Краткое содержание
Согласно "CNBC," 67% работников говорят, что они проводят слишком много времени на собраниях. В результате они чувствуют себя отвлеченными, испытывают трудности в определении цели, устранении отвлечений, стимулировании участия и, особенно, завершении с планом действий. Чтобы избавить вашу команду от стресса, используйте презентацию Собрание и повестка дня, которая разработана для формализации мыслей, составления оптимальной повестки дня и повышения уровня производительности вашей команды.
Основные моменты слайда
С помощью этого слайда четко определите, что ожидается в конце собрания. Если необходимо принять решения - изложите их прямо и будьте готовы объяснить, почему они должны быть приняты как можно скорее. Это ваш шанс прояснить цель и задачи и описать ключевые действия, которые должны произойти на собрании.
С помощью этого слайда вы можете создать список для проверки в вашей презентации. Он может включать различные пункты, такие как проекты, задачи, вехи, обзоры, доставка отзывов, измерение успеха, показатели производительности и многое другое. Отметка выполненных пунктов в списке, вероятно, вызовет у всех участников чувство достижения и вдохновения.
Используйте этот слайд для подведения итогов, определения следующих шагов и распределения задач в конце каждого собрания. Не забудьте отредактировать и распространить протокол собрания вскоре после его окончания и пометить каждого ответственного за задачу, чтобы избежать путаницы, задержек и пропусков.
Обзор
Существует четыре основных типа повестки дня собрания:
- Информационная – эта повестка дня включает в себя краткую презентацию, которая предоставляет фоновую информацию участникам. Обычно она используется, когда решение уже было принято сверху. В этом случае участники собрания пришли, чтобы получить информацию, понять и следовать.
- Консультативная – эта повестка дня полезна, когда решение еще не было принято. Руководитель собрания может попросить предложения, отзывы или мнения от участников. Эта повестка дня позволяет участникам высказать свои опасения, мнения и идеи по поводу обсуждаемых вопросов.
- Решение проблем – эта повестка дня используется для поиска решения проблемы.В этом случае цель докладчика - собрать идеи и опыт участников. Эти собрания идеально подходят для мозговых штурмов.
- Запрос о помощи – эта повестка дня отлично подходит для того, чтобы попросить других о помощи в личном или профессиональном вопросе.
Приложение
Роджер Шварц, организационный психолог, спикер, консультант по вопросам руководства и президент и генеральный директор Roger Schwarz & Associates рекомендует следующие шаги для составления повестки дня для эффективного собрания:
- Получить входные данные от членов команды
- Выбрать темы, которые затрагивают всю команду
- Сформулировать темы повестки дня в виде вопросов, на которые нужно ответить команде
- Указать, является ли целью темы обмен информацией, получение входных данных для принятия решения или принятие решения
- Оценить реалистичное количество времени для каждой темы
- Предложить процесс рассмотрения каждого пункта повестки дня
- Указать, как члены должны подготовиться к собранию
- Определить, кто отвечает за руководство каждой темой
- Сделать первую тему "пересмотр и изменение повестки дня по мере необходимости"
- Завершить собрание с оценкой "Плюс Дельта" ("Плюс Дельта" - это методика оценки, которая предоставляет обратную связь об опыте или событии с целью генерации и сбора идей для будущих изменений и улучшений).
Кто делает это правильно
В своей книге "Work Rules!" старший вице-президент Google по вопросам работы с персоналом, Ласло Бок, делится техникой, используемой в компании для проведения наиболее эффективных собраний.
Техника довольно проста: как лидер, заставьте участников вашей команды ответить на вопрос о том, как они планируют сделать собрание наиболее эффективным до его начала, а затем спросите, какие были для них ключевые моменты сразу после собрания.
Бок пишет: "Это [..] тренирует ваших сотрудников использовать себя в качестве своих собственных экспериментов, задавая вопросы, пробуя новые подходы, наблюдая за тем, что происходит, а затем пробуя снова."