개요
"CNBC"에 따르면, 67%의 근로자들은 회의에 너무 많은 시간을 보낸다고 말합니다. 그 결과, 그들은 산만해지고, 목표를 정의하는 데 어려움을 겪으며, 방해를 제거하고, 참여를 장려하며, 특히, 행동 계획으로 끝내는 것에 어려움을 겪습니다. 팀의 고통을 덜어주기 위해, 회의 및 의제 발표를 사용하십시오. 이는 생각을 공식화하고, 최적의 의제를 세우고, 팀의 성능을 더 높은 수준으로 이끌어내는 데 도움이 될 것으로 설계되었습니다.
슬라이드 하이라이트
이 슬라이드를 사용하면 회의 종료 시점에서 기대되는 것이 무엇인지 명확하게 명시할 수 있습니다. 결정이 내려져야 한다면 - 그것들을 직접적인 방식으로 배열하고 왜 그것들이 ASAP로 만들어져야 하는지 강조할 준비를 하십시오. 이것은 목적과 목표를 명확히 하고, 회의에서 반드시 이루어져야 하는 주요 행동을 설명하는 기회입니다.
이 슬라이드를 사용하면 발표를 위한 체크리스트를 만들 수 있습니다. 이는 프로젝트, 작업, 이정표, 검토, 피드백 제공, 성공 측정, 성과 지표 등 다양한 항목을 포함할 수 있습니다. 리스트에서 항목을 체크하면 모든 참가자들이 성취감을 느끼고 영감을 받을 것입니다.
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이 슬라이드를 사용하여 결론을 도출하고, 다음 단계를 결정하며, 각 회의의 끝에서 작업을 할당하세요. 회의 후에는 회의록을 편집하고 배포하는 것을 잊지 마시고, 혼란, 지연, 일이 빠뜨려지는 것을 피하기 위해 각각의 업무를 담당하는 사람을 적절하게 태그하세요.
개요
회의 의제의 주요 유형은 네 가지입니다:
- 정보 제공 – 이 의제는 참석자에게 배경 정보를 제공하는 간단한 발표를 포함합니다. 일반적으로 상위에서 이미 결정이 내려진 경우에 사용됩니다. 이 경우, 회의 참석자들은 정보를 얻고, 이해하고, 따르는 데 있습니다.
- 자문 – 이 의제는 아직 결정이 내려지지 않았을 때 유용합니다. 회의 주재자는 참석자들로부터 제안, 피드백 또는 의견을 요청할 수 있습니다. 이 의제는 참석자들이 논의 사항에 대한 그들의 우려, 의견, 아이디어를 표현할 수 있게 합니다.
- 문제 해결 – 이 의제는 문제 해결책을 마련하는 데 사용됩니다.이 경우, 발표자의 목표는 참석자들로부터 아이디어와 전문 지식을 수집하는 것입니다. 이러한 회의는 브레인스토밍 세션에 완벽합니다.
- 도움 요청 - 이 의제는 개인적이거나 전문적인 문제에 대해 다른 사람들에게 도움을 청하는 데 아주 좋습니다.
응용 프로그램
조직 심리학자이자 연설가, 리더십 팀 컨설턴트, 로저 슈바르츠 & 어소시에이츠의 대표이자 CEO인 로저 슈바르츠는 효과적인 회의를 위한 의제를 설계하기 위해 다음과 같은 단계를 권장합니다:
- 팀 멤버들의 의견을 수렴하십시오
- 전체 팀에 영향을 미치는 주제를 선택하십시오
- 팀이 답변해야 하는 질문으로 의제 주제를 나열하십시오
- 주제의 목적이 정보를 공유하거나, 결정을 위한 의견을 구하거나, 결정을 내리는 것인지를 표시하십시오
- 각 주제에 대해 현실적인 시간을 추정하십시오
- 각 의제 항목을 처리하기 위한 과정을 제안하십시오
- 회의를 위해 어떻게 준비해야 하는지를 명시하십시오
- 각 주제를 이끌어갈 책임자를 식별하십시오
- 첫 번째 주제를 "필요에 따라 의제를 검토하고 수정하십시오"로 설정하십시오
- 회의를 "플러스 델타" 평가("플러스 델타"는 경험이나 이벤트에 대한 피드백을 제공하여 미래의 수정 및 개선을 위한 아이디어를 생성하고 수집하는 평가 기법입니다)로 마무리하십시오.
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누가 잘하고 있는가
구글
그의 책, "Work Rules!"에서 구글의 인사운영 담당 상무 이사인 라슬로 보크는 회사에서 가장 효율적인 회의를 개최하기 위해 사용하는 기법을 공유합니다.
기법은 사실 매우 간단합니다: 리더로서, 팀원들에게 회의를 어떻게 가장 효과적으로 만들 계획인지 묻고, 회의 직후에 그들에게 가장 중요한 핵심 내용이 무엇이었는지 물어보세요.
보크는 이렇게 씁니다: "이것은 [...] 당신의 사람들을 자신들 자신을 실험으로 사용하도록 훈련시킵니다, 질문을 하고, 새로운 접근법을 시도하고, 무슨 일이 일어나는지 관찰하고, 그런 다음 다시 시도하게 합니다."
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