Введение
В этой статье вы узнаете, как настроить наш шаблон Электронная таблица календаря 2026 года для удовлетворения ваших потребностей в планировании в трех простых шагах. Во-первых, мы расскажем, как планировать задачи и автоматизировать их частоту (например, ежедневно, еженедельно или ежемесячно); во-вторых, мы узнаем, как создать разные версии календаря и отслеживать их задачи в нескольких видах; наконец, мы объясним, как анализировать свои рабочие модели и самые загруженные периоды с помощью панели инструментов.
Кроме того, этот шаблон предлагает практичный и автоматизированный способ управления вашим календарем без необходимости повторного ручного ввода. В то время как мы объясняем, как использовать шаблон, мы также поделимся несколькими советами и хитростями, чтобы сделать этот шаблон еще более настраиваемым для ваших уникальных потребностей.
Инструменты
Ручное использование
Ручная часть шаблона предлагает предварительно организованные вкладки для каждого месяца года, с января по декабрь 2026 года, с пространством для записи и отслеживания выполнения ваших ежедневных задач.
Запишите задачи, которые вы будете выполнять каждый день, и отметьте их "x", когда они будут выполнены. Заголовок станет темно-синим, когда все ежедневные задачи будут выполнены. По мере прохождения дней, прогресс-бар накапливает вашу эффективность. Это означает, что когда все задачи за месяц будут выполнены, прогресс-бар покажет 100% выполнения, и все заголовки будут преобразованы.
Ежедневное и ежемесячное отслеживание прогресса дает вам чувство достижения, поскольку больше задач выполняется в течение месяца. Чтобы продолжить с другими месяцами, выберите следующую вкладку; те же функции применяются к каждому месяцу года.
Вышеуказанный метод позволяет вручную отслеживать ежедневные задачи с предварительно организованными ежемесячными вкладками. В следующем разделе мы объясним, как сделать этот процесс более эффективным.
Как автоматизировать ваш календарь
Если у вас очень загруженный календарь, может быть утомительно вручную вводить задачи каждый день, неделю или месяц. У этого шаблона есть решение: создайте задачу один раз и установите частоту ее повторения, чтобы автоматически отслеживать ее в ежедневном, еженедельном и ежемесячном просмотрах.Вот пошаговое разбиение того, как работает этот процесс автоматизации:
На вкладке "Задачи", введите детали ваших задач в таблице данных календаря. Например, вы хотите запланировать рабочее совещание каждый понедельник в 10 утра. В этом случае давайте используем первый день 2026 года.
Затем определите тип задачи. В этом примере мы определили тип задачи как "Бизнес". В последующем разделе этой статьи мы объясним, как настроить типы задач. Вы также можете установить приоритет задачи и указать время начала и окончания задач.
Чтобы автоматизировать задачу по ее частоте и времени возникновения, вы можете выбрать частоту как однократное, ежедневное, еженедельное или ежемесячное событие. В нашем примере задача будет повторяться еженедельно и будет продолжать это делать до июля 2026 года. Наконец, выберите календарь, к которому принадлежит эта задача. Это поле позволяет вам иметь разные календари в одном шаблоне. Это означает, что вы можете разделить личные и рабочие календари и даже назначать задачи другим людям.
Теперь, когда вы знаете, как сэкономить время, настроив частоту задач и назначив им разные типы, приоритеты и календари, мы можем перейти к вкладкам "Ежедневный", "Еженедельный" и "Ежемесячный просмотр", чтобы увидеть результат всех созданных задач.
Просмотр календаря
Ежедневный просмотр
Фильтры, доступные в ежедневном просмотре, также могут быть применены к еженедельным и ежемесячным просмотрам, а также к панели инструментов. Чтобы выбрать, какие задачи вы хотите отобразить, вы будете использовать эти фильтры. Фильтр периода, например, отображает диапазон дат, который вы хотите просмотреть.
В этой вкладке введите любой день года для детального анализа. Но если вы хотите, чтобы шаблон отслеживал каждый день автоматически, оставьте его пустым, и он всегда будет показывать просмотр текущего дня. Остальные фильтры касаются типа задачи, приоритета и календаря, к которому принадлежит задача, как показано на вкладке "Задачи".
С помощью ежедневного просмотра вы можете визуализировать разные календари бок о бок.Используйте выпадающий список, чтобы выбрать календарь, который вы хотите отобразить, и данные автоматически заполнятся.
Вы также можете перейти на вкладку 'Поля', чтобы добавить разные календари в ваш шаблон и список для настройки типов задач. Эти списки автоматически станут доступны при регистрации ваших задач.
Возвращаясь к шаблону, у нас наконец есть полный список всех задач за день, независимо от календаря. Здесь вы можете настроить отображение, выбрав детали, которые вы хотите отслеживать по задачам - такие как тип, приоритет или любое другое поле, которое вы хотите. Вы также можете использовать фильтры для просмотра более конкретных задач.
Еженедельный просмотр
Как упоминалось ранее, фильтры, которые находятся в ежедневном просмотре, также могут быть применены здесь. Разница в том, что когда вводится дата, отображается полная неделя, начиная с этой даты.
Фильтры работают так же. Если вы хотите анализировать разные календари в еженедельном просмотре, выберите тот, который вы хотите, и отображаемые задачи будут отфильтрованы соответственно.Та же логика применяется к типам задач и приоритетам.
Еженедельный обзор включает доску выполнения со всеми деталями каждой задачи, которую вы имеете на этой неделе, с индикаторами приоритета, кодированными цветом: Зеленый означает низкий приоритет; Желтый означает средний приоритет; и Красный означает высокий приоритет.
Вы также можете выбрать, какие детали должны быть показаны здесь относительно задач. Для этого вернитесь на нашу вкладку "Поля" и, в разделе Настройки календаря, отметьте галочками информацию, которую вы хотите добавить или удалить из еженедельного обзора. Таким образом, у вас есть полный контроль над тем, как и что просматривать.
Месячный обзор
Месячный обзор использует ту же цветовую схему, что и еженедельный обзор, чтобы указать приоритеты задач. Те же фильтры также будут влиять на задачи здесь. Выберите месяц, который вы хотите просмотреть, и структура календаря изменится соответственно. Вы также можете использовать фильтры для указания типа задачи, приоритета и календаря, которые вы хотите просмотреть.
Одна из возможностей месячного обзора - настройка отображаемого первого дня недели. В нашем случае неделя начинается в понедельник.Если вы предпочитаете, чтобы он начинался в воскресенье: на вкладке 'Fields', перейдите в раздел 'Calendar settings' и измените день недели, с которого начинается календарь.
Таким образом, вы можете контролировать весь свой месяц и планировать соответственно, зная приоритет и время каждой задачи. И помните: все задачи отображаются автоматически на основе информации всего одной вкладки, как мы показали в начале этой статьи.
Дополнительные советы
Изучив, как создать и визуализировать свой календарь, здесь представлен более подробный обзор того, как настроить его дальше. Прежде чем анализировать шаблоны панели инструментов, вот несколько ценных советов по настройке форматов даты и времени или изменению условных цветов.
Форматирование даты и времени
Этот шаблон по умолчанию установлен на наиболее распространенный в США формат даты и времени. Чтобы изменить формат даты и времени:
- Во-первых, на вкладке "Daily View", выберите поле, формат которого вы хотите изменить, например, фильтр даты.
- Нажмите на "Home" в строке меню, затем используйте выпадающий список в разделе "Numbers" для выбора предпочитаемого формата даты.
- Если вы хотите что-то другое, нажмите "Больше числовых форматов" в нижней части выпадающего списка. Вы найдете все виды опций, чтобы сделать его идеальным для вас.
Тот же процесс применяется для изменения формата часа - выберите поля, которые вы хотите изменить, и сделайте то же самое, что и раньше. Затем сделайте то же самое для каждой вкладки, которую вы хотите настроить.
Условное форматирование
Мы используем условные цвета в полях приоритетов и разделах Расписание в "Ежедневном" и "Еженедельном" представлениях. В еженедельном представлении, если вы хотите изменить наш синий цвет для задач:
- Нажмите на любую задачу и перейдите к "Главная" в строке меню;
- Нажмите на Условное форматирование > Управление правилами > Выберите правило, которое вы хотите изменить > Редактировать правило.
- Выберите цвет, который вы хотите отобразить вместо и нажмите 'ОК'.
Та же процедура может быть применена к другим полям, которые используют условное форматирование.
Как анализировать модели с помощью панели инструментов
Чтобы понять модель ваших обязательств и задач, панель инструментов поможет вам ответить на эти 3 вопроса:
- В какие дни недели я больше всего перегружен?
- В какие дни и время у меня есть задачи большой ответственности?
- Каким типам задач я уделяю больше внимания в течение недели?
На панели инструментов вы можете визуализировать и анализировать, как распределены ваши задачи на каждый час дня, каждый день недели и каждый месяц, а также иметь те же фильтры для указания, какие типы задач и календари вы хотите анализировать. Графики также укажут приоритет каждой задачи, чтобы лучше понять вашу рутину и обязанности.
Заключение
С этим настраиваемым шаблоном календаря мы погрузились в частоту задач, множественные представления и показали вам, как все выглядит на панели инструментов.С бесконечными возможностями настройки, индикаторами приоритета и возможностью визуализации различных календарей бок о бок, этот шаблон создан для экономии вашего времени и организации вашего года.
