Metodologie di Ottimizzazione dei Processi

Sinossi

Vi siete mai chiesti se si sta sprecando tempo o sforzo su processi obsoleti? State lottando per bilanciare la domanda di produzione con flussi di lavoro ingombranti che rallentano il vostro team? Potreste aver bisogno di implementare l'ottimizzazione dei processi. Il nostro framework Metodologie di Ottimizzazione dei Processi include i migliori strumenti di cui ogni azienda ha bisogno per ottimizzare i suoi flussi di lavoro. In questa spiegazione, copriremo i punti chiave del framework come l'analisi delle cause radici, l'albero della realtà attuale e la Metodologia 5S. Copriremo anche il Sistema di Produzione Toyota e vi mostreremo come può essere applicato a qualsiasi azienda.

L'obiettivo dell'ottimizzazione dei processi è eliminare qualsiasi processo che non vi aiuti a raggiungere un obiettivo. Quando utilizzato correttamente, il framework migliorerà tutto, dalla programmazione all'inventario e, soprattutto, la soddisfazione del cliente. I risultati sono provati. Iniziamo con il sistema che ha iniziato l'ottimizzazione dei processi moderni: il Sistema di Produzione Toyota.

Evidenziazione degli strumenti

Sistema di produzione Toyota (TPS)

Durante gli anni '70, aziende giapponesi come Toyota hanno ottimizzato le loro fabbriche per eliminare il più possibile il lavoro superfluo.Questo ha garantito che potessero assemblare accuratamente i loro prodotti nel minor tempo possibile. Ad esempio, avrebbero organizzato gli spazi di lavoro nella configurazione più ottimale per ridurre il tempo che i lavoratori passavano a girare e voltarsi. Di conseguenza, i prodotti giapponesi venivano assemblati più velocemente e in modo più affidabile rispetto ai loro corrispondenti americani.

L'obiettivo dichiarato del Sistema di Produzione Toyota, noto anche come TPS, è creare i prodotti di qualità più alta al costo più basso con il minor tempo di consegna. È una guida che gli esecutivi possono utilizzare per distinguere i diversi flussi di lavoro che devono ottimizzare, come la produzione, la catena di fornitura e la logistica.

Pilastri del TPS

Il sistema ha due pilastri: Il primo è Jidoka, un sistema di automazione basato sulla rilevazione degli errori. Per funzionare ai massimi livelli, persone e tecnologia devono essere integrate in un modo in cui ciascuna complimenta l'altra. Jidoka richiede ai membri del team di fermarsi e segnalare qualsiasi anomalia e identificare quali sono state il risultato del lavoro umano e quali sono state causate dal lavoro della macchina.

Il secondo pilastro è Just-in-Time, che si concentra - l'avete indovinato - sul tempo. In questo sistema, il tempo di produzione disponibile viene diviso per la richiesta del cliente, che viene definito come Takt Time. Questo è supportato da "produzione su richiesta", un metodo di controllo della produzione in cui le attività a valle segnalano le loro esigenze ai processi a monte. La standardizzazione di questi due flussi di lavoro creerà più valore con meno sprechi.

Come ha detto Taiichi Ohno, l'inventore del Sistema di Produzione Toyota: "Tutto quello che stiamo facendo è guardare la timeline, dal momento in cui il cliente ci dà un ordine al punto in cui raccogliamo il denaro. E stiamo riducendo la timeline riducendo gli sprechi che non aggiungono valore." (Slide 32)

Analisi delle cause radice

Quindi, come si determina quali processi necessitano di ottimizzazione in primo luogo? La risposta è l'analisi delle cause radice. Questo metodo di analisi inizia al livello superficiale di un problema e cerca di scoprire un problema più profondo. Taiichi Ohno ha utilizzato uno strumento chiamato il framework dei 5 Perché come parte del Sistema di Produzione Toyota.Questo è un approccio semplice ma estremamente prezioso che chiede Perché cinque volte per arrivare alla causa radice di un problema.

Come ha detto Ohno, "Sotto la "causa" di un problema, la vera causa è nascosta. In ogni caso, dobbiamo scavare la vera causa chiedendo perché. Altrimenti, non si possono prendere contromisure e i problemi non saranno veramente risolti." Per utilizzare questo strumento, inizia con il problema di superficie e chiedi perché. Quando quella domanda viene risposta, chiedi di nuovo perché. Ripeti questo processo fino a quando arrivi al quinto perché, che è la causa radice del tuo problema. (Diapositiva 19)

Diagramma ad albero

Un'altra analisi delle cause radice che gli esecutivi possono utilizzare è un diagramma ad albero. Il team inizia con un problema apparente e elenca tre sintomi che mostrano l'entità del problema. Con ogni sintomo, il team può sperimentare e fare brainstorming sulle possibili cause radice. Una volta elencate tutte queste cause, vengono ridotte alla causa radice più probabile. (Diapositiva 17)

Diagramma a lisca di pesce

Lo strumento di analisi delle cause radice più comune è un diagramma a lisca di pesce.Un problema viene condiviso alla testa del pesce. Poi, diversi aspetti del processo di produzione vengono elencati nei rami che costituiscono lo scheletro del pesce, con le possibili cause del problema elencate sotto come le "ossa" del pesce. (Diapositiva 18)

Albero della realtà attuale

[text] Un altro metodo per identificare le cause principali è con un albero della realtà attuale. Con questo metodo, stiamo cercando di definire cosa cambiare in un'organizzazione per ottenere un salto di qualità nelle prestazioni. Ad esempio, l'inventario può essere una delle aree di spreco più grandi in quanto può spesso diventare obsoleto e utilizzare risorse di capitale o di lavoro. Prima del 2021, tutte le concessionarie di auto moderne seguivano il sistema di produzione "just-in-time" ideato da Toyota. Ma questo sistema ha affrontato problemi importanti quando i produttori di automobili sono stati colpiti da carenze di semiconduttori causate dalla pandemia. Ford e GM hanno subito ritardi nella produzione, lasciando veicoli quasi completi in sosta nei parcheggi delle fabbriche perché mancavano solo uno o due chip.Toyota è riuscita a evitare in gran parte questi problemi perché aveva strategicamente

L'attuale framework dell'albero della realtà opera sotto la "teoria dei vincoli", che è una metodologia per identificare i fattori limitanti più importanti che ostacolano il raggiungimento di un obiettivo. In cima all'albero c'è un effetto indesiderato. Nell'esempio di Toyota, questo effetto sarebbe una mancanza di fornitura per completare le auto in tempo. Questo è un sintomo risultante di una causa comune più profonda. I sintomi che contribuiscono a questo effetto indesiderato vengono quindi elencati e collegati ad altri problemi comuni. Alla base dell'albero ci sono tutti i fattori sottostanti che contribuiscono a questo risultato. Questi conflitti sono ciò che deve essere affrontato per risolvere l'effetto indesiderato. (Diapositiva 31)

Toyota aveva già sperimentato interruzioni della catena di fornitura dopo il terremoto del 2011 in Giappone, che l'ha portata ad affrontare questo problema prima di altri produttori di automobili. Dopo che i suoi fornitori sono stati interrotti, Toyota ha costruito un database di 400.000 componenti collegati ai loro fornitori.Prima del 2020, Toyota era in grado di chiedere ai suoi principali fornitori, come Denso o Renesas Electronics, di mantenere a disposizione fino a 50 giorni di scorte. Entro luglio 2021, questo è aumentato a magazzini con scorte per quattro mesi. Senza un'analisi della sua realtà attuale e dei vincoli nel 2011, non sarebbe stata pronta per le sfide del 2020.

Metodologia 5S

Parlando della pandemia: con così tante carenze di manodopera e problemi nella catena di approvvigionamento, molte aziende stanno ora cercando l'ottimizzazione dei processi sotto forma di automazione. Ad esempio, rivenditori come Starbucks prevedono di sostituire i cassieri con tablet. Walgreens ora utilizza l'automazione per riempire le prescrizioni.. e Sam's Club sta utilizzando robot per pulire i pavimenti dei loro negozi e scansionare l'inventario. Questi sono tutti sforzi progettati per superare le carenze di manodopera e semplificare i processi.

La metodologia 5S è uno strumento utilizzato per creare ambienti di lavoro più funzionali allo stesso modo. Progettata per flussi di lavoro fisici piuttosto che digitali, l'idea è rendere uno spazio logico. Le 5S stanno per: Selezionare, Sistemare, Spazzolare, Standardizzare e Sostenere.Come potete vedere, le definizioni sono elencate sotto ogni procedura, mentre le checklist possono essere utilizzate dagli stakeholder per elencare gli elementi importanti che vengono spesso trascurati e che devono essere completati. Gli esecutivi possono quindi utilizzare una scheda di valutazione per verificare ciò che è stato fatto. I punteggi vengono tutti sommati alla fine con un punteggio totale su 30.(Diapositiva 20-21)