概要
「CNBC」によると、67%の労働者が会議に費やす時間が多すぎると感じています。その結果、彼らは気が散り、目的を明確にするのに苦労し、邪魔を排除し、参加を奨励し、特に行動計画を終えることが難しいと感じています。チームの苦痛を和らげるために、会議と議題プレゼンテーションを使用して、思考を形式化し、最適な議題を作り出し、チームのパフォーマンスを高めるのに役立ちます。
スライドのハイライト
このスライドを使用すると、会議の終わりに何が期待されるかを明確に示すことができます。決定を下す必要がある場合は、それらを直接的に提示し、なぜそれらをできるだけ早く決定しなければならないのかを強調する準備をしてください。これは、目的と目標を明確にし、会議で行わなければならない主要な行動を説明する機会です。
このスライドを使用すると、プレゼンテーションのチェックオフリストを作成することができます。それはプロジェクト、タスク、マイルストーン、レビュー、フィードバックの提供、成功の測定、パフォーマンス指標など、さまざまな項目を含むことができます。リストから項目をチェックオフすることで、参加者全員が達成感を感じ、インスピレーションを得ることができるでしょう。
このスライドを使用して、結論を導き出し、次のステップを決定し、各会議の終わりにタスクを割り当てます。会議の直後に会議のノートを編集して配布し、混乱、遅延、物事が抜け落ちるのを避けるために、各タスクの責任者を適切にタグ付けすることを忘れないでください。
概要
会議の議題には主に4つのタイプがあります：
- 情報提供型 – この議題は、出席者に背景情報を提供する簡単なプレゼンテーションを含みます。通常、上層部からすでに決定が下されている場合に使用されます。この場合、会議の参加者は情報を得るため、理解し、従うために存在します。
- 諮問型 – この議題は、まだ決定が下されていない場合に役立ちます。会議のリーダーは、出席者からの提案、フィードバック、意見を求めることがあります。この議題は、参加者が議論の項目についての懸念、意見、アイデアを声に出すことを可能にします。
- 問題解決型 – この議題は、問題の解決策を見つけるために使用されます。この場合、プレゼンターの目標は、出席者からのアイデアや専門知識を集めることです。これらの会議はブレインストーミングセッションに最適です。
- 助けの要請 – この議題は、個人的または専門的な問題について他人に助けを求めるのに最適です。
アプリケーション
組織心理学者であり、スピーカーであり、リーダーシップチームコンサルタントであり、Roger Schwarz & Associatesの社長兼CEOであるRoger Schwarzは、効果的な会議のための議題を設計するための次のステップを推奨しています:
- チームメンバーからの意見を求める
- 全体のチームに影響を与えるトピックを選択する
- チームが答える必要がある質問として議題のトピックをリストアップする
- トピックの目的が情報を共有すること、意思決定のための意見を求めること、または意思決定をすることであるかを記載する
- 各トピックに対して現実的な時間を見積もる
- 各議題項目に対処するためのプロセスを提案する
- メンバーが会議の準備をする方法を明示する
- 各トピックをリードする責任者を特定する
- 最初のトピックを"必要に応じて議題を見直し、修正する"とする
- 会議を"プラスデルタ"評価法で終える("プラスデルタ"は、経験やイベントに対するフィードバックを提供し、将来の修正と改善のためのアイデアを生成し、収集する評価技術です)。
誰が正しく行っているか
彼の本「Work Rules!」で、Googleの人事部門シニア副社長であるLaszlo Bockは、会社で最も効率的な会議を開催するために採用されている手法を共有しています。
この手法は実際には非常にシンプルです：リーダーとして、チームメンバーに会議を最も効果的にするための計画をどのように立てるかを事前に答えさせ、会議後に彼らにとっての主要な取り組みは何だったかを尋ねます。
Bockは次のように書いています：「それは[..]あなたの人々を自分自身の実験として使用する訓練をします、質問をし、新しいアプローチを試し、何が起こるかを観察し、そして再度試みます。」"