вкладку 'Поля', перейдите в раздел 'Настройки календаря' и измените день недели, с которого начинается календарь.
Таким образом, вы можете контролировать весь свой месяц и планировать соответственно, зная приоритет и время каждой задачи. И помните: все задачи отображаются автоматически на основе информации только из одной вкладки, как мы показали в начале этой статьи.
Дополнительные советы
Изучив, как создать и визуализировать ваш календарь, давайте более подробно рассмотрим, как его можно дополнительно настроить. Прежде чем анализировать шаблоны панели управления, вот несколько ценных советов по настройке форматов даты и времени или изменению условных цветов - и, конечно же, эти советы можно применить и к нашим другим шаблонам!
Форматирование даты и времени
Этот шаблон по умолчанию использует наиболее распространенный в США формат даты и времени. Чтобы изменить формат даты и времени:
- Сначала выберите поле, формат которого вы хотите изменить, например, 'Фильтр по дате' на вкладке 'Ежедневный просмотр'.
- Нажмите на 'Главная' в меню, затем используйте выпадающий список в разделе 'Числа' для выбора предпочитаемого формата даты.
- Если вы хотите что-то другое, нажмите 'Другие форматы чисел' в нижней части выпадающего списка. Вы найдете все виды вариантов, чтобы сделать его идеальным для вас.
Тот же процесс применяется для изменения формата времени - выберите поля, которые вы хотите изменить, и сделайте то же самое, что и раньше. Затем сделайте то же самое для каждой вкладки, которую вы хотите настроить.
Условное форматирование
Мы используем условные цвета в полях приоритетов и в разделах 'расписание' в 'Ежедневном' и 'Еженедельном' виде. В еженедельном виде, если вы хотите изменить наш синий цвет для задач:
- Нажмите на любую задачу и перейдите в 'Главное меню';
- Нажмите на Условное форматирование > Управление правилами > Выберите правило, которое хотите изменить > Редактировать правило
- Выберите цвет, который вы хотите отобразить вместо и нажмите 'OK'.
Та же процедура может быть применена к другим полям, которые используют условное форматирование. Теперь, когда мы рассмотрели, как создавать, визуализировать и персонализировать этот календарь, давайте завершим этот учебник по шаблону, рассказав, как вы анализируете все это.
Как анализировать образцы с помощью панели управления
Чтобы понять образец ваших обязательств и задач, панель управления поможет вам ответить на эти 3 вопроса:
- В какие дни недели я больше всего перегружен?
- В какие дни и время у меня есть задачи большей ответственности?
- Каким типам задач я уделяю больше внимания в течение недели?
На панели управления вы можете визуализировать и анализировать, как распределены ваши задачи на каждый час дня, каждый день недели и каждый месяц - в дополнение к тем же фильтрам для указания, какие типы задач и календари вы хотите анализировать. Диаграммы также укажут приоритет каждой задачи для лучшего понимания вашего режима и обязанностей.
Заключительная часть
С этим настраиваемым шаблоном календаря мы погрузились в частоту задач, множественные представления и показали вам, как все выглядит на панели управления.С бесконечными возможностями настройки, индикаторами приоритета и возможностью визуализации различных календарей бок о бок, этот шаблон создан для экономии вашего времени и организации вашего года. И если вы хотите еще больше инструментов для отслеживания ваших задач, привычек и проектов, ознакомьтесь с нашими шаблонами Habit tracker и Kanban board.Дайте нам знать, что вы думаете!
