Sinopsis
El tiempo es su mayor activo. No lo desperdicie. Utilice nuestra Reuniones y Agendas (Parte 3) presentación para empoderar a todo su equipo para tomar decisiones rápidas, resolver problemas complicados y compartir información valiosa. Visualice rápidamente los datos clave, los objetivos y los próximos pasos. Rastree fácilmente las métricas entre reuniones para medir el éxito. Reúnase de manera más eficiente para ahorrarle a usted, y a todos los demás, tiempo, dinero y cordura.
Destacados de la presentación
La mayoría de los ejecutivos consideran que el 67% de las reuniones son ineficaces. Al mismo tiempo, el auge de las llamadas por Zoom ha reducido la duración media de las reuniones a 30 minutos o menos. Utilice esta diapositiva de Objetivos de la Sesión para esbozar los objetivos a lo largo de varias sesiones y mantener las reuniones al punto. Utilice etiquetas para aclarar qué reuniones serán remotas y cuáles en persona.
Según McKinsey, más del 20% de la fuerza laboral trabajará de forma remota al menos tres a cinco días a la semana más allá de 2021, y entre el 42-63% de todas las comunicaciones entre empleados se pueden hacer de forma remota. Utilice la diapositiva de Instrucciones para Reuniones Remotas para guiar a los nuevos empleados y clientes a través del proceso de reuniones remotas de su empresa.
Se desperdician más de $399 mil millones en reuniones ineficaces cada año, y las reuniones improductivas cuestan a la empresa promedio más de $700,000 anualmente. Mida la efectividad de sus reuniones con esta diapositiva de Resultados y Resultados. Rastree los KPIs clave y las analíticas a lo largo de las reuniones para determinar si se lograron resultados.
Resultado
Las reuniones aumentaron en un 13% en 2020, pero el tiempo total en reuniones disminuyó en un 20%. En 2020, el 67% de todas las reuniones duraron 30 minutos o menos, mientras que solo el 20% duró una hora completa. Dado que el individuo promedio solo puede concentrarse en un solo tema durante 10 a 18 minutos, las reuniones más cortas han demostrado ser más efectivas y aumentar la satisfacción de los empleados.
Aplicación
Esta presentación puede ayudar a reducir su tiempo total de reunión y hacer que sus reuniones sean más efectivas. Visualice la agenda, los objetivos, los temas y los próximos pasos de cada reunión. Comparta ideas clave con todos los asistentes de una manera digerible para que todos se vayan sabiendo qué hacer a continuación para un impacto máximo.
- Definir objetivos. Desglose las agendas de las reuniones por minutos, horas, días y semanas. Organice la semana completa de su equipo de un vistazo y comparta los horarios con diapositivas visualmente optimizadas.
- Optimizar la agenda. Como el 44% de los empleados informan menos tiempo para terminar sus tareas después de una reunión mal organizada, establezca objetivos de sesión para mantener las reuniones organizadas.
- Incorporar tiempo para la lluvia de ideas. Las reuniones más cortas mantienen los niveles de energía altos. Incorporar pausas y sesiones de lluvia de ideas silenciosas para mejorar el flujo de ideas.
- Perfil de los asistentes, interesados y presentadores. Google, Amazon y Apple están de acuerdo: para que las reuniones sean efectivas, todos en la reunión necesitan una razón para estar allí.
- Seguimiento del progreso mensual. Incluso una buena reunión es un fracaso si las acciones de seguimiento no están claras. Rastree el progreso de la empresa después de la reunión para confirmar que se cumplen los objetivos.
Por último, recopile comentarios de los asistentes. La mejor manera de confirmar la efectividad de cada reunión es encuestar a sus empleados individualmente y compartir comentarios para aprender y crecer.
Implementación
La mayoría de los asistentes a las reuniones prefieren ayudas visuales que estimulen su atención y los mantengan comprometidos. Ofrezca objetivos claros con agendas concisas. Rastree su progreso entre reuniones. Presente los próximos pasos y los aprendizajes clave de cada sesión de reunión en un formato visualmente atractivo. En última instancia, utilice esta presentación para mejorar los resultados generales de las reuniones.
Estudio de caso
Una encuesta a 187 empresas en todo el mundo con capitalizaciones de mercado de $1 mil millones realizada por Marakon Associates y la Economist Intelligence Unit descubrió que el 80% del tiempo de la dirección se gasta en problemas que solo representan el 20% del valor a largo plazo de una empresa. Con esta presentación, puede capitalizar las estrategias que maximizan la eficiencia de las reuniones: centrar las reuniones en decisiones, medir el valor de su agenda, completar los puntos de la agenda lo antes posible, tomar decisiones a largo plazo y seguir las reuniones con pasos a seguir concretos.
Para más opciones para optimizar su próxima reunión, consulte nuestro [related bracelet="maap1"] y [related bracelet="meetv2"]
