Streszczenie
Według "CNBC," 67% pracowników twierdzi, że spędza zbyt dużo czasu na spotkaniach. W rezultacie czują się rozproszeni, mają trudności z określeniem celu, eliminowaniem rozproszeń, zachęcaniem do udziału i, co najważniejsze, kończeniem z planem działania. Aby oszczędzić swojemu zespołowi stresu, skorzystaj z prezentacji Spotkanie i Agenda, która ma na celu pomóc w formalizacji myśli, opracowaniu optymalnej agendy i podniesieniu wydajności swojego zespołu.
Najważniejsze elementy slajdu
Dzięki temu slajdowi, jasno określ, czego oczekujesz na końcu spotkania. Jeśli mają być podjęte decyzje - przedstaw je w bezpośredni sposób i bądź gotowy podkreślić, dlaczego muszą być podjęte jak najszybciej. To Twoja szansa, aby wyjaśnić cel i cele oraz opisać kluczowe działania, które muszą nastąpić podczas spotkania.
Dzięki temu slajdowi, możesz stworzyć listę kontrolną dla swojej prezentacji. Może ona zawierać różne elementy, takie jak projekty, zadania, kamienie milowe, recenzje, dostarczanie informacji zwrotnych, pomiary sukcesu, wskaźniki wydajności i wiele innych. Zaznaczanie rzeczy na liście prawdopodobnie sprawi, że wszyscy uczestnicy poczują się spełnieni i zainspirowani.
Użyj tego slajdu, aby wyciągnąć wnioski, określić następne kroki i przydzielić zadania na koniec każdego spotkania. Nie zapomnij edytować i rozprowadzać notatek ze spotkania krótko po jego zakończeniu i oznaczyć każdą osobę odpowiedzialną za zadanie, aby uniknąć zamieszania, opóźnień i rzeczy, które mogą przepaść przez ręce.
Przegląd
Istnieją cztery główne typy porządków obrad spotkań:
- Informacyjny – ten porządek obrad obejmuje krótką prezentację, która dostarcza uczestnikom informacji wstępnych. Zwykle jest używany, gdy decyzja została już podjęta na szczeblu kierownictwa. W tym przypadku uczestnicy spotkania są obecni, aby się dowiedzieć, zrozumieć i postępować zgodnie z tym.
- Doradczy – ten porządek obrad jest pomocny, gdy decyzja jeszcze nie została podjęta. Lider spotkania może poprosić o sugestie, opinie lub wkład od uczestników. Ten porządek obrad pozwala uczestnikom wyrazić swoje obawy, opinie i pomysły na temat przedmiotów dyskusji.
- Rozwiązywanie problemów – ten porządek obrad jest używany do znalezienia rozwiązania problemu.W tym przypadku celem prezentującego jest zebranie pomysłów i wiedzy specjalistycznej od uczestników. Takie spotkania są idealne do burzy mózgów.
- Prośba o pomoc – ten porządek obrad jest idealny do proszenia innych o pomoc w sprawie osobistej lub zawodowej.
Aplikacja
Roger Schwarz, psycholog organizacyjny, mówca, konsultant ds. liderów zespołów i prezes oraz dyrektor generalny Roger Schwarz & Associates, zaleca następujące kroki do zaprojektowania porządku dnia na skuteczne spotkanie:
- Zasięgnij opinii członków zespołu
- Wybierz tematy, które dotyczą całego zespołu
- Wypisz tematy porządku dnia jako pytania, na które zespół musi odpowiedzieć
- Zaznacz, czy celem tematu jest udostępnienie informacji, zasięgnięcie opinii na temat decyzji czy podjęcie decyzji
- Oszacuj realistyczny czas na każdy temat
- Zaproponuj proces rozwiązania każdego punktu porządku dnia
- Określ, jak członkowie powinni przygotować się na spotkanie
- Zidentyfikuj, kto jest odpowiedzialny za prowadzenie każdego tematu
- Rozpocznij spotkanie od "przeglądu i modyfikacji porządku dnia w razie potrzeby"
- Zakończ spotkanie "oceną Plus Delta" ("Plus Delta" to technika oceny, która dostarcza informacji zwrotnych na temat doświadczenia lub wydarzenia w celu generowania i zbierania pomysłów na przyszłe modyfikacje i ulepszenia).
Kto robi to dobrze
W swojej książce, "Work Rules!" starszy wiceprezes Google ds. Operacji Personalnych, Laszlo Bock, dzieli się techniką stosowaną w firmie do prowadzenia najbardziej efektywnych spotkań.
Technika jest dość prosta: jako lider, poproś swoich członków zespołu o odpowiedź na pytanie, jak zamierzają sprawić, że spotkanie będzie jak najbardziej efektywne przed jego rozpoczęciem, a potem zapytaj, jakie były dla nich kluczowe wnioski zaraz po spotkaniu.
Bock pisze: "To [..] uczy twoich ludzi, aby używali siebie jako swoich własnych eksperymentów, zadając pytania, próbując nowych podejść, obserwując, co się dzieje, a potem próbując ponownie."