خلاصہ
"CNBC" کے مطابق، 67٪ ملازمین کہتے ہیں کہ وہ میٹنگوں میں بہت زیادہ وقت گزارتے ہیں۔ نتیجتاً، وہ پریشان ہوتے ہیں، مقصد کی تعریف کرنے میں مشکل پیش آتی ہے، توجہ ہٹانے والے عناصر کو ختم کرنا، حصہ لینے کو حوصلہ افزائی کرنا اور خاص طور پر، کارروائی منصوبے کے ساتھ ختم ہونا۔ اپنی ٹیم کو پریشانی سے بچانے کے لئے، میٹنگ اور ایجنڈا پیشکش کا استعمال کریں، جو خیالات کو رسمی بنانے، بہترین ایجنڈے کے ساتھ آگے بڑھنے اور اپنی ٹیم کو اعلی سطح کی کارکردگی کی طرف لے جانے میں مدد کرنے کے لئے تیار کیا گیا ہے۔
سلائیڈ کی خصوصیات
اس سلائیڈ کے ساتھ، واضح طور پر بیان کریں کہ میٹنگ کے اختتام پر کیا توقع کی جاتی ہے۔ اگر فیصلے کرنے ہوں - انہیں سیدھے طریقے سے بیان کریں اور تیار ہوں کیوں کہ یہ ضروری ہے کہ وہ جلد از جلد کیے جائیں۔ یہ آپ کا موقع ہے کہ مقصد اور مقاصد کی وضاحت کریں اور بیان کریں کہ میٹنگ میں کون سے اہم کام ہونے چاہئیں۔
اس سلائیڈ کے ساتھ، آپ اپنی پیشکش کے لئے چیک آف لسٹ بنا سکتے ہیں۔ یہ مختلف اشیاء شامل ہو سکتی ہیں، جیسے پروجیکٹس، کام، میل کے پتھر، جائزے، رائے کی تقسیم، کامیابی کی پیمائش، کارکردگی کے اشارے اور زیادہ۔ فہرست سے چیزوں کو چیک کرنے سے شاید تمام شرکاء کو کامیاب اور پرجوش محسوس ہو۔
ہر میٹنگ کے اختتام پر نتائج نکالنے، اگلے اقدامات کا تعین کرنے اور کاموں کی تفویض کرنے کے لئے یہ سلائیڈ استعمال کریں۔ میٹنگ کے فورا بعد میٹنگ کے نوٹس میں ترمیم کرنا اور تقسیم کرنا نہ بھولیں اور ہر شخص کو ایک کام کے مطابق ٹیگ کریں تاکہ خلط ملط، تاخیر اور چیزوں کو چھوڑنے سے بچا جا سکے۔
جائزہ
میٹنگ کے ایجنڈے کی چار بنیادی قسمیں ہیں:
- معلوماتی – یہ ایجنڈا ایک مختصر پیش کش شامل ہوتا ہے جو حاضرین کو پس منظر کی معلومات فراہم کرتا ہے۔ یہ عموماً اس وقت استعمال ہوتا ہے جب فیصلہ پہلے ہی سے اوپر سے ہو چکا ہوتا ہے۔ اس صورت میں، میٹنگ کے شرکاء صرف معلومات حاصل کرنے، سمجھنے اور پیروی کرنے کے لئے موجود ہوتے ہیں۔
- مشاورتی – جب فیصلہ ابھی تک نہیں ہوا ہوتا تو یہ ایجنڈا مددگار ہوتا ہے۔ میٹنگ کا سربراہ حاضرین سے مشورے، رائے یا خیالات کی درخواست کر سکتا ہے۔ یہ ایجنڈا شرکاء کو اپنی فکریات، رائے اور خیالات کو بحث کے موضوعات کے بارے میں ظاہر کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
- مسئلہ حل کرنے والا – یہ ایجنڈا مسئلہ کا حل نکالنے کے لئے استعمال ہوتا ہے۔اس معاملے میں، پیش کرنے والے کا مقصد حاضرین سے خیالات اور مہارت کو جمع کرنا ہوتا ہے۔ یہ میٹنگز برین سٹارمنگ سیشنز کے لئے بہترین ہیں۔
- مدد کی درخواست – یہ ایجنڈا ذاتی یا پیشہ ورانہ معاملے پر دوسروں سے مدد مانگنے کے لئے بہترین ہے۔
درخواست
روجر شوارٹز، ایک تنظیمی نفسیاتی دان، مقرر، قیادتی ٹیم کے مشاور اور روجر شوارٹز اینڈ ایسوسی ایٹس کے صدر اور سی ای او نے مندرجہ ذیل اقدامات کی تجویز دی ہے تاکہ ایک مؤثر میٹنگ کے لئے ایجنڈا تیار کیا جا سکے:
- ٹیم کے رکنوں سے رائے لیں
- وہ موضوعات منتخب کریں جو پوری ٹیم کو متاثر کرتے ہیں
- ایجنڈا کے موضوعات کو ان سوالات کی شکل میں درج کریں جو ٹیم کو جواب دینے کی ضرورت ہوتی ہے
- یہ ذکر کریں کہ موضوع کا مقصد معلومات شیئر کرنا، فیصلہ سننے کے لئے رائے لینا یا فیصلہ کرنا ہے
- ہر موضوع کے لئے حقیقت پسندانہ وقت کا اندازہ لگائیں
- ہر ایجنڈا کے مادے کو تشخیص کرنے کے لئے ایک عمل تجویز کریں
- یہ واضح کریں کہ رکنوں کو میٹنگ کے لئے کیسے تیار ہونا چاہئے
- یہ شناخت کریں کہ ہر موضوع کی قیادت کس کی ذمہ داری ہے
- پہلا موضوع "جیسے ضرورت ہو ایجنڈا کا جائزہ لینا اور ترمیم کرنا" بنائیں
- میٹنگ کو "پلس ڈیلٹا" تشخیص کے ساتھ ختم کریں ("پلس ڈیلٹا" ایک تشخیصی تکنیک ہے جو تجربہ یا واقعہ پر رد عمل فراہم کرتی ہے تاکہ مستقبل کی ترمیمات اور بہتریوں کے لئے خیالات پیدا کرنے اور اکٹھا کرنے میں مدد کر سکے)۔
کون اسے صحیح کرتا ہے
گوگل
اپنی کتاب، "کام کے اصول!" میں گوگل کے سینئر وائس پریزیڈنٹ آف پیپل آپریشنز، لیزلو بوک، نے کمپنی میں سب سے زیادہ کارگر میٹنگز کو ہولڈ کرنے کے لئے استعمال ہونے والی تکنیک کا اشتراک کیا ہے۔
تکنیک دراصل بہت سادہ ہے: ایک قائد کے طور پر، اپنے ٹیم کے کھلاڑیوں سے سوال کرو کہ وہ میٹنگ کو کس طرح سے سب سے زیادہ مؤثر بنانے کا ارادہ رکھتے ہیں اور پھر میٹنگ کے فورا بعد ان سے پوچھیں کہ ان کے لئے کیا اہم باتیں تھیں۔
بوک لکھتے ہیں: "یہ [..] آپ کے لوگوں کو اپنے آپ کو اپنے آپ کی تجربات کے طور پر استعمال کرنے کی تربیت دیتی ہے، سوالات پوچھتی ہے، نئے طریقے آزماتی ہے، جو کچھ ہوتا ہے اس کا مشاہدہ کرتی ہے، اور پھر دوبارہ کوشش کرتی ہے۔"