الملخص
وفقًا لـ "CNBC،" يقول 67% من العمال إنهم يقضون وقتًا طويلاً في الاجتماعات. ونتيجة لذلك، يشعرون بالتشتت، ويجدون صعوبة في تحديد الهدف، والتخلص من التشتت، وتشجيع المشاركة و، بشكل خاص، الانتهاء بخطة عمل. لتوفير القلق على فريقك، استخدم العرض التقديمي الاجتماع والجدول، الذي تم تصميمه للمساعدة في تنظيم الأفكار، والتوصل إلى جدول أعمال مثالي وقيادة فريقك إلى مستوى أعلى من الأداء.
أبرز الشرائح
مع هذه الشريحة، يمكنك توضيح ما هو متوقع في نهاية الاجتماع. إذا كانت هناك قرارات يجب اتخاذها - ضعها بطريقة مباشرة وكن مستعدًا للتأكيد على سبب ضرورة اتخاذها في أقرب وقت ممكن. هذه فرصتك لتوضيح الغرض والأهداف ووصف الإجراءات الرئيسية التي يجب أن تحدث في الاجتماع.
مع هذه الشريحة، يمكنك إنشاء قائمة تحقق لعرضك التقديمي. قد تتضمن عناصر مختلفة، مثل المشاريع، والمهام، والأحداث الهامة، والمراجعات، وتقديم التعليقات، وقياسات النجاح، ومؤشرات الأداء والمزيد. من المحتمل أن يجعل التحقق من الأشياء في القائمة جميع المشاركين يشعرون بالإنجاز والإلهام.
استخدم هذا الشريحة لاستخلاص النتائج، وتحديد الخطوات التالية وتوزيع المهام في نهاية كل اجتماع. لا تنسى تحرير وتوزيع ملاحظات الاجتماع بعد قليل من الاجتماع ووضع علامة على كل شخص مسؤول عن مهمة وفقًا لذلك لتجنب الالتباس، والتأخير والأمور التي تسقط عبر الشقوق.
نظرة عامة
هناك أربعة أنواع رئيسية لجدول الاجتماع:
- معلوماتي - يتضمن هذا الجدول عرضًا موجزًا يقدم معلومات خلفية للحضور. يتم استخدامه عادة عندما يتم اتخاذ قرار بالفعل من الأعلى. في هذه الحالة، المشاركون في الاجتماع هناك للحصول على المعلومات، وفهم واتباع.
- استشاري - هذا الجدول مفيد عندما لم يتم اتخاذ قرار بعد. قد يطلب قائد الاجتماع اقتراحات، أو ردود فعل أو مدخلات من الحضور. يسمح هذا الجدول للمشاركين بإعلان مخاوفهم، وآرائهم وأفكارهم حول بنود النقاش.
- حل المشكلات - يتم استخدام هذا الجدول للتوصل إلى حل للمشكلة.في هذه الحالة، هدف المقدم هو جمع الأفكار والخبرات من الحضور. هذه الاجتماعات مثالية لجلسات التفكير الإبداعي.
- طلب المساعدة - هذا الجدول مثالي لطلب المساعدة من الآخرين في مسألة شخصية أو مهنية.
التطبيق
يوصي روجر شوارتز، وهو عالم نفس تنظيمي، ومتحدث، ومستشار فريق القيادة، والرئيس والمدير التنفيذي لشركة Roger Schwarz & Associates باتباع الخطوات التالية لتصميم جدول أعمال لاجتماع فعال:
- طلب الإدخال من أعضاء الفريق
- اختيار المواضيع التي تؤثر على الفريق بأكمله
- قائمة مواضيع الجدول كأسئلة يجب أن يجيب عليها الفريق
- الملاحظة ما إذا كان الغرض من الموضوع هو مشاركة المعلومات، أو طلب الإدخال لقرار، أو اتخاذ قرار
- تقدير كمية وقت واقعية لكل موضوع
- اقتراح عملية لمعالجة كل بند في الجدول
- تحديد كيف يجب أن يستعد الأعضاء للاجتماع
- تحديد من هو المسؤول عن قيادة كل موضوع
- جعل الموضوع الأول "مراجعة وتعديل الجدول حسب الحاجة"
- إنهاء الاجتماع بتقييم "Plus Delta" ("Plus Delta" هو تقنية تقييم توفر ردود فعل على تجربة أو حدث من أجل توليد وجمع الأفكار للتعديلات والتحسينات المستقبلية).
من يقوم بها بشكل صحيح
جوجل
في كتابه، "قواعد العمل!" يشارك نائب الرئيس الأول لعمليات الأشخاص في Google، لاسلو بوك، التقنية المستخدمة في الشركة لعقد الاجتماعات الأكثر فعالية.
التقنية بسيطة جداً في الواقع: كقائد، اجعل أعضاء فريقك يجيبون على السؤال حول كيف يخططون لجعل الاجتماع الأكثر فعالية قبل بدء الاجتماع ومن ثم اسألهم عن النقاط الرئيسية التي استفادوا منها بعد الاجتماع.
يكتب بوك: "إنها [..] تدرب أفرادك على استخدام أنفسهم كتجارب خاصة بهم، يطرحون الأسئلة، يجربون مناهج جديدة، يلاحظون ما يحدث، ومن ثم يحاولون مرة أخرى."