Sinopsis
Según "CNBC", el 67% de los trabajadores afirma que pasa demasiado tiempo en reuniones. Como resultado, se sienten distraídos, luchan por definir el objetivo, eliminar distracciones, fomentar la participación y, especialmente, terminar con un plan de acción. Para evitar el estrés de su equipo, utilice la presentación Reunión y Agenda, que está diseñada para ayudar a formalizar pensamientos, elaborar una agenda óptima y llevar a su equipo a un nivel superior de rendimiento.
Destacados de la diapositiva
Con esta diapositiva, indique claramente qué se espera al final de la reunión. Si hay decisiones que tomar, preséntelas de manera directa y esté preparado para enfatizar por qué deben tomarse lo antes posible. Esta es su oportunidad para aclarar el propósito y los objetivos y describir las acciones clave que deben ocurrir en la reunión.
Con esta diapositiva, puede crear una lista de verificación para su presentación. Puede incluir diferentes elementos, como proyectos, tareas, hitos, revisiones, entrega de comentarios, mediciones de éxito, indicadores de rendimiento y más. Marcar cosas de la lista probablemente hará que todos los participantes se sientan realizados e inspirados.
Utilice esta diapositiva para sacar conclusiones, determinar los próximos pasos y asignar tareas al final de cada reunión. No olvide editar y distribuir las notas de la reunión poco después de la misma y etiquetar a cada persona responsable de una tarea en consecuencia para evitar confusiones, retrasos y cosas que se caen por las grietas.
Resumen
Existen cuatro tipos principales de agenda de reunión:
- Informativa – esta agenda implica una breve presentación que proporciona información de fondo a los asistentes. Normalmente se utiliza cuando ya se ha tomado una decisión desde la cúpula. En este caso, los participantes de la reunión están allí para informarse, comprender y seguir.
- Asesoramiento – esta agenda es útil cuando aún no se ha tomado una decisión. El líder de la reunión puede pedir sugerencias, comentarios o aportes de los asistentes. Esta agenda permite a los participantes expresar sus preocupaciones, opiniones e ideas sobre los temas de discusión.
- Resolución de problemas – esta agenda se utiliza para encontrar una solución a un problema. En este caso, el objetivo del presentador es recoger las ideas y la experiencia de los asistentes. Estas reuniones son perfectas para sesiones de lluvia de ideas.
- Solicitud de ayuda – esta agenda es ideal para pedir ayuda a otros en un asunto personal o profesional.
Aplicación
Roger Schwarz, psicólogo organizacional, conferenciante, consultor de equipos de liderazgo y presidente y CEO de Roger Schwarz & Associates recomienda los siguientes pasos para diseñar una agenda para una reunión efectiva:
- Solicitar aportes de los miembros del equipo
- Seleccionar temas que afecten a todo el equipo
- Listar los temas de la agenda como preguntas que el equipo necesita responder
- Indicar si el propósito del tema es compartir información, buscar aportes para una decisión o tomar una decisión
- Estimar un tiempo realista para cada tema
- Proponer un proceso para abordar cada elemento de la agenda
- Especificar cómo deben prepararse los miembros para la reunión
- Identificar quién es responsable de liderar cada tema
- Hacer que el primer tema sea "revisar y modificar la agenda según sea necesario"
- Terminar la reunión con una evaluación "Plus Delta" ("Plus Delta" es una técnica de evaluación que proporciona retroalimentación sobre una experiencia o evento con el fin de generar y recoger ideas para futuras modificaciones y mejoras).
Quién lo hace bien
En su libro, "Work Rules!" el Vicepresidente Senior de Operaciones de Personas de Google, Laszlo Bock, comparte la técnica empleada en la empresa para celebrar las reuniones más eficientes.
La técnica es bastante simple, en realidad: como líder, haga que los miembros de su equipo respondan a la pregunta de cómo planean hacer que la reunión sea lo más efectiva posible antes de que ésta tenga lugar y luego pregunte cuáles fueron las conclusiones más importantes para ellos justo después de la reunión.
Bock escribe: "Esto [...] entrena a tus personas para que se utilicen a sí mismas como sus propios experimentos, haciendo preguntas, probando nuevos enfoques, observando qué sucede y luego intentándolo de nuevo."
