सारांश
"CNBC," के अनुसार, 67% कर्मचारी कहते हैं कि वे मीटिंग में बहुत अधिक समय बिताते हैं। परिणामस्वरूप, वे विचलित महसूस करते हैं, उद्देश्य को परिभाषित करने में संघर्ष करते हैं, विघ्नों को दूर करते हैं, भागीदारी को प्रोत्साहित करते हैं और, विशेष रूप से, कार्रवाई योजना के साथ समाप्त होते हैं। अपनी टीम को परेशानी से बचाने के लिए, मीटिंग और एजेंडा प्रस्तुति का उपयोग करें, जो विचारों को औपचारिक करने, एक अद्वितीय एजेंडा तैयार करने और अपनी टीम को एक उच्चतर प्रदर्शन स्तर पर ले जाने में मदद करने के लिए डिज़ाइन की गई है।
स्लाइड की विशेषताएं
इस स्लाइड के साथ, स्पष्ट रूप से बताएं कि मीटिंग के अंत में क्या अपेक्षित है। यदि कुछ निर्णय लिए जाने हैं - उन्हें सीधे तरीके से बताएं और तैयार रहें कि क्यों उन्हें तुरंत लिया जाना चाहिए। यह आपका मौका है उद्देश्य और लक्ष्यों को स्पष्ट करने का और वर्णन करने का कि मीटिंग में कौन से मुख्य कार्य होने चाहिए।
इस स्लाइड के साथ, आप अपनी प्रस्तुति के लिए एक चेक-ऑफ लिस्ट बना सकते हैं। इसमें विभिन्न आइटम शामिल हो सकते हैं, जैसे कि परियोजनाएं, कार्य, मील के पत्थर, समीक्षाएं, प्रतिक्रिया वितरण, सफलता के मापदंड, प्रदर्शन संकेतक और अधिक। सूची से चीज़ों को चेक करने से सभी प्रतिभागियों को संभवतः सम्पन्न और प्रेरित महसूस होगा।
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इस स्लाइड का उपयोग निष्कर्ष निकालने, अगले कदम निर्धारित करने और प्रत्येक बैठक के अंत में कार्य आवंटित करने के लिए करें। बैठक के तुरंत बाद बैठक के नोट्स को संपादित करना और वितरित करना न भूलें और हर व्यक्ति को एक कार्य के लिए उचित रूप से टैग करें ताकि भ्रम, विलंब और चीजें दरारों के माध्यम से गिरने से बचें।
अवलोकन
बैठक के कार्यक्रम के चार मुख्य प्रकार होते हैं:
- सूचनात्मक – इस कार्यक्रम में एक संक्षिप्त प्रस्तुति शामिल होती है जो उपस्थितियों को पृष्ठभूमि जानकारी प्रदान करती है। यह सामान्यतः तब उपयोग की जाती है जब निर्णय पहले से ही शीर्ष स्तर से लिया जा चुका होता है। इस मामले में, बैठक के सहभागी सूचना प्राप्त करने, समझने और पालन करने के लिए मौजूद होते हैं।
- सलाहकारी – जब तक निर्णय नहीं लिया जाता है, तब तक यह कार्यक्रम उपयोगी होता है। बैठक के नेता सहभागियों से सुझाव, प्रतिक्रिया या सुझाव मांग सकते हैं। यह कार्यक्रम सहभागियों को चर्चा के मुद्दों के बारे में अपनी चिंताओं, विचारों और विचारों को व्यक्त करने की अनुमति देता है।
- समस्या-समाधान – यह कार्यक्रम समस्या के समाधान के लिए उपयोग किया जाता है।इस मामले में, प्रस्तोता का लक्ष्य उपस्थितियों से विचारों और विशेषज्ञता इकट्ठा करना है। ये बैठकें ब्रेनस्टॉर्मिंग सत्रों के लिए अद्वितीय हैं।
- मदद के लिए अनुरोध - यह कार्यक्रम व्यक्तिगत या पेशेवर मामले पर दूसरों से मदद मांगने के लिए बहुत अच्छा है।
एप्लिकेशन
रॉजर श्वार्ज़, एक संगठनात्मक मनोवैज्ञानिक, वक्ता, नेतृत्व दल सलाहकार और रॉजर श्वार्ज़ और एसोसिएट्स के अध्यक्ष और सीईओ ने एक प्रभावी मीटिंग के लिए एजेंडा डिजाइन करने के निम्नलिखित चरणों की सिफारिश की है:
- टीम सदस्यों से इनपुट मांगें
- ऐसे विषयों का चयन करें जो पूरी टीम को प्रभावित करते हैं
- एजेंडा विषयों को उन प्रश्नों के रूप में सूचीबद्ध करें जिनका उत्तर टीम को देना होता है
- ध्यान दें कि विषय का उद्देश्य जानकारी साझा करना, एक निर्णय के लिए इनपुट मांगना या एक निर्णय लेना है
- प्रत्येक विषय के लिए एक यथार्थ राशि का अनुमान लगाएं
- प्रत्येक एजेंडा आइटम को संबोधित करने के लिए एक प्रक्रिया प्रस्तावित करें
- सदस्यों को यह निर्दिष्ट करें कि उन्हें मीटिंग के लिए कैसे तैयार होना चाहिए
- यह पहचानें कि प्रत्येक विषय के नेतृत्व के लिए कौन जिम्मेदार है
- पहला विषय "समीक्षा और आवश्यकतानुसार एजेंडा संशोधित करें" बनाएं
- मीटिंग को "प्लस डेल्टा" मूल्यांकन ("प्लस डेल्टा" एक मूल्यांकन तकनीक है जो अनुभव या घटना पर प्रतिक्रिया प्रदान करती है ताकि भविष्य में संशोधन और सुधार के लिए विचारों को उत्पन्न और इकट्ठा किया जा सके) के साथ समाप्त करें [/item]
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कौन सही करता है
गूगल
उनकी पुस्तक, "Work Rules!" में गूगल के लोगों के ऑपरेशन के वरिष्ठ उपाध्यक्ष, लास्लो बॉक, ने सबसे कुशल मीटिंग का आयोजन करने के लिए कंपनी में नियोजित तकनीक का विवरण दिया है।
तकनीक वास्तव में काफी सरल है: एक नेता के रूप में, अपनी टीम के खिलाड़ियों से प्रश्न करें कि वे मीटिंग को सबसे प्रभावी कैसे बनाने का योजना कैसे बनाते हैं और फिर पूछें कि मीटिंग के तुरंत बाद उनके लिए मुख्य लाभ क्या थे।
बॉक लिखते हैं: "यह [..] आपके लोगों को खुद को अपने स्वयं के प्रयोग के रूप में प्रशिक्षित करता है, प्रश्न पूछता है, नए दृष्टिकोण आजमाता है, जो कुछ होता है उसे देखता है, और फिर से प्रयास करता है।"
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