Synopsis
هل يُعد برنامج الفواتير السيئ مشكلة؟ يوفر قالب جدول البيانات هذا تحصيل الفواتير جداول بيانات فواتير قابلة للطباعة لتلبية جميع احتياجات الأعمال، مع قوالب مخصصة للشركات الصغيرة، المستقلين، الاستشاريين، المقاولين أو الشركات الكبرى. يمكنك إدخال الخدمات القابلة للفوترة، كميات المنتجات، والمصروفات الإضافية، وسيقوم قالبنا بحساب الإجماليات مع مراعاة الضرائب والرسوم. يمكنك تفصيل الرسوم حسب الخدمات، كميات المنتجات، الساعات أو جميعها معًا. كما يقوم نموذج الفاتورة الأولية بحساب تكاليف الشحن، الرسوم الجمركية، التأمين، الرسوم القانونية ورسوم التفتيش للطلبات الدولية. أما فاتورة المبيعات للشركات فتأخذ في الاعتبار أسعار صرف العملات للصفقات الدولية. وأخيرًا، يقوم متتبع الفواتير بحصر الفواتير غير المسددة لمتابعة الفواتير المدفوعة والمستحقة.
هل سمعت عن عملية الاحتيال الأخيرة المتعلقة بفواتير PayPal؟ يستخدم المحتالون فواتير مزيفة لخداع الشركات الصغيرة، الأفراد، وحتى الشركات الكبرى لإرسال أموال إلى حسابات احتيالية تنتحل صفة شركات حقيقية. يمكن أن تكون عمليات الاحتيال عبر الفواتير المزيفة مدمرة للغاية، حيث تسببت عمليات مماثلة في خسارة شركات تقنية كبرى مثل فيسبوك وجوجل مئات الملايين من الدولارات في عام 2019.
تحصيل الفواتيرشرح احتيال فواتير باي بال
إذا سبق لك استخدام باي بال، فأنت تعلم أنه يتيح للبائعين إنشاء فواتير وإرسالها إلى حسابات مستخدمين آخرين لدفع ثمن منتج أو خدمة مباشرة عبر المنصة. الاحتيال المنتشر حالياً يستغل ضعف مرشحات الأمان في باي بال، والتي لا تتحقق بشكل مزدوج من صحة الفاتورة. هذا الاحتيال يجعل من السهل على المحتالين إرسال فواتير تطلب دفع مقابل خدمة لمستخدمين آخرين على باي بال. في هذا المثال، طلب "قسم الفوترة في باي بال" مبلغ ألف دولار مقابل عملية شراء وهمية لبطاقة هدايا وول مارت الإلكترونية.يرسل بعض المحتالين تقديرات فواتير، مثل هذا المثال حيث تم طلب ستة عشر مائة دولار لاتصال إنترنت جديد. في هذه الحالة، الهدف هو أن ينقر المستخدم على رابط احتيالي أو يتصل برقم هاتف مزيف.
أحياناً تطلب هذه الفواتير الدفع نقداً، أو أحياناً بالعملات الرقمية، لكنها غالباً ما تتضمن عبارات مثل "هذه فاتورتك" أو "تم تحديث الفاتورة" مع زر يقول "عرض ودفع الفاتورة." هذا يقلد فاتورة باي بال حقيقية ويتم إرساله من خلال نسخة مزيفة من عنوان البريد الإلكتروني service@paypal.com. وهذه الاحتيالات لا تقتصر فقط على الفواتير المزيفة - فقد تلقينا حتى رسالة نصية مزيفة من دعم باي بال أثناء بحثنا لهذا المقال.
فما الذي يمكنك فعله إذا تلقيت إحدى هذه الفواتير الاحتيالية؟ أولاً، لا تنقر على أي شيء، ولا تتصل بأي أرقام. تحقق من وجود أخطاء إملائية، وإذا لم تكن متأكداً من صحتها، تحقق من حسابك في باي بال على جهاز منفصل أو من خلال تطبيق باي بال مباشرة. وكن حذراً؛ فهذه الاحتيالات لا تقتصر فقط على باي بال.لقد استغل المحتالون أيضاً نطاقات Quickbooks لإرسال فواتير خبيثة تم إنشاؤها باستخدام حساب QuickBooks مجاني، وقاموا بتزوير طلبات دفع باسم علامات تجارية مثل Norton antivirus أو Office 365. ثم يقوم هؤلاء المحتالون بإقناع ضحاياهم بالاتصال برقم هاتف لمعرفة المزيد، مما يمنحهم فائدة إضافية: رقم هاتف يمكنهم استخدامه لإجراء عمليات احتيال متكررة. إلى أي مدى يمكن أن يكون التعرض للاحتيال عبر الفواتير سيئاً؟ اكتشفت كل من Google وFacebook ذلك بالطريقة الصعبة عندما اضطرتا لدفع أكثر من مئة مليون دولار لمحتالي الفواتير في عام 2019.
بين عامي 2013 و2015، قام الليتواني إيفالداس ريماسوسكاس بسرقة 99 مليون دولار من Facebook و23 مليون دولار من Google من خلال فواتير مزيفة، عقود مزورة، ورسائل بريد إلكتروني مزيفة من مسؤولين حقيقيين يوافقون على المشتريات. تم تصميم هذه الفواتير لتبدو وكأنها صادرة عن مقاول تايواني تتعامل معه Facebook وGoogle بانتظام يُدعى Quanta Computer Inc. ثم تم دفع الأموال إلى شركة وهمية في لاتفيا، وبعد ذلك انتقلت الأموال من قبرص إلى ليتوانيا، ثم المجر، سلوفاكيا، وهونغ كونغ قبل أن تتمكن Google في النهاية من اكتشاف الأمر.
بينما استعاد كل من فيسبوك وجوجل أموالهما، أفاد مكتب التحقيقات الفيدرالي بأن المحتالين سرقوا 12 مليار دولار عبر عمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني بين عامي 2013 و2018، ولم يتم استرداد معظم هذه الأموال. على سبيل المثال، خسرت شركة الألعاب ماتيل ثلاثة ملايين دولار عندما انتحل المحتالون شخصية الرئيس التنفيذي للشركة. حتى شركة الملابس ديزل جينز تقدمت بطلب إفلاس في عام 2019 بسبب احتيال الفواتير. في العام الماضي، كلفت عمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني الشركات الأمريكية 2.4 مليار دولار. للحصول على أطر عمل مفيدة للاستعداد لمثل هذه التهديدات المالية وحماية عملك في المستقبل، راجع ملخصنا لكتاب [related bracelet="rogue"] لجوناثان بريلي.
شرح
إنشاء فواتير مخصصة
كيف يمكنك إذًا إنشاء فاتورة لعملك يثق بها المشترون ولا يتم تصنيفها كبريد غير مرغوب فيه من قبل خدمات أمان البريد الإلكتروني وتضيع للأبد؟ أنت بحاجة إلى فاتورة مخصصة لعملك، وليست مُنشأة تلقائيًا عبر كويك بوكس أو باي بال، ويمكنك إرسالها عبر البريد الإلكتروني كملف PDF. توفر مجموعة تحصيل الفواتير لدينا فواتير قابلة للطباعة لتلبية جميع احتياجات الأعمال.سواء كنت شركة صغيرة، مستقل، استشاري، متعاقد، أو شركة كبرى، هناك قوالب يمكنك تخصيصها وحفظها بصيغة PDF حتى يطمئن عملاؤك أن مستنداتك آمنة وتصلهم مباشرة منك. يتيح لك ذلك الحصول على مستحقاتك في الوقت المحدد دون أن يتم تصفية الفواتير كرسائل غير مرغوب فيها بسبب إجراءات الأمان.
كل قالب مصمم بشكل أنيق بحيث يمكنك تفصيل الرسوم حسب الخدمة، كمية المنتج، الساعات، أو جميعها معًا. بمجرد اختيار الفاتورة المناسبة لك وتخصيصها حسب احتياجاتك، يتولى القالب إجراء الحسابات تلقائيًا. كما يقوم القالب بتتبع جميع فواتيرك في مكان واحد، حتى تعرف عدد الفواتير المدفوعة وعدد الفواتير المستحقة. أدناه، نوضح لك مدى سهولة تخصيص واستخدام كل فاتورة.
اختر نوع الفاتورة
الخطوة الأولى هي اختيار الفاتورة المناسبة لنشاطك التجاري. كل فاتورة في المجموعة لها طابعها الخاص ووظيفتها لتناسب حالات الاستخدام المختلفة.على سبيل المثال، إذا كنت تدير شركة صغيرة، يمكنك استخدام فاتورة المبيعات لفوترة العملاء أو استخدام فاتورة الشحن (أعلاه) لشحن المنتجات إليهم. أما إذا كنت مستقلاً، فإن الفاتورة أدناه تفصل ساعات عملك مع سعر الساعة لحساب المبلغ المستحق.
تخصيص وحساب
بعد اختيارك للفاتورة المفضلة، يمكنك تخصيص جميع الحقول باللون الأزرق. أدخل خدماتك القابلة للفوترة، كميات المنتجات، والمصروفات الإضافية، وستقوم قوالبنا بحساب الإجماليات مع احتساب الضرائب والرسوم.
وتتيح لك فاتورة المبيعات للشركات احتساب أسعار صرف العملات للصفقات الدولية. اختر العملة وبلد المنشأ للمصدر والمستلم، ثم أدخل سعر الصرف الحالي وأي رسوم إضافية.
تتبع مدفوعاتك
وأخيرًا، يتيح لك متتبع الفواتير حصر الفواتير غير المسددة لمتابعة المبالغ التي تم استلامها والمبالغ المستحقة. فقط أدخل رقم وتاريخ وتفاصيل كل فاتورة ترسلها.في الأعلى، ستتمكن من رؤية إجمالي المبالغ التي تم إصدار فواتير بها حتى الآن، بينما يتتبع عمود تاريخ الدفع متى تم استلام الدفعة الخاصة بتلك الفاتورة.
مع الفواتير المخصصة بالكامل، سيعلم عملاؤك أن فواتيرك صادرة من مصدر موثوق وليس من محتال. لمزيد من قوالب الفواتير المخصصة، اطلع على [related bracelet="invoice"] قالبنا الآخر حول كيفية إعداد فاتورة تزيد من الأرباح باستخدام PowerPoint.