सारांश
क्या आपको अपनी कंपनी की बुककीपिंग को बेहतर तरीके से प्रबंधित करने की आवश्यकता है? हमने एक बुककीपिंग डैशबोर्ड स्प्रेडशीट टेम्पलेट बनाया है जो Excel और Google Sheets में उपलब्ध है जिसका आप अपनी बुककीपिंग में सहायता के लिए उपयोग कर सकते हैं। चाहे आप एक छोटा व्यापार हों जिसे अपनी वित्तीय स्थिति को प्रबंधित करने की आवश्यकता हो, एक बुककीपिंग और पेयरोल सेवा प्रदाता, या एक बड़ी कंपनी के अंदर काम करने वाला लेखाकार, यह बुककीपिंग स्प्रेडशीट विस्तृत चार्ट्स और ग्राफ प्रदान करता है जिससे आप अपनी आय, व्यय, और लाभ को किसी भी समयावधि में आसानी से ट्रैक कर सकते हैं।
हम अब आपको दिखाएंगे कि कैसे हमने बनाए हुए बुककीपिंग डैशबोर्ड टेम्पलेट का उपयोग करके आप अपने बुककीपिंग डेटा को आसानी से प्रबंधित और दृश्य कर सकते हैं ताकि आप सुंदर बुककीपिंग रिपोर्ट्स बना सकें।
अपने फ़ील्ड्स को परिभाषित करें
बुककीपिंग डैशबोर्ड टेम्पलेट Fields टैब के साथ शुरू होता है। अपनी सामान्य रिपोर्ट और कंपनी का शीर्षक दर्ज करें, जो बुककीपिंग टेम्पलेट के हर पृष्ठ पर दिखाई देगा। इसके नीचे, ड्रॉपडाउन फ़ील्ड्स जो बाकी स्प्रेडशीट में संदर्भित होंगे, वे परिभाषित किए जाते हैं। आय का स्रोत, आय श्रेणी, और व्यय श्रेणी फ़ील्ड्स दर्ज करें जो आपका व्यापार उपयोग करता है।व्यय श्रेणी के बगल में, आप डेटा दर्ज करने वाले लेखाकारों या बुककीपर्स के नाम भी परिभाषित कर सकते हैं।
विक्रेताओं के टैब पर, विक्रेता का नाम, विक्रेता श्रेणी, विक्रेता उत्पाद, संपर्क नाम और सभी विक्रेताओं की संपर्क जानकारी परिभाषित करें जिनके साथ आप व्यापार करते हैं। हैकेट ग्रुप के अनुसंधान के आधार पर, औसत कंपनी में 1 अरब डॉलर के खर्च में 3,000 आपूर्तिकर्ता होते हैं, और प्रमुख कंपनियां आसानी से लाखों आपूर्तिकर्ता रख सकती हैं। ये केवल भौतिक सामग्री नहीं हैं। एक अन्य रिपोर्ट ने पाया कि औसत कंपनी 40 से 60 SaaS अनुप्रयोगों का उपयोग करती है, जबकि उद्यम व्यवसाय 364 ऐप्स तक. यहां तक कि 50 से कम कर्मचारियों वाली कंपनियां भी 16 SaaS ऐप्स का औसतन उपयोग करती हैं. इसलिए चाहे आपका आकार कितना भी हो, अपनी सभी विक्रेता जानकारी को एक स्थान पर प्रबंधित करने के लिए डेटाबेस होना आवश्यक है.
आय और व्यय का ट्रैक करें
एक बार जब आपकी आय, व्यय, और विक्रेता श्रेणियाँ परिभाषित हो जाती हैं, तो आय और व्यय टैब्स का उपयोग करके एक लेखा खतावली के साथ अपनी आय और व्यय का ट्रैक करें। आय टैब से शुरू करें। लेन-देन की तारीख और आय का विवरण दर्ज करें। फिर, ड्रॉपडाउन फील्ड से आय श्रेणी का चयन करें और विक्रेता और आय स्रोत, आय राशि, और किसी भी कर जो उस प्रविष्टि के साथ इकट्ठा किया गया था, का चयन करें।
क्योंकि आय और व्यय कर क्षेत्र और व्यक्तिगत आइटम के अनुसार भिन्न हो सकते हैं, इसलिए कर स्तंभ एक संपादन योग्य उपयोगकर्ता इनपुट है।लेकिन यदि आपकी कर दर काफी स्थिर है, जैसे कि यदि आप एक ही क्षेत्र में सभी व्यापार करते हैं, तो इन स्तंभों में एक सरल गणना जोड़ी जा सकती है उपयोग की सुविधा के लिए। नेट कुल फिर राशि और कर के आधार पर गिनी जाती है। अंत में, यदि कई टीम के सदस्य डेटा दर्ज करेंगे, तो चुनें कि किसने लेन-देन दर्ज किया था, यदि बाद में सड़क पर प्रश्न उठते हैं।[text] [double] [text]व्यय टैब भी इसी तरह काम करता है। तारीख, विवरण, श्रेणी, विक्रेता, व्यय राशि, कर देय, और किसने प्रविष्टि दर्ज की, ये सब दर्ज करें। यदि एक लेन-देन को आगे की व्याख्या की आवश्यकता होती है, तो नोट्स स्तंभ का उपयोग बाद में संदर्भित करने के लिए या अन्य टीम के सदस्यों द्वारा संदर्भित करने के लिए आवश्यक विवरण दर्ज करने के लिए किया जा सकता है।
यह स्प्रेडशीट कई वर्षों के डेटा को समायोजित करने के लिए बनाई गई है, ताकि आप या तो हर नई वित्तीय वर्ष के लिए इस स्प्रेडशीट की एक नई कॉपी बना सकते हैं या इसे एक एकल सत्य का स्रोत सामान्य खाता बही के रूप में उपयोग कर सकते हैं एक ही स्थान पर कई वर्षों के लेन-देन डेटा को ट्रैक करने के लिए। याद रखें, यदि आप अपनी कंपनी की आय और व्यय को प्रबंधित करने के लिए इस बुककीपिंग डैशबोर्ड का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप इसे अभी डाउनलोड और अनुकूलित कर सकते हैं।
रिपोर्ट्स के लिए डेटा विज़ुअलाइज़ करें
अब जब आपने अपने आय और व्यय के टैब में अपने सभी लेन-देन डेटा को लोड कर दिया है, तो डैशबोर्ड टैब पर जाएं और विश्लेषण के लिए किसी भी तारीख की सीमा को फ़िल्टर करें। फ़िल्टर एक एकल आय श्रेणी और व्यय श्रेणी का चयन करने की भी अनुमति देते हैं अधिक विस्तृत विश्लेषण के लिए। इसका प्रभावशाली होने का कारण यह हो सकता है क्योंकि यह डैशबोर्ड अनिश्चित अवधि के लिए महीने के अनुसार लेन-देन डेटा को ट्रैक करता है। चूंकि इन फ़िल्टरों से सभी नीचे दिए गए चार्ट्स प्रभावित होते हैं, आप एक एकल आय या व्यय श्रेणी को कई वर्षों की अवधि में महीने के अनुसार कैसे बदलता है, इसे ट्रैक कर सकते हैं गहरे विश्लेषण के लिए।
चार्ट्स पहले सभी "आय बनाम व्यय," के साथ एक कुल सारांश के साथ संगठित किए जाते हैं, साथ ही "कुल लाभ," दिए गए फ़िल्टर अवधि के दौरान। जैसे-जैसे फ़िल्टर रेंज बदलती है, यह डेटा भी बदलता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपकी चयनित तारीख की सीमा आपके द्वारा मूल्यांकन करने वाली अवधि के अनुरूप है।
उसके नीचे, "महीने के अनुसार कुल आय" और "महीने के अनुसार कुल व्यय" को एक रेखा चार्ट समय श्रृंखला में दर्शाया गया है।यदि किसी विशेष आय या व्यय फ़िल्टर को लागू किया जाता है, तो ये चार्ट्स केवल उस विशेष श्रेणी के लिए डेटा दिखाएंगे।
फिर, "महीने के अनुसार संचित आय" और "महीने के अनुसार संचित व्यय" दो बार चार्ट्स में जोड़े जाते हैं। यह एक नजर में आपकी आय और व्यय कितनी तेजी से बढ़ रहे हैं, यह मूल्यांकन करने में मदद करता है।
उसके बाद, "महीने के अनुसार आय बनाम व्यय" को एक बार चार्ट में एक के बगल में तुलना की जाती है और एक क्षेत्र चार्ट में एक दूसरे के ऊपर ओवरले की जाती है, ताकि आपके डेटा को रिपोर्ट्स के लिए कैसे प्रदर्शित किया जाता है, इसके लिए कई दृश्य प्रदान की जा सकें।
एक और समय श्रृंखला "महीने के अनुसार लाभ," साथ ही "महीने के अनुसार लाभ, आय, और व्यय," का ट्रैक रखती है, ताकि समय के साथ महत्वपूर्ण लाभ, आय, और व्यय संबंधी ट्रेंड्स को गहराई से विश्लेषण के लिए उभारा जा सके।
अंत में, "श्रेणी का अवलोकन" खंड सभी आय श्रेणियों का विवरण एक बार चार्ट और एक पाई चार्ट के रूप में देता है। उसके नीचे, सभी व्यय श्रेणियाँ एक बार चार्ट और एक पाई चार्ट के रूप में दर्शाई जाती हैं।
नीचे, एक विश्लेषण सारणी सभी महीनों और श्रेणियों के लिए डेटा का विस्तार से विवरण देती है जो खोज फ़िल्टर में हैं ताकि आप एक नज़र में संख्याओं को देख सकें। ये रिपोर्ट्स अपने व्यापार की वित्तीय स्वास्थ्य को समय के साथ ट्रैक करने, वार्षिक और तिमाही बजट तय और बनाए रखने, और हेडकाउंट वृद्धि और अन्य विकास मीलकठौलियों के लिए योजना बनाने के लिए आवश्यक हैं।
यदि समस्याएं उत्पन्न होती हैं: यदि आपको फ़िल्टरों के साथ कोई समस्या हो या आपको उन्हें संपादित करने की आवश्यकता हो, तो विश्लेषण टैब को अनहाइड करें, जहां सभी गणनाएं की जाती हैं। ये फ़िल्टर अपने डेटा को आय और व्यय टैब्स पर छिपे हुए स्तंभों से प्राप्त करते हैं, इसलिए यदि कुछ काम नहीं कर रहा है जैसा कि इरादा किया गया था या यदि अतिरिक्त सुविधाएं जोड़नी हैं, तो इन स्तंभों को भी अनहाइड करने की आवश्यकता हो सकती है। [double]
अतिरिक्त सहायता के लिए इस मॉडल को संपादित करने में, मॉडल के कवर पेज पर "प्रतिक्रिया" बटन के माध्यम से संपर्क करें और अपना ईमेल शामिल करें, और हम आपकी सीधे सहायता करेंगे।
चाहे आप प्रारंभिक स्तर का बुककीपर, स्वतंत्र उद्यमी, या एक बड़ी फर्म के लिए काम करने वाले लेखाकार हों, आपको आपकी वित्तीय जानकारी को एक नजर में दिखाने वाले आसान-से-पढ़ने वाले चार्ट्स की आवश्यकता होती है। यह बुककीपिंग डैशबोर्ड स्प्रेडशीट बाहरी हितधारकों के साथ साझा करने के लिए अद्वितीय है या भविष्य के लिए सर्वश्रेष्ठ निर्णय लेने के लिए आवश्यक उपकरणों के साथ आंतरिक विश्लेषकों को सक्षम करता है। अपनी बुककीपिंग को सुपरचार्ज करने के लिए, आप इस बुककीपिंग टेम्पलेट को माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या गूगल शीट्स में अभी डाउनलोड और अनुकूलित कर सकते हैं।
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