Özet
"CNBC"ye göre, çalışanların %67'si toplantılarda çok fazla zaman geçirdiklerini söylüyor. Sonuç olarak, dikkatleri dağılıyor, hedefi tanımlamakta zorlanıyorlar, dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırmak, katılımı teşvik etmek ve özellikle bir eylem planı ile sona ermek. Ekibinizi bu sıkıntıdan kurtarmak için, düşünceleri resmileştirmeye, en uygun gündemi belirlemeye ve ekibinizi daha yüksek bir performans seviyesine çıkarmaya yardımcı olacak şekilde tasarlanmış Toplantı & Gündem sunumunu kullanın.
Slaytın Öne Çıkanları
Bu slaytla, toplantının sonunda ne beklenildiğini açıkça belirtin. Alınması gereken kararlar varsa - bunları doğrudan bir şekilde ortaya koyun ve neden hemen alınmaları gerektiğini vurgulamaya hazır olun. Bu, amacı ve hedefleri netleştirmenin ve toplantıda gerçekleşmesi gereken ana eylemleri tanımlamanın şansınızdır.
Bu slaytla, sunumunuz için bir kontrol listesi oluşturabilirsiniz. Bu, projeler, görevler, kilometre taşları, incelemeler, geri bildirimler, başarı ölçümleri, performans göstergeleri ve daha fazlasını içerebilir. Listenin maddelerini işaretlemek, tüm katılımcıların başarılı ve ilham verici hissetmelerini sağlayabilir.
Bu slaydı, sonuçları çıkarmak, bir sonraki adımları belirlemek ve her toplantının sonunda görevleri atamak için kullanın. Toplantı notlarını düzenlemeyi ve toplantıdan hemen sonra dağıtmayı unutmayın ve her bir görevden sorumlu kişiyi karışıklığı, gecikmeyi ve işlerin arada kaynamasını önlemek için uygun şekilde etiketleyin.
Genel Bakış
Dört ana toplantı gündemi türü vardır:
- Bilgilendirici – bu gündem, katılımcılara arka plan bilgisi sağlayan kısa bir sunumu içerir. Genellikle bir karar zaten üst düzeyden alındığında kullanılır. Bu durumda, toplantı katılımcıları bilgilendirilmek, anlamak ve takip etmek için oradadırlar.
- Danışmanlık – bu gündem, henüz bir karar alınmadığında yardımcı olur. Toplantı lideri, katılımcılardan öneri, geri bildirim veya giriş talep edebilir. Bu gündem, katılımcıların tartışma maddeleri hakkındaki endişelerini, görüşlerini ve fikirlerini dile getirmelerine izin verir.
- Problem Çözme – bu gündem, bir problem çözümü bulmak için kullanılır.Bu durumda, sunum yapanın amacı, katılımcılardan fikir ve uzmanlıkları toplamaktır. Bu toplantılar, beyin fırtınası oturumları için mükemmeldir.
- Yardım talebi - bu gündem, kişisel veya profesyonel bir konuda başkalarından yardım istemek için harikadır.
Uygulama
Organizasyonel psikolog, konuşmacı, liderlik ekibi danışmanı ve Roger Schwarz & Associates'ın başkanı ve CEO'su olan Roger Schwarz, etkili bir toplantı için bir gündem tasarlama adımlarını önerir:
- Ekip üyelerinden girdi alın
- Tüm ekibi etkileyen konuları seçin
- Gündem konularını, ekibin yanıtlaması gereken sorular olarak listele
- Konunun amacının bilgi paylaşmak, bir karar için girdi aramak veya bir karar vermek olup olmadığını belirtin
- Her konu için gerçekçi bir zaman tahmini yapın
- Her gündem maddesini ele alma sürecini önerin
- Üyelerin toplantıya nasıl hazırlanması gerektiğini belirtin
- Her konuyu yönetmekten kimin sorumlu olduğunu belirleyin
- İlk konuyu "gerektiği gibi gündemi gözden geçir ve değiştir" yapın
- Toplantıyı bir "Artı Delta" değerlendirmesi ile bitirin ("Artı Delta", bir deneyim veya etkinlik hakkında geri bildirim sağlayan ve gelecekteki değişiklikler ve iyileştirmeler için fikirler üretmek ve toplamak için bir değerlendirme tekniğidir).
Kim doğru yapıyor
Kitabında, "İş Kuralları!" Google'nın İnsan Operasyonları Kıdemli Başkan Yardımcısı, Laszlo Bock, şirkette en verimli toplantıları düzenleme tekniğini paylaşıyor.
Teknik aslında oldukça basit: bir lider olarak, ekip üyelerinizin toplantıyı en etkili hale getirmeyi nasıl planladıkları sorusunu cevaplamalarını sağlayın ve ardından toplantıdan hemen sonra onlar için ana çıkarımların ne olduğunu sorun.
Bock şöyle yazar: "Bu [..] insanlarınızı kendi deneylerini kullanmaları için eğitir, sorular sorar, yeni yaklaşımlar dener, ne olduğunu gözlemler ve sonra tekrar dener."