Meetings & Agendas (Part 3)

Synopsis

Le temps est votre plus grand atout. Ne le gaspillez pas. Utilisez notre Meetings & Agendas (Part 3) deck pour donner à toute votre équipe le pouvoir de prendre des décisions rapidement, de résoudre des problèmes complexes et de partager des informations précieuses. Visualisez rapidement les données clés, les objectifs et les prochaines étapes. Suivez facilement les indicateurs entre les réunions pour mesurer le succès. Réunissez-vous plus efficacement pour vous faire gagner du temps, de l'argent et de la sérénité.

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Points forts de la diapositive

La plupart des dirigeants considèrent que 67% des réunions sont inefficaces. En même temps, l'essor des appels Zoom a réduit la durée moyenne des réunions à 30 minutes ou moins. Utilisez cette diapositive Objectifs de la session pour définir les objectifs sur plusieurs sessions et garder les réunions au point. Utilisez des tags pour préciser quelles réunions seront à distance ou en personne.

Selon McKinsey, plus de 20% de la main-d'œuvre travaillera à distance au moins trois à cinq jours par semaine au-delà de 2021, et 42-63% de toutes les communications entre employés peuvent être faites à distance. Utilisez la diapositive Instructions pour les réunions à distance pour guider les nouvelles recrues et les clients à travers le processus de réunion à distance de votre entreprise.

Plus de $399 milliards sont gaspillés chaque année dans des réunions inefficaces, et les réunions improductives coûtent à l'entreprise moyenne plus de $700,000 par an.Mesurez l'efficacité de vos réunions avec cette diapositive Résultats et Résultats. Suivez les principaux KPI et analyses à travers les réunions pour déterminer si elles ont atteint les résultats.

Résultat

Les réunions ont augmenté de 13% en 2020, mais le temps total passé en réunion a diminué de 20%. En 2020, 67% de toutes les réunions duraient 30 minutes ou moins, tandis que seulement 20% duraient une heure complète. Comme la personne moyenne ne peut se concentrer sur un seul sujet que pendant 10 à 18 minutes, les réunions plus courtes sont prouvées être plus efficaces et augmentent la satisfaction des employés.

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Application

Ce deck peut aider à réduire votre temps de réunion global et rendre vos réunions plus efficaces. Visualisez l'agenda, les objectifs, les sujets et les prochaines étapes de chaque réunion. Partagez des informations clés avec tous les participants de manière digestible afin que tout le monde sache quoi faire ensuite pour un impact maximal.

• Définir les objectifs. Décortiquez les agendas de réunion par minutes, heures, jours et semaines. Organisez la semaine entière de votre équipe en un coup d'œil et partagez les horaires avec des diapositives visuellement optimisées.
• Optimiser l'agenda. Comme 44% des employés signalent moins de temps pour terminer leurs tâches après une réunion mal organisée, établissez des objectifs de session pour garder les réunions organisées.
• Prévoir du temps pour la réflexion. Les réunions plus courtes maintiennent les niveaux d'énergie.Incorporez des pauses et des sessions de brainstorming silencieuses pour améliorer le flux d'idées.
• Profil des participants, des parties prenantes et des présentateurs. Google, Amazon et Apple sont tous d'accord - pour que les réunions soient efficaces, tout le monde dans la réunion a besoin d'une raison d'être là.
• Suivez les progrès mensuels. Même une bonne réunion est un échec si les actions de suivi ne sont pas claires. Suivez les progrès de l'entreprise après la réunion pour confirmer que les objectifs sont atteints.

Enfin, recueillez les commentaires des participants. La meilleure façon de confirmer l'efficacité de chaque réunion est de sonder vos employés individuellement et de partager les commentaires pour apprendre et grandir.

Implémentation

La plupart des participants à une réunion préfèrent les aides visuelles qui stimulent leur attention et les maintiennent engagés. Offrez des objectifs clairs avec des ordres du jour concis. Suivez vos progrès entre les réunions. Présentez les prochaines étapes et les principales leçons de chaque session de réunion dans un format visuellement attrayant. En fin de compte, utilisez cette présentation pour améliorer les résultats globaux de la réunion.

Étude de cas

Une enquête menée auprès de 187 entreprises à travers le monde avec des capitalisations boursières de 1 milliard de dollars réalisée par Marakon Associates et l'Economist Intelligence Unit a découvert que 80% du temps de la direction est consacré à des problèmes qui ne représentent que 20% de la valeur à long terme d'une entreprise.Avec ce jeu de diapositives, vous pouvez capitaliser sur les stratégies qui maximisent l'efficacité des réunions : concentrez les réunions sur les décisions, mesurez la valeur de votre ordre du jour, terminez les points de l'ordre du jour dès que possible, faites en sorte que les décisions soient durables à long terme, et suivez les réunions avec des prochaines étapes actionnables.

Pour plus d'options pour optimiser votre prochaine réunion, consultez notre Meeting & Agenda et Réunion & Ordre du jour (Partie 2)