ٹیم کی شیڈولنگ

خلاصہ

مختلف مقامات اور وقت کے زون میں ٹیموں کو کام پر رکھنے اور تعاونی بنانے کا طریقہ کیا ہے؟ جبکہ ہائبرڈ کام کا نیا معیار بنتا ہے، یہ بہت اہم ہے کہ ٹیم کے شیڈول اور کام کی تفویض کے لئے مضبوط ڈھانچہ ہو۔ ہماری ٹیم کی شیڈولنگ پیش کش ٹیمپلیٹس فراہم کرتی ہے تاکہ ہر شخص ایک ہی صفحے پر ہو اور زائد آگے پیچھے مواصلات سے بچے۔ یہ سلائیڈز استعمال کریں تاکہ زیادہ پیداواری والے کام کے ماحول کو فروغ دیں، حتیٰ کہ شخصی ملاقات کی غیر موجودگی میں بھی۔

وقت کی ہم آہنگی

ٹیم کے وقت کے زون

نومیڈ کام کی حالیہ بڑھوتری سے پہلے بھی، متعدد دفاتر کے مقامات والی کمپنیوں کے لئے یہ عام تھا کہ وہ ٹیم کی رابطہ میں کچھ اضافی سوچ بھیجتی تھیں، خاص طور پر جب مختلف وقت کے زون متعلق ہوتے ہیں۔ ایک واضح تصویری کردار جو یہ دکھاتا ہے کہ کون سے ٹیم کے رکن کس دفتر کے مقامات پر کب دستیاب ہیں، دماغی حساب کتاب کی پریشانی کو ختم کر سکتا ہے۔ (سلائیڈ 6)

یہ سلائیڈ مختلف ٹیموں کے وقت کے زون میں کام کے گھنٹوں کو دکھاتی ہے۔یہاں یہ کس طرح سمجھا جا سکتا ہے: آئیے کہتے ہیں کہ بروس کا دفتر ایلینوائے کی ریاست میں واقع ہے، جو مرکزی روشنی کا وقت مانتی ہے، اور دفتر کا وقت صبح 9 بجے شروع ہوتا ہے۔ ہو سکتا ہے کہ وہ صبح کے وقت کیلیفورنیا میں اپنی ساتھی علیسے کو کال کرنے میں تاخیر کرنا چاہے، کیونکہ اس کے لئے صبح کے 7 بجے ہیں اور وہ فارغ ہے۔ دوسری طرف، لین نے کال کو خوش آمدید کہا کیونکہ اس کا دن نیو یارک میں پہلے ہی 10 بجے ہو چکے ہیں۔ اس سلائیڈ کے منظر کو تبدیل کرنے کے لئے، مثلاً، لین کے، بس نیو یارک دفتر کا دن شروع ہونے پر عمودی بار کو منتقل کریں۔ پھر دوسرے دفتر کے مقامات کے لئے اوقات ترتیب دیں۔

وقت کے زون کی تقسیم

وقت کے زون کی بات کرتے ہوئے، یہ سلائیڈ ٹیم کے رکنوں کو واضح کرنے میں مدد دیتی ہے جو ایک ہی وقت کے زون میں ہیں۔ صرف ایک نظر میں، یہ واضح ہے کہ ڈیوڈ کے پاس ایمی کے مقابلے میں مارینا کے مقابلے میں قریبی دفتر کے گھنٹے ہیں۔ بنیادی طور پر، قربت کے گشتالٹ قاعدے کی اجازت ہے کہ ٹیم کے رکن جلدی سے حساب کریں کہ وہ وقت میں حقیقتاً کس سے بات کر سکتے ہیں۔ یہ چارٹ بھی ترمیم کی جا سکتی ہے تاکہ پوری ٹیموں یا شعبوں کی بجائے فردی ملازمین کو عکس کر سکے۔(سلائیڈ 24) اگر آپ کی تنظیم کو صرف دو یا تین وقت کے زون کی ضرورت ہو تو اس سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ ہر ٹیم کے دفتر کے گھنٹے کو ٹائم لائن پر نمایاں کریں۔ (سلائیڈ 25)

میٹنگ کے اوقات کی ہم آہنگی

ہم سب نے بے شمار ای میلز اور پیغامات کا تجربہ کیا ہے صرف اس لئے کہ ہر جگہ، ہر وقت، ایک میٹنگ کا وقت مقرر کریں جو ہر کسی کے لئے کام کرتا ہو۔ ایک چارٹ جو واضح طور پر دفاتر کے درمیان میٹنگ کی ہم آہنگی کی فہرست بناتا ہے، اس عمل کو بہت آسان بنا سکتا ہے اور ان معمولی تبادلے پر وقت بچا سکتا ہے۔ چلیے مان لیں کہ چارٹ کو دفتر شاخ 2 کے منظر سے پڑھا جاتا ہے۔ جبکہ ایک میٹنگ جو ان کے وقت کے مطابق 5 بجے کی منصوبہ بندی کی گئی ہو، ایک خوشی کی جگہ میں گرتی ہے، مین برانچ کے ملازمین اس فیصلے کے بارے میں کم خوش ہو سکتے ہیں، کیونکہ یہ ان کے وقت کے مطابق تقریباً 7 بجے ہوتے ہیں۔ (سلائیڈ 11-13)

کام کے گھنٹے

شفٹ پیٹرن

وہ عملات کے لئے جو واقعی وقت کے جوابات یا گھڑی بھر کے کسٹمر مواجہ کاموں کی ضرورت ہوتی ہیں، ایک شفٹ شیڈول تمام ٹیم کے رکنوں کے لئے حقیقت کا ذریعہ ہوتا ہے۔شفٹ کے پیٹرن عموما کاروبار کی طبیعت اور مطالبات کی بنیاد پر مختلف ہوتے ہیں، لیکن ان کے مقاصد یکساں ہوتے ہیں: یہ بتانے کے لئے کہ کس شفٹ کی ذمہ داری کس شفٹ کے دوران کس پر ہے، اور یہ یقینی بنانے کے لئے کہ تمام شیڈول شفٹ گھنٹے کی تقاضا کو پورا کرتے ہیں۔

یہ مثال ایک شفٹ پیٹرن کو واضح کرتی ہے جو ہر چھ دنوں میں تبدیل ہوتی ہے اور ماہانہ مدت تک جاری رہتی ہے۔ اس صورت میں، ٹیم 1 کو پہلے دن سے چھٹے دن تک پہلے شفٹ کی ذمہ داری سونپی گئی ہے۔ ساتویں سے دسویں دن تک، اسے وقفہ ملتا ہے، جس کے بعد گیارہویں اور بارہویں دن تیسرے شفٹ کا آغاز ہوتا ہے۔ ہر نقطہ کو شیڈولنگ کی ضروریات تبدیل ہونے کی صورت میں بھرا ہوا یا خالی چھوڑا جا سکتا ہے۔ (سلائیڈ 22)

ہائبرڈ کام کا آغاز

جیسا کہ ہائبرڈ کام کا امکان ملازمین کے لئے ایک دلچسپ فائدہ ہو سکتا ہے، یہ کمپنیوں کے لئے بھی فائدہ مند ہوتا ہے کہ وہ اپنی ہائبرڈ کام کی پالیسی کے بارے میں شفاف ہوں اور یہ کیسے وقت کے ساتھ تبدیل ہو سکتی ہے۔ یہ سلائیڈ تین قطاروں میں تقسیم کی گئی ہے جو مکمل طور پر ریموٹ، جزوی طور پر ریموٹ اور جزوی طور پر سائٹ پر، اور مکمل طور پر سائٹ پر کام کرنے والے کارکنوں کی فیصد کو دکھاتی ہے۔(سلائیڈ 30)

کالمز میں ان تعدادوں میں وقت کے ساتھ تبدیلیوں کی وضاحت کرتے ہیں۔ اور آخر میں، وہ کام کرنے والے جو واقعی ترجیح دیتے ہیں۔ اس صورت میں، ایک غالبا ہائبرڈ کام کی طاقت کا امکان وعدہ بخش لگتا ہے کیونکہ یہ اکثریت کی ترجیح کے مطابق ہے۔ یہ پائی چارٹ آپ کے تنظیم کی طرف سے پیدا کردہ اصلی ڈیٹا کی بنیاد پر ترمیم کیے جا سکتے ہیں۔

ہائبرڈ کام کا شیڈول

جب ایک ہائبرڈ کام کا شیڈول تعین کیا گیا ہو تو پوری ٹیم کو فیصلے کی اطلاع دینے کو نہ بھولیں۔ کرداروں کو محکموں، یا کاموں، یا افراد کے ناموں میں ترمیم کیا جا سکتا ہے۔ اور ہر نقطہ کو ایک ریموٹ ڈے، ایک دفتر میں دن، یا ایک دن جو دونوں طرف جا سکتا ہے، دکھانے کے لئے ترمیم کیا جا سکتا ہے۔(سلائیڈ 26)