خلاصه
به گفته "CNBC," 67٪ از کارکنان می گویند زمان زیادی را در جلسات می گذرانند. در نتیجه، آنها حواس پرت می شوند، با مشکل تعریف هدف مواجه می شوند، حواس پرتی ها را حذف می کنند، مشارکت را تشویق می کنند و به خصوص، با یک برنامه عمل پایان می یابند. برای رفع این مشکل برای تیم خود، از ارائه جلسه و دستور کار استفاده کنید که طراحی شده است تا به رسمیت بخشیدن به افکار، تهیه یک دستور کار بهینه و رهبری تیم شما به سطح بالاتری از عملکرد کمک کند.
برجسته های اسلاید
با این اسلاید، به صراحت بیان کنید که در پایان جلسه چه انتظاری می رود. اگر تصمیماتی باید گرفته شود - آنها را به صورت مستقیم بیان کنید و آماده باشید تا تأکید کنید که چرا باید به زودی اتفاق بیفتند. این فرصت شماست تا هدف و اهداف را روشن کنید و اقدامات کلیدی را که باید در جلسه اتفاق بیفتد، توصیف کنید.
با این اسلاید، می توانید یک لیست بررسی برای ارائه خود ایجاد کنید. ممکن است شامل موارد مختلفی باشد، مانند پروژه ها، وظایف، نقاط عطف، بررسی ها، تحویل بازخورد، اندازه گیری موفقیت، شاخص های عملکرد و بیشتر. بررسی اقلام از لیست احتمالا باعث می شود تمام شرکت کنندگان احساس تکمیل و الهام بخش شوند.
این اسلاید را برای رسیدن به نتیجه، تعیین مراحل بعدی و تخصیص وظایف در پایان هر جلسه استفاده کنید. فراموش نکنید که یادداشت های جلسه را کمی بعد از جلسه ویرایش و توزیع کنید و هر فرد مسئول یک وظیفه را مطابقا برچسب بزنید تا از سردرگمی، تاخیر و افتادن چیزها از بین جلوگیری کنید.
بررسی کلی
چهار نوع اصلی دستور جلسه وجود دارد:
- اطلاع رسانی - این دستور کار شامل یک ارائه مختصر است که اطلاعات پس زمینه را به شرکت کنندگان ارائه می دهد. معمولا زمانی استفاده می شود که تصمیم از بالا گرفته شده است. در این حالت، شرکت کنندگان در جلسه برای دریافت اطلاعات، درک و پیروی هستند.
- مشاوره - این دستور کار زمانی مفید است که تصمیمی هنوز گرفته نشده است. رهبر جلسه ممکن است از شرکت کنندگان پیشنهاد، بازخورد یا ورودی بخواهد. این دستور کار به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا نگرانی ها، نظرات و ایده های خود را در مورد موارد بحث بیان کنند.
- حل مشکل - این دستور کار برای رسیدن به راه حل مشکل استفاده می شود.در این مورد، هدف ارائه دهنده جمع آوری ایده ها و تخصص از شرکت کنندگان است. این جلسات برای جلسات مغز فعال عالی هستند.
- درخواست برای کمک - این دستور کار برای درخواست کمک از دیگران در یک مسئله شخصی یا حرفه ای عالی است.
برنامه
روجر شوارتز، یک روانشناس سازمانی، سخنران، مشاور تیم رهبری و رئیس و مدیر عامل روجر شوارتز و همکاران، مراحل زیر را برای طراحی دستور کار برای یک جلسه موثر پیشنهاد می کند:
- جویا شدن از نظرات اعضای تیم
- انتخاب موضوعاتی که بر تمام تیم تاثیر می گذارد
- فهرست موضوعات دستور کار به عنوان سوالاتی که تیم باید به آنها پاسخ دهد
- توجه داشته باشید که آیا هدف از موضوع اشتراک اطلاعات، جویا شدن برای یک تصمیم یا اتخاذ یک تصمیم است
- برآورد یک مقدار واقع بینانه از زمان برای هر موضوع
- یک روند را برای مواجهه با هر مورد دستور کار پیشنهاد کنید
- مشخص کنید که اعضا چگونه باید برای جلسه آماده شوند
- تعیین کنید که کیست که مسئولیت رهبری هر موضوع را بر عهده دارد
- اولین موضوع را "بازبینی و تغییر دستور کار در صورت نیاز" قرار دهید
- جلسه را با یک ارزیابی "Plus Delta" پایان دهید ("Plus Delta" یک روش ارزیابی است که بازخوردی در مورد یک تجربه یا رویداد ارائه می دهد تا ایده ها را برای تغییرات و بهبودهای آینده تولید و جمع آوری کند).
چه کسی آن را درست انجام می دهد
گوگل
در کتاب خود، "قوانین کار!" معاون ارشد گوگل در عملیات افراد، لازلو بوک، تکنیکی را که در شرکت برای برگزاری موثرترین جلسات استفاده می شود، به اشتراک می گذارد.
این تکنیک در واقع بسیار ساده است: به عنوان یک رهبر، از اعضای تیم خود بخواهید که پاسخ به سوال اینکه چگونه قصد دارند جلسه را موثرتر کنند قبل از آن و سپس بپرسید که چه چیزهای کلیدی برای آنها بلافاصله پس از جلسه بود.
بوک می نویسد: "این [..] افراد شما را آموزش می دهد تا خود را به عنوان آزمایش های خود استفاده کنند، سوالاتی بپرسند، رویکردهای جدیدی را امتحان کنند، مشاهده کنند که چه اتفاقی می افتد، و سپس دوباره تلاش کنند."