개요
"CNBC"에 따르면, 67%의 근로자들은 회의에 너무 많은 시간을 보낸다고 말합니다. 그 결과, 그들은 산만해지고, 목표를 정의하는 데 어려움을 겪으며, 방해를 제거하고, 참여를 장려하며, 특히, 행동 계획으로 끝내는 것에 어려움을 겪습니다. 팀의 고통을 덜어주기 위해, 회의 및 의제 발표를 사용하십시오. 이는 생각을 공식화하고, 최적의 의제를 세우고, 팀의 성능을 더 높은 수준으로 이끌어내는 데 도움이 될 것으로 설계되었습니다.
슬라이드 하이라이트
이 슬라이드를 사용하면 회의 종료 시점에서 기대되는 것이 무엇인지 명확하게 명시할 수 있습니다. 결정이 내려져야 한다면 - 그것들을 직접적인 방식으로 배열하고 왜 그것들이 ASAP로 만들어져야 하는지 강조할 준비를 하십시오. 이것은 목적과 목표를 명확히 하고, 회의에서 반드시 이루어져야 하는 주요 행동을 설명하는 기회입니다.
이 슬라이드를 사용하면 발표를 위한 체크리스트를 만들 수 있습니다. 이는 프로젝트, 작업, 이정표, 검토, 피드백 제공, 성공 측정, 성과 지표 등 다양한 항목을 포함할 수 있습니다. 리스트에서 항목을 체크하면 모든 참가자들이 성취감을 느끼고 영감을 받을 것입니다.
이 슬라이드를 사용하여 결론을 도출하고, 다음 단계를 결정하며, 각 회의의 끝에서 작업을 할당하세요. 회의 후에는 회의록을 편집하고 배포하는 것을 잊지 마시고, 혼란, 지연, 일이 빠뜨려지는 것을 피하기 위해 각각의 업무를 담당하는 사람을 적절하게 태그하세요.
개요
회의 의제의 주요 유형은 네 가지입니다:
- 정보 제공 – 이 의제는 참석자에게 배경 정보를 제공하는 간단한 발표를 포함합니다. 일반적으로 상위에서 이미 결정이 내려진 경우에 사용됩니다. 이 경우, 회의 참석자들은 정보를 얻고, 이해하고, 따르는 데 있습니다.
- 자문 – 이 의제는 아직 결정이 내려지지 않았을 때 유용합니다. 회의 주재자는 참석자들로부터 제안, 피드백 또는 의견을 요청할 수 있습니다. 이 의제는 참석자들이 논의 사항에 대한 그들의 우려, 의견, 아이디어를 표현할 수 있게 합니다.
- 문제 해결 – 이 의제는 문제 해결책을 마련하는 데 사용됩니다.이 경우, 발표자의 목표는 참석자들로부터 아이디어와 전문 지식을 수집하는 것입니다. 이러한 회의는 브레인스토밍 세션에 완벽합니다.
- 도움 요청 - 이 의제는 개인적이거나 전문적인 문제에 대해 다른 사람들에게 도움을 청하는 데 아주 좋습니다.
응용 프로그램
조직 심리학자이자 연설가, 리더십 팀 컨설턴트, 로저 슈바르츠 & 어소시에이츠의 대표이자 CEO인 로저 슈바르츠는 효과적인 회의를 위한 의제를 설계하기 위해 다음과 같은 단계를 권장합니다:
- 팀 멤버들의 의견을 수렴하십시오
- 전체 팀에 영향을 미치는 주제를 선택하십시오
- 팀이 답변해야 하는 질문으로 의제 주제를 나열하십시오
- 주제의 목적이 정보를 공유하거나, 결정을 위한 의견을 구하거나, 결정을 내리는 것인지를 표시하십시오
- 각 주제에 대해 현실적인 시간을 추정하십시오
- 각 의제 항목을 처리하기 위한 과정을 제안하십시오
- 회의를 위해 어떻게 준비해야 하는지를 명시하십시오
- 각 주제를 이끌어갈 책임자를 식별하십시오
- 첫 번째 주제를 "필요에 따라 의제를 검토하고 수정하십시오"로 설정하십시오
- 회의를 "플러스 델타" 평가("플러스 델타"는 경험이나 이벤트에 대한 피드백을 제공하여 미래의 수정 및 개선을 위한 아이디어를 생성하고 수집하는 평가 기법입니다)로 마무리하십시오.
누가 잘하고 있는가
구글
그의 책, "Work Rules!"에서 구글의 인사운영 담당 상무 이사인 라슬로 보크는 회사에서 가장 효율적인 회의를 개최하기 위해 사용하는 기법을 공유합니다.
기법은 사실 매우 간단합니다: 리더로서, 팀원들에게 회의를 어떻게 가장 효과적으로 만들 계획인지 묻고, 회의 직후에 그들에게 가장 중요한 핵심 내용이 무엇이었는지 물어보세요.
보크는 이렇게 씁니다: "이것은 [...] 당신의 사람들을 자신들 자신을 실험으로 사용하도록 훈련시킵니다, 질문을 하고, 새로운 접근법을 시도하고, 무슨 일이 일어나는지 관찰하고, 그런 다음 다시 시도하게 합니다."