عملیات کی بہتری کے طریقہ کار

خلاصہ

کیا آپ کبھی سوچتے ہیں کہ کوشش یا وقت پرانے عملیات پر ضائع ہو رہا ہے؟ کیا آپ پیداوار کی مطلب کے ساتھ بہتری کے کلنکی کاموں کو متوازن کرنے میں پریشان ہیں جو آپ کی ٹیم کو سست کرتے ہیں؟ آپ کو شاید عملیات کی بہتری کا نفاذ کرنے کی ضرورت ہو۔ ہمارا عملیات کی بہتری کے طریقہ کار دھانچہ ہر کاروبار کو اپنے کاموں کو بہتر بنانے کے لئے ضروری اوزار شامل ہے۔ اس تشریح میں، ہم دھانچے کے مرکزی نکات جیسے جڑ کی تجزیہ، موجودہ حقیقت کا درخت، اور 5S طریقہ کار کو شامل کریں گے۔ ہم ٹویوٹا کی پیداواری نظام کو بھی شامل کریں گے اور آپ کو دکھائیں گے کہ یہ کس طرح کسی بھی کاروبار میں لاگو کیا جا سکتا ہے۔

عملیات کی بہتری کا مقصد ہوتا ہے کہ کسی بھی عملیات کو ختم کر دیں جو آپ کو ہدف حاصل کرنے میں مدد نہیں کرتی ہیں۔ جب صحیح طریقے سے استعمال کیا جاتا ہے، تو دھانچہ سب کچھ بہتر بنا دے گا، شیڈولنگ سے لے کر انوینٹری تک اور سب سے زیادہ اہم، گاہک کی خوشی۔ نتائج ثابت ہوچکے ہیں۔ آئیے ہم شروع کرتے ہیں جدید عملیات کی بہتری کا آغاز کرنے والے نظام سے: ٹویوٹا کی پیداواری نظام۔

اوزار کی تفصیلات

ٹویوٹا کی پیداواری نظام (TPS)

1970 کے دہائی میں، جاپانی فروخت کرنے والے جیسے کہ ٹویوٹا نے اپنے کارخانوں کو بہتر بنایا تاکہ زیادہ سے زیادہ غیر ضروری کام کو ختم کیا جا سکے۔یہ یقینی بنا دیا گیا تھا کہ وہ اپنے مصنوعات کو کم سے کم وقت میں درست طریقے سے تیار کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، وہ کام کی جگہوں کو کم سے کم وقت میں کام کرنے کے لئے بہترین ترتیب میں رکھتے تھے۔ نتیجتاً، جاپانی مصنوعات کو ان کے امریکی ہم آہنگوں سے تیزی سے اور قابل اعتماد طریقے سے تیار کیا گیا تھا۔

ٹویوٹا پیداوار نظام کا مقصود یہ ہے کہ وہ کم سے کم لاگت میں سب سے بہترین مصنوعات تیار کرے۔ یہ ایک ہدایت نامہ ہے جس کا استعمال ایگزیکٹوز کر سکتے ہیں تاکہ وہ مختلف کام کے طریقے جنہیں انہیں بہتر بنانے کی ضرورت ہے، جیسے کہ تیاری، سپلائی چین، اور لاجسٹکس، کو سمجھ سکیں۔

TPS pillars

اس نظام میں دو ستون ہیں: پہلا ہے جڈوکا، جو خرابی کی تشخیص پر مبنی ایک خودکار نظام ہے۔ اعلی سطحوں پر کام کرنے کے لئے، لوگوں اور ٹیکنالوجی کو ایک ایسے طریقے سے مربوط کرنا ضروری ہے جہاں ہر ایک دوسرے کی تکمیل کرتا ہو۔ جڈوکا ٹیم کے رکنوں کو رک کر کسی بھی غیر معمولی حالت کی اطلاع دینے اور شناخت کرنے کی ضرورت ہوتی ہے کہ کون سی خرابیاں انسانی کام کی نتیجہ تھیں اور کون سی مشین کے کام کی وجہ سے پیدا ہوئی تھیں۔

دوسرا ستون وقت کے مطابق ہے، جس پر توجہ دی جاتی ہے - آپ نے ٹھیک ہی اندازہ لگایا ہے - وقت۔ اس نظام کے تحت، دستیاب پیداوار کا وقت گاہک کی ضرورت سے تقسیم کیا جاتا ہے، جسے ٹیکٹ وقت کہا جاتا ہے۔ اس کی تصدیق "پل پروڈکشن" سے ہوتی ہے، جو ایک پیداوار کے کنٹرول کا طریقہ ہے جہاں آگے کے عملیات کو اپنی ضروریات کا اشارہ دیتے ہیں۔ ان دو کام کے سلسلوں کے معیاری بنانے سے زیادہ قیمت پیدا ہوگی اور ضائعہ کم ہوگا۔

جیسا کہ ٹویوٹا پروڈکشن سسٹم کے موجد تائیچی اوہنو نے کہا: "ہم صرف وقت کی لائن پر نظر رکھ رہے ہیں، جب سے گاہک ہمیں آرڈر دیتا ہے تا کہ جب ہم کیش وصول کرتے ہیں۔ اور ہم غیر قیمت شامل ضائعہ کم کرکے وقت کی لائن کو کم کر رہے ہیں۔" (سلائیڈ 32)

جڑ کی تجزیہ

تو آپ کیسے تعین کرتے ہیں کہ پہلے سے ہی کون سے عملیات کی بہتری کی ضرورت ہے؟ جواب ہے جڑ کی تجزیہ۔ یہ تجزیہ کا طریقہ ایک مسئلے کی سطحی سطح سے شروع ہوتا ہے اور یہ کوشش کرتا ہے کہ ایک گہری مسئلہ کو بے نقاب کرے۔ تائیچی اوہنو نے ٹویوٹا پروڈکشن سسٹم کا حصہ بنانے کے لئے 5 کیوں کے دھانچے کا استعمال کیا۔یہ ایک سادہ لیکن نہایت قیمتی طریقہ ہے جو مسئلے کی جڑ تک پہنچنے کے لئے پانچ بار کیوں پوچھتا ہے۔

جیسا کہ اوہنو نے کہا، "مسئلے کے "سبب" کے نیچے، اصل سبب چھپا ہوتا ہے۔ ہر صورت میں، ہمیں کیوں پوچھ کر اصل سبب کو اکھاڑنا ہوگا۔ ورنہ، مزید اقدامات نہیں اٹھائے جا سکتے اور مسائل حقیقتاً حل نہیں ہو سکتے۔" یہ اوزار استعمال کرنے کے لئے، سطحی سطح کے مسئلے سے شروع کریں اور کیوں پوچھیں۔ جب یہ سوال کا جواب مل جائے، پھر سے کیوں پوچھیں۔ اس عمل کو دہرائیں جب تک آپ پانچویں کیوں تک نہ پہنچ جائیں، جو آپ کے مسئلے کی جڑ ہوتی ہے۔ (سلائیڈ 19)

شجری ڈائیاگرام

ایک اور جڑ کا تجزیہ جو ایگزیکٹوز استعمال کر سکتے ہیں وہ شجری ڈائیاگرام ہے۔ ٹیم ایک ظاہری مسئلے کے ساتھ شروع کرتی ہے اور تین علامات کی فہرست بناتی ہے جو مسئلے کی پیمائش کرتی ہیں۔ ہر علامت کے ساتھ، ٹیم تجربہ کر سکتی ہے اور ممکنہ جڑ سببوں کا تخلیقی انداز میں خیال کر سکتی ہے۔ جب یہ سب سبب فہرست بن جائیں، تو وہ اصل جڑ سبب کے تقریباً مشابہ تنگ کر دیے جاتے ہیں۔ (سلائیڈ 17)

مچھلی کی ہڈی کا ڈائیاگرام

سب سے زیادہ عام جڑ کا تجزیہ اوزار ایک مچھلی کی ہڈی کا ڈائیاگرام ہے۔ایک مسئلہ مچھلی کے سر پر بانٹا جاتا ہے۔ پھر، پیداوار کے عمل کے مختلف پہلوؤں کو شاخوں میں بتایا جاتا ہے جو مچھلی کی کھانچ کو بناتے ہیں، ان کے ممکنہ مسائل کو مچھلی کی "ہڈیوں" کے طور پر نیچے بتایا گیا ہے۔ (سلائیڈ 18)

موجودہ حقیقت کا درخت

[text] جڑوں کی تشخیص کرنے کا ایک اور طریقہ موجودہ حقیقت کا درخت ہے۔ اس طریقہ کار کے ساتھ، ہم کوشش کر رہے ہیں کہ تنظیم میں کیا تبدیل کرنے کی تعریف کریں تاکہ کارکردگی میں ایک نمایاں تبدیلی لائی جا سکے۔ مثال کے طور پر، انوینٹری اکثر بڑے ضائعہ کے علاقے میں سے ایک ہو سکتی ہے کیونکہ یہ عموماً پرانی ہو جاتی ہے اور سرمایہ یا مزدوری کے وسائل استعمال کرتی ہے۔ 2021 سے پہلے، تمام جدید کار کی دکانیں ٹویوٹا کی جانب سے شروع کردہ "وقت کے مطابق" تیار کرنے کے نظام کی پیروی کرتی تھیں۔ لیکن جب خودکار بنانے والوں کو وباء کی بنا پر سیمی کنڈیکٹر کی کمی کا سامنا ہوا تو اس نظام کو بڑی مشکلات کا سامنا کرنا پڑا۔ فورڈ اور جی ایم نے پیداوار میں تاخیر کا سامنا کیا، کیونکہ وہ صرف ایک یا دو چپ کی کمی کی بنا پر فیکٹری کے پارکنگ لاٹس میں لگے ہوئے تھے۔ٹویوٹا کو یہ مسائل بڑی حد تک تجاوز کرنے میں کامیابی ہوئی تھی کیونکہ اس نے حکمت عملی طور پر

موجودہ حقیقت کے درخت کا ڈھانچہ "پابندیوں کے نظریہ" کے تحت کام کرتا ہے، جو ایک طریقہ کار ہے جو ایک ہدف حاصل کرنے کے راستے میں سب سے زیادہ اہم محدود کرنے والے عوامل کی شناخت کرتا ہے۔ درخت کے اوپر ایک ناپسندیدہ اثر ہوتا ہے۔ ٹویوٹا کی مثال میں، یہ اثر وقت پر کاروں کو مکمل کرنے کی فراہمی کی کمی ہوگی۔ یہ ایک گہرے عام سبب کا نتیجہ ہوتا ہے۔ پھر ان علامات کو فہرست بنائی جاتی ہے جو اس ناپسندیدہ اثر میں حصہ ڈالتی ہیں اور دیگر عام مسائل سے منسلک کیے جاتے ہیں۔ درخت کے نیچے تمام بنیادی عوامل ہوتے ہیں جو اس نتیجے میں حصہ ڈالتے ہیں۔ یہ تنازعات وہی ہیں جن کا سامنا کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ ناپسندیدہ اثر کو ٹھیک کیا جا سکے۔ (سلائیڈ 31)

ٹویوٹا نے پہلے ہی جاپان کے 2011 کے زلزلے کے بعد سپلائی چین کی خرابی کا تجربہ کیا تھا، جس نے اسے دیگر اٹو میکرز سے پہلے اس مسئلے کا سامنا کرنے پر مجبور کیا۔ جب اس کے سپلائرز متاثر ہوئے، تو ٹویوٹا نے اپنے سپلائرز سے منسلک 400,000 کمپوننٹس کا ڈیٹا بیس تیار کیا۔2020 سے پہلے، ٹویوٹا اپنے بڑے فراہم کنندگان، جیسے کہ Denso یا Renesas Electronics، سے 50 دن کی فراہمی کو ہاتھ میں رکھنے کی درخواست کر سکتی تھی۔ 2021 کے جولائی تک، یہ چار ماہ کی فراہمیوں کے ساتھ اضافہ ہو گیا۔ 2011 میں اپنی موجودہ حقیقت اور محدودیتوں کا تجزیہ کیے بغیر، یہ 2020 کی چیلنجز کے لئے تیار نہ ہوتی۔

5S طریقہ کار

وباء کی بات کرتے ہوئے: اتنی ساری مزدوری کی کمی اور سپلائی چین کے مسائل کے ساتھ، بہت سی کمپنیاں اب خودکاری کی شکل میں عملیاتی بہتری کی طرف دیکھ رہی ہیں۔ مثلاً، Starbucks جیسے ریٹیلرز کی یوجیٹا کے ساتھ کیشیئرز کو تبدیل کرنے کا منصوبہ بنا رہے ہیں۔ Walgreens اب دوائیوں کو بھرنے کے لئے خودکاری کا استعمال کرتی ہے۔ اور Sam's Club اپنے دکان کے فرش صفا کرنے اور انوینٹری سکین کرنے کے لئے روبوٹس کا استعمال کر رہی ہے۔ یہ سب کوششیں مزدوروں کی کمی کو بچانے اور عملیات کو بہتر بنانے کے لئے ٹھیک ہیں۔

5S طریقہ کار ایک اوزار ہے جو اسی طرح بہتر کام کرنے والے کام کی جگہ بنانے کے لئے استعمال ہوتا ہے۔ ڈیجیٹل کام کی بجائے جسمانی کام کے لئے تیار کیا گیا، تصور یہ ہے کہ ایک جگہ کو سمجھ میں لانا ہے۔ 5S کا مطلب ہے: ترتیب دیں، ترتیب میں رکھیں، چمکائیں، معیار بنائیں اور برقرار رکھیں۔جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، تعریفیں ہر طریقہ کار کے نیچے درج ہیں، جبکہ چیک لسٹ کا استعمال اہم مدعوں کو فہرست بنانے کے لئے کیا جا سکتا ہے جو عموماً رہ جاتے ہیں اور ان کی تکمیل کی ضرورت ہوتی ہے۔ پھر منتظمین ایک آڈٹ سکور کارڈ کا استعمال کرکے چیک کر سکتے ہیں کہ کیا کام ہو چکا ہے۔ سکورز کو آخر میں مکمل طور پر جمع کیا جاتا ہے جس کا کل سکور 30 ہوتا ہے۔(سلائیڈ 20-21)