Sinopse
De acordo com a "CNBC," 67% dos trabalhadores dizem que passam tempo demais em reuniões. Como resultado, sentem-se distraídos, lutam para definir o objetivo, eliminar distrações, incentivar a participação e, especialmente, terminar com um plano de ação. Para poupar a sua equipe do estresse, use a apresentação Reunião & Agenda, que é projetada para ajudar a formalizar pensamentos, elaborar uma agenda ótima e levar a sua equipe a um nível superior de desempenho.
Destaques do slide
Com este slide, declare claramente o que é esperado no final da reunião. Se houver decisões a serem tomadas - apresente-as de maneira direta e esteja pronto para enfatizar por que elas devem ser tomadas o mais rápido possível. Esta é a sua chance de esclarecer o propósito e os objetivos e descrever as principais ações que devem ocorrer na reunião.
Com este slide, você pode criar uma lista de verificação para a sua apresentação. Ela pode incluir diferentes itens, como projetos, tarefas, marcos, revisões, entrega de feedback, medidas de sucesso, indicadores de desempenho e mais. Marcar itens da lista provavelmente fará com que todos os participantes se sintam realizados e inspirados.
Use este slide para tirar conclusões, determinar os próximos passos e atribuir tarefas no final de cada reunião. Não se esqueça de editar e distribuir as notas da reunião pouco depois da mesma e marcar cada pessoa responsável por uma tarefa de forma adequada para evitar confusão, atrasos e coisas que caem pelo caminho.
Visão Geral
Existem quatro tipos principais de agenda de reunião:
- Informativa – esta agenda envolve uma breve apresentação que fornece informações de fundo aos participantes. Normalmente é usada quando uma decisão já foi tomada de cima para baixo. Neste caso, os participantes da reunião estão lá para se informar, compreender e seguir.
- Consultiva – esta agenda é útil quando uma decisão ainda não foi tomada. O líder da reunião pode pedir sugestões, feedback ou contribuições dos participantes. Esta agenda permite aos participantes expressar suas preocupações, opiniões e ideias sobre os itens de discussão.
- Resolução de problemas – esta agenda é usada para chegar a uma solução para um problema.Neste caso, o objetivo do apresentador é recolher as ideias e a expertise dos participantes. Estas reuniões são perfeitas para sessões de brainstorming.
- Pedido de ajuda – esta agenda é ótima para pedir ajuda a outros numa questão pessoal ou profissional.
Aplicação
Roger Schwarz, um psicólogo organizacional, palestrante, consultor de equipes de liderança e presidente e CEO da Roger Schwarz & Associates recomenda os seguintes passos para elaborar uma agenda para uma reunião eficaz:
- Peça a opinião dos membros da equipe
- Selecione tópicos que afetem toda a equipe
- Liste os tópicos da agenda como perguntas que a equipe precisa responder
- Indique se o propósito do tópico é compartilhar informações, buscar opiniões para uma decisão ou tomar uma decisão
- Estime um tempo realista para cada tópico
- Propor um processo para tratar cada item da agenda
- Especifique como os membros devem se preparar para a reunião
- Identifique quem é responsável por liderar cada tópico
- Faça do primeiro tópico "revisar e modificar a agenda conforme necessário"
- Termine a reunião com uma avaliação "Plus Delta" ("Plus Delta" é uma técnica de avaliação que fornece feedback sobre uma experiência ou evento a fim de gerar e coletar ideias para futuras modificações e melhorias).
Quem faz isso certo
No seu livro, "Work Rules!" o Vice-Presidente Sênior de Operações de Pessoas do Google, Laszlo Bock, compartilha a técnica empregada na empresa para realizar as reuniões mais eficientes.
A técnica é bastante simples, na verdade: como líder, faça com que os membros da sua equipe respondam à pergunta de como planejam tornar a reunião mais eficaz antes dela acontecer e depois pergunte quais foram os principais pontos que eles retiraram logo após a reunião.
Bock escreve: "Isso [..] treina as suas pessoas para se usarem como seus próprios experimentos, fazendo perguntas, tentando novas abordagens, observando o que acontece e depois tentando novamente."