خلاصه
چگونه می توان تیم ها را در کار و همکاری در مکان های مختلف و مناطق زمانی متفاوت نگه داشت؟ با تبدیل شدن کار ترکیبی به یک استاندارد جدید، بسیار حیاتی است که یک ساختار قوی برای برنامه های تیمی و تکلیف های کاری داشته باشیم. ارائه برنامه ریزی تیم ما الگوهایی را برای هماهنگ کردن همه افراد و جلوگیری از ارتباطات اضافی و تکراری فراهم می کند. از این اسلایدها برای ایجاد یک محیط کاری بیشتر بهره ببرید، حتی در غیاب ملاقات های حضوری.
سازگاری زمانی
مناطق زمانی تیم
حتی قبل از افزایش اخیر کار نوادار، برای شرکت هایی با چندین مکان دفتر کاری متداول بود که در هماهنگی تیمی، به خصوص وقتی مناطق زمانی متفاوت درگیر هستند، فکر بیشتری کنند. یک تصویر واضح که نشان می دهد کدام اعضای تیم در چه مکان های دفتری در دسترس هستند، می تواند مشکل حساب کردن ذهنی را برطرف کند. (اسلاید 6)
این اسلاید ساعات کاری در مناطق زمانی مختلف تیم را نشان می دهد.اینجاست که می توان آن را تفسیر کرد: بگذارید بگوییم دفتر بروس در ایلینوی قرار دارد که منطقه زمانی روشنایی مرکزی را رعایت می کند و ساعت کاری از ساعت 9 صبح شروع می شود. او ممکن است بخواهد تماس با همکارش آلیس در کالیفرنیا را در ابتدای صبح به تعویق بیندازد، زیرا هنوز ساعت 7 صبح برای او است و او خارج از وظیفه است. از طرف دیگر، لین می تواند تماس را بپذیرد زیرا روز او در نیویورک او را در ساعت 10 صبح قرار می دهد. برای تغییر دیدگاه این اسلاید به، برای مثال، لین، کافی است نوار عمودی را به زمانی که دفتر نیویورک روز را شروع می کند، حرکت دهید. سپس زمان های دفترهای دیگر را ویرایش کنید.
توزیع منطقه زمانی
در مورد مناطق زمانی صحبت کنیم، این اسلاید به تصویر کشیدن اعضای تیمی که در یک منطقه زمانی قرار دارند کمک می کند. فقط با یک نگاه، واضح است که دیوید ساعات کاری نزدیک تری به ایمی دارد، در مقابل مارینا. در واقع، قاعده گشتالت نزدیکی به اعضای تیم اجازه می دهد به سرعت محاسبه کنند که با چه کسی می توانند در زمان واقعی ارتباط برقرار کنند. این نمودار همچنین می تواند ویرایش شود تا تیم های کامل یا بخش ها را به جای کارمندان فردی نشان دهد.(اسلاید 24) برای تجسم ساده تر اگر سازمان شما فقط نیاز به در نظر گرفتن دو یا سه منطقه زمانی دارد، از این اسلاید برای برجسته کردن ساعات کاری هر تیم در خط زمان استفاده کنید. (اسلاید 25)
سازگاری زمان جلسات
ما همه ایمیل ها و پیام های بی پایان را تجربه کرده ایم فقط برای تعیین زمان جلسه ای که برای همه، در هر جایی، همزمان کار می کند. نموداری که به صراحت فهرست سازگاری جلسات دفتری را نشان می دهد، می تواند به طور قابل توجهی این فرآیند را آسان کند و زمان را در این تبادلات جزئی صرفه جویی کند. بیایید فرض کنیم که نمودار از دیدگاه شعبه دفتر 2 خوانده می شود. در حالی که یک جلسه برنامه ریزی شده برای ساعت 5 عصر زمان آنها در یک مکان خوشبختانه قرار دارد، کارمندان شعبه اصلی ممکن است از این تصمیم کمتر خوشحال باشند، زیرا زمان آنها تقریبا 7 عصر خواهد بود. (اسلایدهای 11-13)
ساعات کاری
الگوی شیفت
برای عملیاتی که به پاسخ های زمان واقعی یا وظایف مواجه با مشتری در سراسر ساعت نیاز دارند، برنامه شیفت بسیار ضروری است به عنوان منبع حقیقت برای تمام اعضای تیم.الگوهای شیفت اغلب بر اساس طبیعت و نیازهای کسب و کار متفاوت هستند، اما اهداف آنها یکسان است: تعیین کننده مسئولیت هر شیفت در طول دوره شیفت و اطمینان حاصل کردن از اینکه تمام شیفت های برنامه ریزی شده، نیازهای ساعتی را برآورده می کنند.
این مثال الگویی از شیفت را که هر شش روز تغییر می کند در طول یک مدت ماهانه نشان می دهد. در این مورد، تیم 1 با اولین شیفت برای دوره شیفت اول که از روز 1 تا روز 6 ادامه دارد، مامور شده است. از روز 7 تا روز 10، استراحت می کند، که سپس توسط شیفت سوم در روزهای 11 و 12 پیگیری می شود. هر نقطه می تواند پر یا خالی شود به میزان تغییر نیازهای برنامه ریزی. (اسلاید 22)
اجرای کار ترکیبی
با توجه به اینکه امکان کار ترکیبی می تواند یک مزیت جذاب برای کارمندان باشد، شفاف بودن شرکت ها در مورد سیاست کار ترکیبی خود و چگونگی تحول آن در طول زمان، می تواند موجب سود دو طرفه شود. این اسلاید به سه ردیف تقسیم شده است که درصد نیروی کاری که کاملاً از راه دور، بخشی از راه دور و بخشی در محل کار، و کاملاً در محل کار هستند را نشان می دهد.(اسلاید 30)
ستون ها تغییرات در این اعداد در طول زمان را نشان می دهند. و در نهایت، آنچه کارگران واقعا ترجیح می دهند. در این مورد، احتمال یک نیروی کار ترکیبی غالب به نظر می رسد چون با ترجیحات اکثریت مطابقت دارد. این نمودارهای دایره ای می توانند بر اساس داده های واقعی تولید شده توسط سازمان شما ویرایش شوند.
برنامه کار ترکیبی
پس از تعیین برنامه کار ترکیبی، فراموش نکنید تصمیم را به تمام تیم اعلام کنید. نقش ها می توانند به بخش ها، یا عملکردها، یا نام های فردی ویرایش شوند. و هر نقطه می تواند تغییر کند تا یک روز از راه دور، یک روز در دفتر، یا یک روز که می تواند هر دو باشد را نشان دهد.(اسلاید 26)
