خلاصہ
ٹیم کے رکنوں کو ان کے بہترین کام کرنے کے لئے کیسے حوصلہ افزائی کریں؟ ہمارا کارکرد کا جائزہ کلیکشن فردی جائزوں، 30-60-90 تشخیصات، 360 ڈگری جائزے، ٹیم کے دھڑے، اور ٹیم اسکور کارڈز کے لئے قابل ترمیم سلائیڈ فراہم کرتا ہے۔ ان اوزاروں کا استعمال کرکے تنظیمی ثقافت میں بہتری لائیں اور ملازمین کی رائے دہی میں وضاحت اور کارگری لائیں۔
فردی ملازم کا جائزہ
کارکرد کے جائزے ملازمین اور منیجرز کے لئے ان کی ترقی کو ٹریک کرنے اور مستقبل کی کامیابی کے لئے منصوبے بنانے کا ایک شاندار طریقہ ہیں۔ تحقیقات یہ ظاہر کرتی ہیں کہ 94% ملازمین اس کمپنی کے ساتھ طویل عرصے تک رہیں گے جو ان کی ترقی میں سرمایہ کاری کرتی ہے۔ یہ یقین دلانے کے لئے مشکل ہے کہ ایک ملاقات ایسا بڑا اثر ڈال سکتی ہے، لیکن یہ سچ ہے۔ AirBnB نے ایک کارکرد کا جائزہ سسٹم تیار کیا جو کیریئر ترقی کے تجربے کے طور پر کام کرتا ہے۔ اس عمل میں تین بڑے مراحل شامل ہیں: تیاری، تقسیم، اور پیروی۔
تیاری میں سب سے اہم حصہ ٹیمپلیٹ کا ہونا ہے۔ ایک قابل ترمیم ٹیمپلیٹ آپ کو ہر ملازم کے لئے ضروری چیزوں کا جائزہ لینے کی اجازت دے گا۔ زیادہ تر منیجرز مخصوص کرداروں کے لئے ایک ہی تشخیص فارم کا استعمال کرتے ہیں تاکہ پورے عمل کو زیادہ سادہ بنایا جا سکے۔ملازم کی کامیابیوں کو پہلے ہی قبضہ کریں، جیسے کہ انہوں نے کتنے منصوبے مکمل کئے ہیں اور منصوبے کی معیاری۔ (سلائیڈ 3)
69% ملازم کہتے ہیں کہ اگر انہیں تسلیم کیا گیا تو وہ زیادہ محنت کریں گے۔ ایک واضح درجہ بندی نظام ملازمین کو بہتری کے لئے علاقے دیکھنے میں مدد دے گا۔ درجہ بندی تکنیکی اور نرم مہارتوں پر مبنی ہو سکتی ہے۔ یہاں کی مہارتوں کی فہرست آسانی سے شامل یا ہٹائی جا سکتی ہے۔ کوئی بھی کارکردگی میٹرکس آپ منتخب کریں، یہ نہایت اہم ہے کہ ملازمین سمجھیں کہ ہر درجہ کا کیا مطلب ہے اور یہ منصفانہ ہے۔ تحقیقات یہ ظاہر کرتی ہیں کہ اگر ملازمین کو محسوس ہو کہ انہیں ناانصافی کا جائزہ ملا ہے تو 85% ملازمین استعفی دینے پر غور کریں گے۔ یہ بھی ضروری ہے کہ جائزوں کے لئے ایک واضح اور مستقل شیڈول تیار کیا جائے۔ انہیں فی سالہ، ماہانہ یا حتیٰ ہفتہ وار کیا جانا چاہئے۔(سلائیڈز 5-6)
30-60-90 کارکرد کا جائزہ
گیلپ نے پایا ہے کہ جب منیجرز سال بھر میں باقاعدہ جائزے دیتے ہیں، ٹیم کے رکن پانچ گنا زیادہ احتمال ہوتا ہے کہ وہ محسوس کریں گے کہ انہیں معنی خیز رائے ملی ہے اور وہ تین گنا زیادہ متحمس اور محرک ہوتے ہیں۔ 30-60-90 جائزہ کارپوریٹ دنیا میں نئے بھرتیوں کے لئے سب سے زیادہ قبول کی گئی ترکیب کا استعمال کرتا ہے۔ یہ ایک ملازم کے کردار کے پہلے نوے دنوں کو تین حصوں میں تقسیم کرتا ہے۔ یہ ملازم کے اثر کو پہلے ہی دن سے زیادہ کرتا ہے، چونکہ یہ نئے بھرتی کے قریبی مدتی مقاصد کو کمپنی کے مشن کے ساتھ مطابقت پذیر کرتا ہے۔
ایک اچھا 30-60-90 منصوبہ ذاتی مقاصد کو بیان کرتا ہے اور انہیں چھوٹے چھوٹے حاصل کرنے کے قابل کاموں میں تقسیم کرتا ہے۔ یہ بھی دکھائے گا کہ کامیابی کے اہم معیارات کو کس طرح ناپا جائے گا۔ موجودہ ملازمین کے لئے بھی، یہ سانچہ کامیابی کا واضح روڈ میپ فراہم کرتا ہے، اور یہ سہ ماہی جائزوں کے لئے بھی مفید ہے۔ یہ تب استعمال کیا جا سکتا ہے جب آپ چاہتے ہیں کہ کوئی شخص کسی چیز میں بہتری لائے یا مخصوص مدت میں نئے مقاصد حاصل کرے۔ (سلائیڈ 10 تا 12)
360 ڈگری جائزہ
360 ڈگری جائزہ میں، آپ کو ملازم، ان کے منتظم اور ان کے ہم رکن یا رپورٹس کی مشترکہ نظریہ ایک ہی جگہ ملتا ہے۔ کمپنیوں جیسے کہ نیٹ فلکس، مائیکروسافٹ، اور ایڈوبی اب روایتی ایک سے ایک کارکرد کے جائزے کی بجائے ہم رکن نظام استعمال کرتی ہیں۔ جب گوگل نے ہم رکن جائزوں کی طرف منتقل ہوا، تو رائے دہی کو مفید سمجھنے والے ملازمین کی فیصدی شرح 49٪ سے 75٪ ہوگئی۔
یہ ایک طریقہ ہے خود کی جانچ پڑتال کو مشاہدہ کنندہ جائزوں کے مقابلے میں موازنہ کرنے کا، عموماً چھ سے بارہ ہم کام کرنے والوں کا۔ یہ خود اور ہم رکن جائزوں سے حاصل ڈیٹا کو ایک دوسرے کے مقابلے میں پلاٹ کرتا ہے، نقطہ تفاوت کے ساتھ تاکہ آپ فرق دیکھ سکیں۔ یہ ان ملازمین کو ضروری حقیقت کا احساس دلاتا ہے جو اپنی صلاحیتوں میں زیادہ اعتماد کرتے ہیں، یا جو خود کو کافی اعتبار نہیں دیتے۔ (سلائیڈ 21)
ٹیم کی جانب سے جائزہ
ٹیم کی جانب سے جائزہ اپنی ٹیم اور ان کی کامیابیوں کی تعریف کرنے کا ایک شاندار طریقہ ہے۔اس سلائیڈ میں ایک ٹیم لیڈر بورڈ اور تمام اہم کارکردگی میٹرکس شامل ہیں، جیسے ہفتہ وار فروخت اور پچھلے ہفتے کے مقابلے میں فیصدی اضافہ یا کمی۔ ہر ٹیم کے رکن کے نیچے لائن گراف پوری طرح قابل ترمیم ہیں۔ انہیں ایکسل میں کھول کر قریب سے دیکھا جا سکتا ہے۔ (سلائیڈ 23)
ٹیم کارکردگی اسکور کارڈ کو ہر محکمے کے لئے نقل کیا جا سکتا ہے۔ یہ اصل نتائج کے لحاظ سے ہدف منصوبوں کو دکھاتا ہے، جس میں ریٹنگز ہوتی ہیں جو یہ دکھاتی ہیں کہ نتائج ہدف سے باہر ہیں یا نہیں۔ یہ بہتری کے لئے کون سے علاقے منفرد ہونے کی ضرورت ہیں، ایک بہترین طریقہ ہے۔ فردی KPIs کو اہمیت کے حساب سے وزن دیا جا سکتا ہے، چونکہ کچھ KPIs دوسروں سے زیادہ قدر کی جاتی ہیں۔ (سلائیڈ 24)
کارکردگی کے جائزوں سے حاصل ڈیٹا کو ایک مجموعی میٹرکس میں دکھایا جا سکتا ہے تاکہ شناخت کی جا سکے کہ ٹیم کا کتنا حصہ کس سطح پر کام کر رہا ہے۔ اس مثال میں، ٹیم کا 24% حصہ اپنی صلاحیتوں کے مطابق بہترین طریقے سے کام کر رہا ہے، جبکہ 5% صلاحیتمند ہیں لیکن اپنی صلاحیتوں کے مقابلے میں کم کارکردگی دکھا رہے ہیں۔(سلائیڈ 25)
MBO-بنیادی کارکرد کا جائزہ
جب آپ کو واضح توقعات اور مقاصد مقرر کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، تو مینجمنٹ بائی آبجیکٹوز، یا MBO سسٹم کا استعمال کریں۔ یہ سلائیڈ SMART ہدف فریم ورک کا استعمال کرتا ہے تاکہ یقینی بنایا جا سکے کہ جو چیز ناپی جا رہی ہے وہ مقدار پیما اور حاصل کرنے کے قابل ہو۔ یہ ٹیمپلیٹ بائیں طرف شروعاتی ہدف کو بیان کرتا ہے اور فریم ورک سے گزرنے کے بعد یہ دائیں طرف بہتر، واضح ہدف تیار کرتا ہے۔ (سلائیڈ 8)
