خلاصہ
موثر منصوبہ کی حالت کی رپورٹیں عمل کے عمل میں چھپے ہوئے خطرات کو ظاہر کرتی ہیں، خطرات کو کم کرتی ہیں اور یہ یقینی بناتی ہیں کہ ٹیمیں اپنے منصوبے کے مقاصد کو پورا کرتی ہیں۔ ہمارے قابل ترمیم پروجیکٹ کی حالت کی رپورٹ پیش کرنے کے ڈیک کے ساتھ، آپ ایسی رپورٹیں تقریباً بغیر کسی محنت کے تیار کر سکتے ہیں، اپنے عملہ میں مستقل جواب دہی اور ملکیت کا ترقی کریں اور ہمیشہ بہترین آخری مصنوعات کو وقت پر پیش کریں۔
سلائیڈ کی نمایاں باتیں
اس سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ منصوبے کا خلاصہ متعارف کرایا جا سکے۔ یہ خلاصہ منصوبے کے وسیع، طویل مدتی مقاصد اور مخصوص مقاصد شامل ہونا چاہیے، ساتھ ہی تحقیقاتی ڈیزائن اور اہداف کو حاصل کرنے کے طریقہ کار کی تفصیل بھی۔
اس سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ منصوبے کی ٹیم کی تنظیم کو بیان کیا جا سکے۔ ہر ٹیم میں تین اہم کردار ہوتے ہیں: لیڈر رہنمائی اور ہدایت کے لئے؛ ممبر کام کی کارکردگی اور شریک ٹیم ورک میں حصہ لینے کے لئے۔
ہر منصوبہ میں مشکلات ہوتی ہیں اور انہیں حل کیے بغیر ممکن نہیں ہوتا۔ اس سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ آپ کی ٹیم کو جو رکاوٹیں ملا کریں اور یقینی بنائیں کہ انہیں دور کرنے کے لئے کیا کیا گیا ہے یا ابھی بھی کیا جا رہا ہے۔[bold]
جائزہ
ڈیجیٹل پروجیکٹ مینیجر کے مطابق، ایک سٹیٹس رپورٹ میں شامل ہونا چاہئے:
- پروجیکٹ کا نام
- کلائنٹ کا نام
- پروجیکٹ کا نام
- پروجیکٹ کا ویژن
- پروجیکٹ کی صحت
- کامیابیاں
- مسائل اور / یا روکنے والے
- آنے والے کام اور میل کے پتھر
آپ اپنے پروجیکٹ کے ٹائم لائن کے لنکس، مکمل ہونے والے ڈلیوریبلز کے لنکس، کارروائی مضامین، مزیدار گفس، ٹیم کی پلی لسٹ کے لنکس وغیرہ کو بھی شیئر کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں، ٹیم کے رکنوں اور کلائنٹس کو شکرگزاری، جبکہ متعلقہ خبروں اور صنعتی رجحانات کے لنکس اور ایک RAID لاگ.
درخواست
ڈیجیٹل پروجیکٹ مینیجر نے مکمل شدہ پروجیکٹ رپورٹ کے لئے مندرجہ ذیل ہدایات بھی فراہم کی ہیں:
اپنے ڈیٹا کو جمع کریں
اس کا مطلب ہے کہ مختلف ذرائع سے ڈیٹا کھینچنا تاکہ آپ کو وقت کے فریم، بجٹ، واقعات اور دیگر اہم اشیاء کی مکمل سمجھ ہو.
اپنی ٹیم سے پوچھیں
اپنی ٹیم کے ساتھ چیک کریں اور دیکھیں کہ کیا وہ آپ کی رپورٹ میں کچھ آخری لمحے کی تفصیلات اور تفصیلات شامل کرنا چاہتے ہیں.
کلیدی حصوں کو ترتیب دیں
دستاویز کو براؤز کریں اور بڑے زمرے میں تین-چار لفظوں کے نوٹ شامل کریں تاکہ آپ کو ایک خاکہ کے طور پر رہنمائی کریں.
اپنا پہلا مسودہ تیار کریں
اپنی سٹیٹس رپورٹ کا "بدصورت پہلا مسودہ" تیار کریں۔ بنیادی طور پر، یہ وہ مقام ہے جہاں آپ صرف اپنی پروجیکٹ کے بارے میں جو کچھ بھی جانتے ہیں، اسے ڈمپ کرتے ہیں۔
اپنا آخری مسودہ تیار کریں
اپنی سٹیٹس رپورٹ کو غور سے ترمیم کریں۔ "بہترین رپورٹس بھیجنے کا مطلب یہ ہوتا ہے کہ آپ نے سٹیٹس رپورٹ میں وقت اور سوچ بچار کیا ہے - یہ اہم ہے اور قدر ہے۔ سادہ غلطیاں یہ پیغام بھیج سکتی ہیں کہ آپ کو فرق نہیں پڑتا،" ڈیجیٹل پروجیکٹ مینیجر ماہرین کہتے ہیں۔
بھیجیں اور پہنچائیں
یہ خود واضح ہے۔ بس یاد رکھیں کہ وصولی اور مشغولگی کی تصدیق کریں۔
تاثرات حاصل کریں اور دوبارہ شروع کریں
اپنے حضور سے تاثرات حاصل کرنے کا کہیں اور وقت بہ وقت چیک کریں کہ کیا ہے جو آپ کو خارج کر سکتے ہیں، شامل کر سکتے ہیں یا بہتر بنا سکتے ہیں تاکہ آپ کی سٹیٹس رپورٹس آپ کی ٹیم اور کلائنٹس کی بہتر خدمت کر سکیں، ماہرین کہتے ہیں۔
اعداد و شمار
یہاں Finances Online کی رپورٹ سے کچھ اہم منصوبہ کارکردگی کے اعداد و شمار موجود ہیں:
- 50% درخواست دہندگان کہتے ہیں کہ وہ سالانہ ایک یا ایک سے زیادہ دن منصوبہ کی رپورٹس تیار کرنے میں گزارتے ہیں
- 36% منصوبوں کا زیادہ تر یا ہمیشہ اپنے مکمل فوائد پورے کرتے ہیں
- جب سے پوچھا گیا کہ ان کے منصوبہ بندی کے ادارے (PMO) زیادہ تر کس کام میں مصروف ہوتے ہیں، تو 27% درخواست دہندگان نے منصوبہ منیجرز کی رہنمائی کا نام لیا
- 62% درخواست دہندگان کہتے ہیں کہ وہ ہمیشہ یا زیادہ تر خطرہ مینیجمنٹ میں شامل ہوتے ہیں
- 40% منصوبے زیادہ تر ہمیشہ یا ہمیشہ وقت پر مکمل ہوتے ہیں
- صرف 23% تنظیمیں پوری تنظیم کے عرض میں معیاری منصوبہ بندی کی عملدرآمد کرتی ہیں
- 80% تنظیمیں ایک یا ایک سے زیادہ PMOs رکھتی ہیں؛ ان میں سے 25% سے کم 2 سالہ ہیں
- حیرت انگیز بات یہ ہے کہ PM دفاتر والی 84% تنظیمیں اپنے PMO کی قدر کو ثابت کرنے کے لئے مستقل KPIs نہیں رکھتی
- بہتر کارکردگی والے 65% سے زیادہ افراد منصوبوں کو تنظیمی مقاصد کے ساتھ بہتر سینکرونائز کرنے میں اہم قدر حاصل کرتے ہیں
- صرف 2.5% تنظیمیں اپنے 100% منصوبوں کو مکمل کرتی ہیں
- مصنعت کاروں کے لئے سب سے اہم منصوبہ میٹرکس میں مصنوعات کی تفصیل کے مطابق تقسیم (56.6%)، منصوبہ کی میعادوں کی پوری کرنے (52.8%)، معیار (50%)، گاہک کی خوشی (49.1%) اور کوئی خرچہ زیادہ نہ ہونے (31.1%)
- [related bracelet="agilepm"] تکنیکوں کے تین بڑے فوائد میں تبدیلی کی ترجیحات کا انتظام کرنے کی صلاحیت (87%)، ٹیم کی پیداوار میں اضافہ (85%) اور منصوبے کی نمایاں قابلیت (84%) شامل ہیں
- وقت پر ترسیل (58%)، مصنوع کی کوالٹی (48%) اور صارفین کی خوشی (46) ایجائل تکنیکوں کی کامیابی کے تین بڑے پیمانے ہیں.
- ایجائل منصوبوں کی کامیابی روایتی منصوبوں سے 28% زیادہ ہوتی ہے
- تقریباً 33% تنظیمیں ایسے منصوبے مہیا کرتی ہیں جو کاروباری مقصد یا اصلی مقصد کو پورا کرتے ہیں.
- 34% تنظیمات ایسے منصوبوں کو مکمل کرتی ہیں جو حصہ داروں کی خوشی کو حاصل کرتے ہیں
- اوسط طور پر، ان تنظیمات کے پاس جن کی بڑی قیمت کی ترسیل کی پختگی ہوتی ہے، وہ اپنے منصوبوں کے 64% کو میعاد کے مطابق مکمل کرتے ہیں
