Zusammenfassung
Wie hält man Teams aufgabenorientiert und kollaborativ über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg? Da hybrides Arbeiten zur neuen Norm wird, ist es entscheidend, eine solide Struktur für Teampläne und Aufgabenverteilungen zu haben. Unsere Teamplanung Präsentation bietet Vorlagen, um alle auf den gleichen Stand zu bringen und redundante Hin- und Her-Kommunikation zu vermeiden. Nutzen Sie diese Folien, um eine produktivere Arbeitsumgebung zu fördern, auch in Abwesenheit von persönlichem Kontakt.
Zeitkompatibilität
Team-Zeitzonen
Schon vor dem jüngsten Aufschwung der Nomadenarbeit war es üblich, dass Unternehmen mit mehreren Bürostandorten etwas mehr Gedanken in die Teamkoordination steckten, insbesondere wenn verschiedene Zeitzonen beteiligt sind. Eine klare Visualisierung, die zeigt, welche Teammitglieder zu welchen Zeiten an welchen Standorten verfügbar sind, kann die Mühe des mentalen Rechnens ersparen. (Folie 6)
Diese Folie zeigt die Arbeitszeiten in den verschiedenen Zeitzonen des Teams.So könnte es interpretiert werden: Nehmen wir an, Bruce's Büro befindet sich im Bundesstaat Illinois, der die Central Daylight Time befolgt, und die Bürozeit beginnt um 9 Uhr. Er könnte vielleicht darauf verzichten, seine Kollegin Alice in Kalifornien gleich morgens anzurufen, denn dort ist es erst 7 Uhr morgens und sie hat noch frei. Auf der anderen Seite würde Lynne den Anruf begrüßen, da ihr Tag in New York sie bereits auf 10 Uhr bringt. Um die Perspektive dieser Folie zu ändern, zum Beispiel auf Lynne's, verschieben Sie einfach den vertikalen Balken auf die Startzeit des New Yorker Büros. Dann bearbeiten Sie die Zeiten für die anderen Bürostandorte.
Zeitzonenverteilung
Wenn wir von Zeitzonen sprechen, hilft diese Folie dabei, Teammitglieder zu visualisieren, die in der gleichen Zeitzone sind. Auf einen Blick ist klar, dass David nähere Bürozeiten zu Amy hat, im Gegensatz zu Marina. Im Grunde genommen ermöglicht die Gestaltregel der Nähe den Teammitgliedern, schnell zu berechnen, mit wem sie realistisch gesehen zeitnah kommunizieren können. Diese Grafik kann auch bearbeitet werden, um ganze Teams oder Abteilungen anstelle von einzelnen Mitarbeitern widerzuspiegeln.(Folie 24) Für eine einfachere Visualisierung, wenn Ihre Organisation nur zwei oder drei Zeitzonen berücksichtigen muss, verwenden Sie diese Folie, um die Bürozeiten jedes Teams auf der Zeitleiste hervorzuheben. (Folie 25)
Kompatibilität der Meetingzeiten
Wir haben alle die endlosen E-Mails und Nachrichten erlebt, nur um eine Meetingzeit zu finden, die für alle, überall und gleichzeitig funktioniert. Eine Tabelle, die die Kompatibilität von inter-office Meetings klar auflistet, kann diesen Prozess erheblich erleichtern und Zeit für diese geringfügigen Austausche sparen. Gehen wir davon aus, dass die Tabelle aus der Perspektive der Bürofiliale 2 gelesen wird. Während ein für 17 Uhr geplantes Meeting dort gut passt, könnten die Mitarbeiter der Hauptfiliale weniger begeistert über die Entscheidung sein, da es bei ihnen fast 19 Uhr wäre. (Folien 11-13)
Arbeitszeiten
Schichtmuster
Für Operationen, die Echtzeitreaktionen oder kundenorientierte Aufgaben rund um die Uhr erfordern, ist ein Schichtplan unerlässlich als die verlässliche Quelle für alle Teammitglieder.Schichtmuster sind oft unterschiedlich, basierend auf der Art und den Anforderungen des Geschäfts, aber ihre Ziele sind die gleichen: zu skizzieren, wer für welche Schicht während welcher Schichtperiode verantwortlich ist, und sicherzustellen, dass alle geplanten Schichten die Stundenanforderungen erfüllen.
Dieses Beispiel visualisiert ein Schichtmuster, das alle sechs Tage über einen monatlichen Zeitraum wechselt. In diesem Fall ist Team 1 mit der ersten Schicht für die erste Schichtperiode beauftragt, die von Tag 1 bis Tag 6 dauert. Von Tag 7 bis Tag 10 hat es eine Pause, die dann von der dritten Schicht an den Tagen 11 und 12 gefolgt wird. Jeder Punkt kann ausgefüllt oder nicht ausgefüllt werden, je nachdem, wie sich die Planungsbedürfnisse ändern. (Folie 22)
Einführung von hybrider Arbeit
Da die Möglichkeit von hybrider Arbeit für Mitarbeiter ein attraktiver Vorteil sein kann, ist es für Unternehmen ein Gewinn, transparent über ihre Hybridarbeitsrichtlinie und deren mögliche Entwicklung im Laufe der Zeit zu sein. Diese Folie ist in drei Zeilen unterteilt, die den Prozentsatz der Belegschaft zeigen, die vollständig remote, teilweise remote und teilweise vor Ort und vollständig vor Ort sind.(Folie 30)
Die Spalten veranschaulichen Veränderungen in diesen Zahlen im Laufe der Zeit. Und schließlich, was die Mitarbeiter tatsächlich bevorzugen. In diesem Fall scheint die Möglichkeit einer überwiegend hybriden Belegschaft vielversprechend, da sie der Mehrheitspräferenz entspricht. Diese Tortendiagramme können basierend auf den tatsächlichen Daten, die von Ihrer Organisation generiert werden, bearbeitet werden.
Hybrider Arbeitsplan
Nachdem ein hybrider Arbeitsplan festgelegt wurde, vergessen Sie nicht, die Entscheidung dem gesamten Team mitzuteilen. Die Rollen können in Abteilungen, Funktionen oder individuelle Namen geändert werden. Und jeder Punkt kann so modifiziert werden, dass er einen Remote-Tag, einen Bürotag oder einen Tag darstellt, der in beide Richtungen gehen kann.(Folie 26)
