Streszczenie
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, czy wysiłek lub czas są marnowane na przestarzałych procesach? Czy masz problem z zrównoważeniem popytu na produkcję z niezgrabnymi procesami, które spowalniają Twój zespół? Może potrzebujesz zastosować optymalizację procesów. Nasza ramowa metoda Metodologie optymalizacji procesów zawiera najważniejsze narzędzia, których każda firma potrzebuje do optymalizacji swoich procesów. W tym wyjaśnieniu omówimy kluczowe wnioski z ramowej metody, takie jak analiza przyczyn, drzewo rzeczywistości bieżącej i Metodologia 5S. Omówimy również System Produkcji Toyoty i pokażemy, jak można go zastosować w dowolnym biznesie.
Celem optymalizacji procesów jest eliminacja wszelkich procesów, które nie pomagają Ci osiągnąć celu. Kiedy jest stosowany poprawnie, ramowy model poprawi wszystko, od planowania do zarządzania zapasami, a co najważniejsze, zadowolenia klienta. Wyniki są sprawdzone. Zacznijmy od systemu, który zapoczątkował nowoczesną optymalizację procesów: System Produkcji Toyoty.
Najważniejsze narzędzia
System produkcji Toyoty (TPS)
W latach 70. japońskie firmy, takie jak Toyota, optymalizowały swoje fabryki, aby usunąć jak najwięcej niepotrzebnej pracy.To zapewniło, że mogli dokładnie montować swoje produkty w jak najkrótszym czasie. Na przykład, organizowaliby miejsca pracy w najbardziej optymalny sposób, aby zredukować czas, który pracownicy spędzali na kręceniu się i obracaniu. W rezultacie, japońskie produkty były montowane szybciej i bardziej niezawodnie niż ich amerykańskie odpowiedniki.
Celem Toyota Production System, znanej również jako TPS, jest tworzenie produktów najwyższej jakości przy najniższych kosztach i najkrótszym czasie realizacji. Jest to podręcznik, którego menedżerowie mogą używać do analizy różnych procesów, które muszą zoptymalizować, takich jak produkcja, łańcuch dostaw i logistyka.
Filary TPS
System ma dwa filary: Pierwszy to Jidoka, system automatyzacji oparty na wykrywaniu błędów. Aby funkcjonować na najwyższych poziomach, ludzie i technologia muszą być zintegrowani w taki sposób, aby każdy z nich wzajemnie się uzupełniał. Jidoka wymaga od członków zespołu zatrzymania i powiadomienia o wszelkich nieprawidłowościach oraz identyfikacji tych, które były wynikiem pracy człowieka, a które były spowodowane przez maszynę.
Drugim filarem jest Just-in-Time, który skupia się na - jak można się domyślić - czasie. W tym systemie, dostępny czas produkcji jest dzielony przez wymagania klienta, co jest określane jako Takt Time. Jest to wspierane przez "produkcję na żądanie", metodę kontroli produkcji, w której działania związane z późniejszymi etapami sygnalizują swoje potrzeby procesom poprzedzającym. Standaryzacja tych dwóch procesów stworzy więcej wartości przy mniejszym marnotrawstwie.
Jak powiedział Taiichi Ohno, wynalazca Systemu Produkcji Toyoty: "Wszystko, co robimy, to patrzenie na oś czasu, od momentu, gdy klient składa nam zamówienie, do momentu, gdy otrzymujemy zapłatę. I redukujemy tę oś czasu, redukując marnotrawstwo nieprzynoszące wartości." (Slajd 32)
Analiza przyczyn podstawowych
Więc jak określić, które procesy wymagają optymalizacji na pierwszym miejscu? Odpowiedzią jest analiza przyczyn podstawowych. Ta metoda analizy zaczyna się na powierzchni problemu i stara się odkryć głębszą kwestię. Taiichi Ohno używał narzędzia zwanego ramowym 5 Dlaczego jako część Systemu Produkcji Toyoty.To jest proste, ale niezwykle cenne podejście, które polega na zadawaniu pytania Dlaczego pięć razy, aby dotrzeć do korzenia problemu.
Jak powiedział Ohno, "Pod przyczyną problemu kryje się prawdziwa przyczyna. W każdym przypadku musimy odkopać prawdziwą przyczynę, pytając dlaczego. W przeciwnym razie nie można podjąć środków zaradczych i problemy nie zostaną naprawdę rozwiązane." Aby użyć tego narzędzia, zacznij od problemu na poziomie powierzchniowym i zapytaj dlaczego. Kiedy to pytanie zostanie odpowiedziane, zapytaj ponownie dlaczego. Powtarzaj ten proces, aż dotrzesz do piątego dlaczego, które jest korzeniem Twojego problemu. (Slajd 19)
Diagram drzewiasty
Innym narzędziem analizy przyczynowej, którego mogą używać menedżerowie, jest diagram drzewiasty. Zespół zaczyna od widocznego problemu i wymienia trzy symptomy, które pokazują skalę problemu. Przy każdym symptomie, zespół może eksperymentować i burzyć mózg w poszukiwaniu możliwych przyczyn. Kiedy wszystkie te przyczyny są wymienione, są one zawężane do najbardziej prawdopodobnej rzeczywistej przyczyny. (Slajd 17)
Diagram rybi szkielet
Najczęściej używanym narzędziem analizy przyczynowej jest diagram rybi szkielet.Problem jest dzielony na początku ryby. Następnie, różne aspekty procesu produkcji są wymienione w gałęziach, które tworzą szkielet ryby, z ich możliwymi przyczynami problemu wymienionymi poniżej jako "kości" ryby. (Slajd 18)
Drzewo aktualnej rzeczywistości
[text] Inną metodą identyfikacji głównych przyczyn jest drzewo aktualnej rzeczywistości. Za pomocą tej metody staramy się zdefiniować co zmienić w organizacji, aby osiągnąć przełom w wydajności. Na przykład, zapasy mogą być jednym z największych obszarów marnotrawstwa, ponieważ często stają się przestarzałe i zużywają kapitał lub zasoby pracy. Przed 2021 rokiem, wszystkie nowoczesne salony samochodowe stosowały system produkcji "just-in-time", który zapoczątkował Toyota. Jednak ten system napotkał poważne problemy, gdy producenci samochodów zostali dotknięci brakami półprzewodników spowodowanymi przez pandemię. Ford i GM doświadczyli opóźnień w produkcji, pozostawiając prawie gotowe pojazdy na parkingach fabrycznych, ponieważ brakowało im tylko jednego lub dwóch układów scalonych.Toyota była w stanie w dużej mierze uniknąć tych problemów, ponieważ strategicznieObecna ramka rzeczywistości działa na podstawie "teorii ograniczeń", która jest metodologią identyfikacji najważniejszych czynników ograniczających, które stoją na drodze do osiągnięcia celu. Na szczycie drzewa jest niepożądany efekt. W przypadku Toyoty, tym efektem byłoby brak dostaw do terminowego zakończenia produkcji samochodów. Jest to wynik głębszej, wspólnej przyczyny. Symptomy, które przyczyniają się do tego niepożądanego efektu, są następnie wymieniane i powiązane z innymi powszechnymi problemami. Na dole drzewa są wszystkie czynniki, które przyczyniają się do tego wyniku. Te konflikty są tym, co trzeba rozwiązać, aby naprawić niepożądany efekt. (Slajd 31)
Toyota już wcześniej doświadczyła zakłóceń w łańcuchu dostaw po trzęsieniu ziemi w Japonii w 2011 roku, co zmusiło ją do wcześniejszego skonfrontowania się z tym problemem niż inne producenty samochodów. Po zakłóceniu działania dostawców, Toyota zbudowała bazę danych 400 000 komponentów powiązanych z ich dostawcami.Przed 2020 rokiem, Toyota mogła prosić swoich głównych dostawców, takich jak Denso czy Renesas Electronics, o utrzymanie zapasów na poziomie do 50 dni. W lipcu 2021 roku, zapasy wzrosły do wartości czteromiesięcznej dostawy. Bez analizy swojej obecnej rzeczywistości i ograniczeń w 2011 roku, nie bylibyśmy przygotowani na wyzwania 2020 roku.
Metodologia 5S
Mówiąc o pandemii: z powodu wielu braków w siłach roboczych i problemów z łańcuchem dostaw, wiele firm teraz szuka optymalizacji procesów w formie automatyzacji. Na przykład, sieci handlowe takie jak Starbucks planują zastąpić kasjerów tabletami. Walgreens teraz używa automatyzacji do wypełniania recept.. a Sam's Club używa robotów do czyszczenia podłóg w swoich sklepach i skanowania zapasów. Są to wszystko działania mające na celu obejście braków siły roboczej i usprawnienie procesów.
Metodologia 5S to narzędzie służące do tworzenia bardziej efektywnych miejsc pracy w ten sam sposób. Zaprojektowana dla fizycznych procesów pracy nad cyfrowymi, idea polega na tym, aby przestrzeń miała sens. 5S oznacza: Sortuj, Ustaw w porządku, Błyszcz, Standaryzuj i Utrzymaj.Jak można zauważyć, definicje są wymienione pod każdą procedurą, natomiast listy kontrolne mogą być używane przez interesariuszy do wylistowania ważnych elementów, które często są pomijane i muszą być wykonane. Kierownictwo może następnie użyć karty oceny audytu, aby zaznaczyć, co zostało zrobione. Punkty są na końcu sumowane, dając łączny wynik na 30.(Slajd 20-21)