خلاصہ
کیا آپ کو اپنی کمپنی کی بک کیپنگ کو بہتر طریقے سے انتظام کرنے کی ضرورت ہے؟ ہم نے ایک بک کیپنگ ڈیش بورڈ اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ تیار کیا ہے جو ایکسل اور گوگل شیٹس میں موجود ہے جس کا آپ اپنی بک کیپنگ میں مدد کے لئے استعمال کر سکتے ہیں۔ چاہے آپ ایک چھوٹا کاروبار ہوں جسے اپنی مالیت کا انتظام کرنے کی ضرورت ہو، بک کیپنگ اور تنخواہ سروس فراہم کرنے والا یا ایک بڑی کمپنی میں کام کرنے والا محاسب، یہ بک کیپنگ اسپریڈ شیٹ تفصیلی چارٹس اور گرافس فراہم کرتی ہے تاکہ آپ آسانی سے اپنی آمدنی، اخراجات اور منافع کا تعقب کر سکیں۔
ہم آپ کو اب دکھائیں گے کہ کیسے آپ بک کیپنگ ڈیش بورڈ ٹیمپلیٹ کا استعمال کرکے آسانی سے اپنے بک کیپنگ کے اعداد و شمار کا انتظام کریں اور خوبصورت بک کیپنگ رپورٹس تیار کریں۔
اپنے فیلڈز کی تعریف کریں
بک کیپنگ ڈیش بورڈ ٹیمپلیٹ فیلڈز ٹیب سے شروع ہوتی ہے۔ اپنی عمومی رپورٹ اور کمپنی کا عنوان درج کریں، جو بک کیپنگ ٹیمپلیٹ کے ہر صفحے پر ظاہر ہوگا۔ اس کے نیچے، ڈراپ ڈاؤن فیلڈز جو باقی اسپریڈ شیٹ میں حوالہ دیے گئے ہوںگے وہ تعریف کی گئی ہیں۔ آمدنی کا ذریعہ، آمدنی کی قسم، اور اخراجات کی قسم کے فیلڈز درج کریں جو آپ کا کاروبار استعمال کرتا ہے۔اخراجات کی قسم کے بجائے ، آپ محاسبین یا کتابداروں کے نام بھی تعریف کر سکتے ہیں جو ڈیٹا درج کریں گے۔
وینڈرز ٹیب پر، وینڈر کا نام، وینڈر کی قسم، وینڈر کی مصنوعات، رابطہ کرنے والے کا نام اور تمام وینڈرز کی رابطہ معلومات کو تعریف کریں جن سے آپ کاروبار کرتے ہیں۔ ہیکٹ گروپ کی تحقیق کے مطابق، اوسط کمپنی میں 1 ارب ڈالر کی خرچ پر 3,000 سپلائر ہوتے ہیں، اور بڑی کمپنیاں آسانی سے لاکھوں سپلائرز رکھ سکتی ہیں۔ یہ صرف مادی اشیاء نہیں ہیں۔ ایک اور رپورٹ نے یہ پایا ہے کہ اوسط کمپنی 40 سے 60 SaaS ایپلیکیشنز استعمال کرتی ہے، جبکہ انٹرپرائز کاروبار 364 تک ایپس۔ حتی کہ 50 سے کم ملازمین والی کمپنیاں بھی 16 SaaS ایپس کا اوسط استعمال کرتی ہیں۔ تو آپ کا حجم جو بھی ہو، یہ ضروری ہے کہ آپ کے پاس ایک ڈیٹا بیس ہو تاکہ آپ اپنی تمام وینڈر معلومات کو ایک جگہ میں انتظام کر سکیں۔
آمدنی اور اخراجات کا ٹریک رکھیں
جب آپ کی آمدنی، اخراجات اور وینڈر زمرے تعریف کر لیے گئے ہوں، تو آمدنی اور اخراجات کے ٹیبز کا استعمال کریں تاکہ آپ ایک اکاؤنٹنگ لیجر کے ساتھ آپ کی آمدنی اور اخراجات کا ٹریک رکھ سکیں۔ آمدنی ٹیب کے ساتھ شروع کریں۔ ٹرانزیکشن کی تاریخ اور آمدنی کی تفصیل داخل کریں۔ پھر، ڈراپ ڈاؤن فیلڈ سے آمدنی کی قسم منتخب کریں اور وینڈر اور آمدنی کا ذریعہ، آمدنی کی رقم، اور کسی بھی ٹیکس کو منتخب کریں جو اس انٹری کے ساتھ جمع کیا گیا ہو۔
کیونکہ آمدنی اور اخراجات کے ٹیکس علاقے اور فردی آئٹم کی بنیاد پر مختلف ہو سکتے ہیں، لہذا ٹیکس کالم ایک ترمیم پذیر صارف ان پٹ ہے۔لیکن اگر آپ کی ٹیکس کی شرح کافی مستقل ہے، جیسے کہ آپ ایک ہی علاقے میں کاروبار کرتے ہیں، تو ان کالموں میں آسانی کے لئے ایک سادہ حساب لگایا جا سکتا ہے۔ پھر مقدار اور ٹیکس کی بنا پر نیٹ ٹوٹل کا حساب لگایا جاتا ہے۔ آخر میں، اگر متعدد ٹیم کے رکن ڈیٹا درج کریں گے تو معاملے میں کون نے معاملہ درج کیا ہے، اس کا انتخاب کریں تاکہ بعد میں سوالات اٹھنے پر۔[text] [double] [text] اخراجات کا ٹیب بھی اسی طرح کام کرتا ہے۔ تاریخ، تفصیل، زمرہ، وینڈر، اخراجات کی مقدار، ٹیکس کی وجہ سے، اور کس نے انٹری درج کی ہے، یہ سب درج کریں۔ اگر کوئی معاملہ مزید وضاحت کی ضرورت ہوتی ہے، تو نوٹس کالم کو استعمال کرکے جو تفصیلات بعد میں حوالہ دینے یا دوسرے ٹیم کے رکنوں کی طرف سے حوالہ دینے کی ضرورت ہوتی ہیں، وہ درج کی جا سکتی ہیں۔
یہ اسپریڈ شیٹ متعدد سالوں کے ڈیٹا کو سموچنے کے لئے تیار کی گئی ہے، تو آپ یا تو ہر نئے مالی سال کے لئے اس اسپریڈ شیٹ کی نئی کاپی بنا سکتے ہیں یا اسے ایک واحد حقیقت کے عمومی لیجر کے طور پر استعمال کر سکتے ہیں تاکہ ایک جگہ میں متعدد سالوں کے معاملے کے ڈیٹا کا ٹریک رکھیں۔ یاد رکھیں، اگر آپ اپنی کمپنی کی آمدنی اور اخراجات کا انتظام کرنے کے لئے اس بک کیپنگ ڈیش بورڈ کا استعمال کرنا چاہتے ہیں، تو آپ ابھی ڈاؤن لوڈ کرکے اسے ترتیب دے سکتے ہیں۔
رپورٹس کے لئے ڈیٹا کو واضح کریں
اب آپ نے اپنی آمدنی اور اخراجات کے ٹیبز میں اپنے تمام ٹرانزیکشن کے ڈیٹا کو لوڈ کر دیا ہے، ڈیش بورڈ ٹیب پر جائیں اور تجزیہ کے لئے کسی بھی تاریخ کی مدت کو فلٹر کریں۔ فلٹرز آپ کو ایک منفرد آمدنی کی قسم اور اخراجات کی قسم کا انتخاب کرنے کی بھی اجازت دیتے ہیں تاکہ زیادہ گرینولر تجزیہ کیا جا سکے۔ اس کا اثر یہ ہو سکتا ہے کہ یہ ڈیش بورڈ لامحدود مہینوں کے لئے مہینہ وار ٹرانزیکشن ڈیٹا کا ٹریک رکھتا ہے۔ چونکہ ان تمام چارٹس کو ان فلٹرز سے متاثر کیا جاتا ہے، لہذا آپ کوئی بھی آمدنی یا اخراجات کی قسم کو متعدد سالوں کی مدت میں مہینہ بہ مہینہ تبدیل ہوتے ہوئے ٹریک کر سکتے ہیں تاکہ گہرے تجزیے کے لئے۔
چارٹس کو پہلے ہی تمام "آمدنی بنام اخراجات," کے ساتھ "کل منافع," کا مکمل خلاصہ دیا گیا ہے، جو دیے گئے فلٹر مدت کے دوران ہوتا ہے۔ جیسے جیسے فلٹر کی مدت تبدیل ہوتی ہے، یہ ڈیٹا بھی تبدیل ہوتا ہے، لہذا یقینی بنائیں کہ آپ کی منتخب کردہ تاریخ کی مدت آپ کو جو مدت معائنہ کرنا چاہتے ہیں، اس کے مطابق درست ہے۔
اس کے نیچے، "مہینہ وار کل آمدنی" اور "مہینہ وار کل اخراجات" کو لائن چارٹ ٹائم سیریز میں واضح کیا گیا ہے۔اگر کوئی خاص آمدنی یا اخراجات کا فلٹر لگایا گیا ہو تو یہ چارٹ صرف اس خاص زمرے کے لئے ڈیٹا دکھائیں گے۔
پھر، "ماہانہ آمدنی کا مجموعہ" اور "ماہانہ اخراجات کا مجموعہ" دو بار چارٹس میں ٹیلی ہوتا ہے۔ یہ آپ کی آمدنی اور اخراجات کتنی تیزی سے بڑھ رہی ہیں، اس کا اندازہ لگانے میں مدد کرتا ہے۔
اس کے بعد، "ماہانہ آمدنی بمقابلہ اخراجات" کو ایک بار چارٹ میں آپس میں موازنہ کیا جاتا ہے اور ایک علاقہ چارٹ میں ایک دوسرے کے اوپر رکھا جاتا ہے تاکہ آپ کے ڈیٹا کو رپورٹس کے لئے کس طرح دکھایا جاتا ہے، اس کے لئے متعدد مناظر فراہم کیے جاتے ہیں۔
ایک اور وقتی سلسلہ "ماہانہ منافع" کو ٹریک کرتا ہے، ساتھ ہی "منافع، آمدنی، اور ماہانہ اخراجات"، تاکہ وقت کے ساتھ منافع، آمدنی، اور اخراجات سے متعلق اہم رجحانات کو زیادہ تجزیہ کے لئے سامنے لایا جا سکے۔
آخر میں، "زمرہ جات کا جائزہ" حصہ تمام آمدنی زمرہ جات کی تفصیلات کو ایک بار چارٹ اور ایک پائی چارٹ کے طور پر بیان کرتا ہے۔ اس کے نیچے، تمام اخراجات کے زمرے ایک بار چارٹ اور ایک پائی چارٹ کے طور پر دکھائے جاتے ہیں۔
نیچے، تجزیہ کی میز تمام مہینوں اور زمرہ جات کے لئے ڈیٹا کی تفصیلات پیش کرتی ہے جو تلاش فلٹر میں ہیں تاکہ آپ اعداد و شمار ایک نظر میں دیکھ سکیں۔ یہ رپورٹس آپ کے کاروبار کی مالی صحت کو وقت کے ساتھ ٹریک کرنے کے لئے ضروری ہیں، سالانہ اور سہ ماہی بجٹس کو مقررہ اور برقرار رکھنے، اور ہیڈ کاؤنٹ میں اضافے اور دیگر نمو کے میل کاپیں منصوبہ بنانے کے لئے۔
اگر مسائل پیدا ہوتے ہیں: اگر آپ کو فلٹرز کے ساتھ کوئی مسئلہ ہو یا انہیں ترمیم کرنے کی ضرورت ہو، تو تجزیہ ٹیب کو غیر مخفی کریں، جہاں تمام حساب و کتاب کی جاتی ہے۔ یہ فلٹرز اپنے ڈیٹا کو آمدنی اور اخراجات کے ٹیبز پر مخفی کالموں سے حاصل کرتے ہیں، لہذا ان کالموں کو بھی غیر مخفی کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے اگر کچھ کام کرنے کے طور پر نہیں ہو رہا ہو یا اگر اضافی خصوصیات شامل کرنے کی ضرورت ہو۔ [double]
مزید مدد کے لئے اس ماڈل میں ترمیم کرنے کے لئے، "فیڈ بیک" بٹن پر کلک کریں جو ماڈل کے کور پیج پر موجود ہے اور اپنا ای میل شامل کریں، اور ہم آپ کی براہ راست مدد کریں گے۔
چاہے آپ ایک ابتدائی سطح کا کتابی ہوں، اکیلا کاروباری یا بڑی فرم کے لئے کام کرنے والا محاسب، آپ کو آپ کی مالی معلومات کو ایک نظر میں دیکھنے کے لئے آسان پڑھنے والے چارٹ کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہ بک کیپنگ ڈیش بورڈ اسپریڈ شیٹ بیرونی حصول داروں کے ساتھ شیئر کرنے کے لئے مکمل ہے یا اندرونی تجزیہ کاروں کو ان کے پاس آنے والے بہترین فیصلوں کے لئے ضروری اوزار فراہم کرتی ہے۔ اپنی کتابی کو سپر چارج کرنے کے لئے، آپ ابھی مائیکروسافٹ ایکسل یا گوگل شیٹس میں یہ کتابی ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ اور ترمیم کر سکتے ہیں۔
اس کی طرح مزید دیکھنے کے لئے، ہمارے [related bracelet="annual4"] اور [related bracelet="qrep"] پریزینٹیشن ٹیمپلیٹس کی جانچ پڑتال کریں تاکہ آپ کی سالانہ اور سہ ماہی رپورٹس کی ڈیزائن اور ترتیب کو سپر چارج کریں۔
