خلاصه
گزارشات موثر وضعیت پروژه، دامنه های پنهان در فرآیندها را آشکار می کنند، خطرات را کاهش می دهند و اطمینان حاصل می کنند که تیم ها اهداف پروژه خود را برآورده می کنند. با استفاده از پرزنتیشن قابل سفارشی ما، شما می توانید چنین گزارشاتی را به طور تقریبا بی دردسر ایجاد کنید، پاسخگویی و مالکیت مداوم در کارکنان خود ایجاد کنید و همیشه محصول نهایی شگفت انگیز را به موقع تحویل دهید.
برجسته های اسلاید
از این اسلاید برای معرفی خلاصه پروژه استفاده کنید. این خلاصه باید شامل اهداف گسترده و بلند مدت پروژه و اهداف خاص، همچنین توصیف طرح تحقیق و روش های دستیابی به اهداف فهرست شده باشد.
با استفاده از این اسلاید، سازماندهی تیم پروژه را ارتباط دهید. هر تیم سه نقش اصلی دارد: رهبر برای رهبریت و راهنمایی؛ عضو برای اجرای وظیفه و مشارکت کننده برای مشارکت در کار تیم.
هر پروژه چالش هایی خواهد داشت و بدون حل آنها امکان پذیر نیست. از این اسلاید برای فهرست کردن برخی از موانعی که تیم شما در راه برخورد کرده است استفاده کنید و حتما اطلاع دهید که چه کاری انجام شده است یا هنوز در حال انجام است تا آنها را بر طرف کنید.
بررسی کلی
به گفته مدیر پروژه دیجیتال، گزارش وضعیت باید شامل موارد زیر باشد:
- نام پروژه
- نام مشتری
- نام پروژه
- دیدگاه پروژه
- سلامت پروژه
- دستاوردها
- مسائل و/یا موانع
- وظایف و نقاط عطف آینده
شما همچنین می توانید تصمیم بگیرید که لینک هایی به زمانبندی پروژه خود، لینک هایی به تحویل داده های انجام شده، موارد عملی، گیف های خنده دار، لینک هایی به لیست پخش تیم، و غیره، سپاسگزاری از اعضای تیم و مشتریان، همچنین لینک هایی به اخبار مرتبط و روندهای صنعت و یک لاگ RAID را به اشتراک بگذارید.
کاربرد
مدیر پروژه دیجیتال همچنین رهنمودهای زیر را برای تکمیل گزارش پروژه پرداخته است:
داده های خود را جمع آوری کنید
این به معنی استخراج داده ها از منابع مختلف است تا شما درک کاملی از زمانبندی، بودجه، رویدادها و سایر موارد حیاتی داشته باشید.
از تیم خود بپرسید
با تیم خود بررسی کنید و ببینید آیا آنها هر گونه به روزرسانی های آخرین لحظه و جزئیاتی را دارند که به گزارش شما اضافه کنند.
بخش های کلیدی را چیدمان کنید
در سند مرور کنید و یادداشت های سه چهار کلمه ای را در دسته بندی های اصلی اضافه کنید تا به عنوان یک طرح کلی به شما راهنمایی کند.
پیش نویس اولیه خود را ایجاد کنید
یک "پیش نویس اولیه زشت" از گزارش وضعیت خود ایجاد کنید. در حقیقت، این جایی است که شما فقط هر چیزی که در مورد پروژه می دانید را ریخته می کنید.
پیشنویس نهایی خود را بسازید
به دقت گزارش وضعیت خود را ویرایش کنید. "ارسال گزارشات بیعیب و نقص نشان میدهد که شما وقت و فکر زیادی را برای گزارش وضعیت صرف کردهاید - که این مهم است و ارزش دارد. اشتباهات ساده میتوانند پیامی را ارسال کنند که شما اهمیتی نمیدهید،" متخصصان مدیریت پروژه دیجیتال میگویند.
ارسال و تحویل
این بسیار واضح است. فقط به یاد داشته باشید که دریافت و مشارکت را تأیید کنید.
دریافت بازخورد و شروع مجدد
از مخاطبان خود بخواهید که بازخورد ارائه دهند و از زمان به زمان بررسی کنید که آیا چیزی وجود دارد که میتوانید حذف، اضافه یا بهبود ببخشید تا گزارشات وضعیت شما بهتر به تیم و مشتریان شما خدمت کند، متخصصان میگویند.
آمار
در اینجا برخی از آمارهای حیاتی عملکرد پروژه از گزارش مالی آنلاین وجود دارد:
- 50% از متقاضیان میگویند که سالانه یک یا چند روز را برای جمعآوری گزارشات پروژه صرف میکنند
- 36% از پروژهها بیشتر یا همیشه تمام منافع خود را ارائه میدهند
- وقتی از متقاضیان پرسیده میشود که کدام فعالیتها عملیات مدیریت پروژه (PMO) آنها بیشتر فعال هستند، 27% از متقاضیان نام مربیگری مدیران پروژه را میبرند
- 62% از متقاضیان میگویند که همیشه یا بیشتر همیشه در مدیریت ریسک مشارکت میکنند
- 40% از پروژهها بیشتر همیشه یا همیشه در موعد مقرر تکمیل میشوند
- فقط 23% از سازمانها از روشهای استاندارد مدیریت پروژه در سراسر سازمان استفاده میکنند
- 80% از سازمانها یک یا چند PMO دارند؛ 25% از اینها کمتر از 2 سال است که تاسیس شدهاند
- به طور شگفتآور، 84% از سازمانهایی که دفاتر PM دارند، KPI های یکسانی برای نشان دادن ارزش PMO خود ندارند
- 65% از عملکردهای برتر ارزش قابل توجهی از بهبود هماهنگی پروژهها با اهداف سازمانی به دست میآورند
- فقط 2.5% از سازمانها 100% از پروژههای خود را تکمیل میکنند
- مهمترین معیارهای پروژه برای تولیدکنندگان شامل تحویل محصول به مشخصات (56.6%)، رعایت مهلتهای پروژه (52.8%)، کیفیت (50%)، رضایت مشتری (49.1%) و عدم تجاوز از هزینه (31.1%) است
- سه فایده برتر از تکنیکهای [related bracelet="agilepm"] شامل توانایی مدیریت تغییر اولویتها (87%)، افزایش بهرهوری تیم (85%) و بهبود دید پروژه (84%) است
- تحویل به موقع (58%)، کیفیت محصول (48%) و رضایت مشتری (46) سه معیار برتر موفقیت تکنیکهای چابک هستند.
- پروژههای چابک 28% موفقتر از پروژههای سنتی هستند
- تقریباً 33% از سازمانها پروژههایی را ارائه میدهند که هدف تجاری یا هدف اصلی را برآورده میکنند.
- 34% سازمانها پروژههایی را ارائه میدهند که باعث رضایت ذینفعان میشود
- به طور میانگین، سازمانهایی با بلوغ تحویل ارزش بالا، 64% پروژههای خود را به موقع تکمیل میکنند
