Sammanfattning
Hur håller man team fokuserade och samarbetsvilliga över olika platser och tidszoner? När hybridarbete blir en ny norm är det avgörande att ha en solid struktur för teamplaner och uppgiftstilldelningar. Vår Teamplanering presentation tillhandahåller mallar för att få alla att vara på samma sida och undvika onödiga fram-och-tillbaka-kommunikationer. Använd dessa bilder för att främja en mer produktiv arbetsmiljö, även i frånvaro av personlig närvaro.
Tidskompatibilitet
Teamets tidszoner
Även innan den senaste ökningen av nomadarbete var det vanligt för företag med flera kontorsplatser att lägga lite extra tanke på teamkoordinering, särskilt när olika tidszoner är inblandade. En tydlig visualisering som visar vilka teammedlemmar som är tillgängliga på vilka kontorsplatser kan ta bort besväret med mental matematik. (Bild 6)
Denna bild visar arbetstiderna över olika team's tidszoner.Så här kan det tolkas: Låt oss säga att Bruces kontor ligger i delstaten Illinois, som följer Central Daylight Time, och kontorstiden börjar kl. 9. Han kanske vill vänta med att ringa sin kollega Alice i Kalifornien först på morgonen, eftersom det fortfarande är kl. 7 på morgonen för henne och hon är ledig. Å andra sidan skulle Lynne välkomna samtalet eftersom hennes dag i New York redan sätter henne kl. 10. För att ändra perspektivet på denna bild till, till exempel, Lynnes, flytta helt enkelt den vertikala linjen till när New York-kontoret börjar dagen. Redigera sedan tiderna för de andra kontorsplatserna.
Tidszonsdistribution
När vi talar om tidszoner hjälper denna bild till att visualisera teammedlemmar som tillhör samma tidszoner. Med bara en blick är det klart att David har närmare kontorstid till Amy, jämfört med Marina. I grund och botten tillåter gestaltregeln om närhet teammedlemmar att snabbt beräkna med vem de realistiskt kan kommunicera i tid. Denna diagram kan också redigeras för att återspegla hela team eller avdelningar istället för enskilda anställda.(Bild 24) För en enklare visualisering om din organisation bara behöver ta hänsyn till två eller tre tidszoner, använd denna bild för att markera varje teams kontorstider på tidslinjen. (Bild 25)
Mötestider som passar alla
Vi har alla upplevt de oändliga e-postmeddelandena och meddelandena bara för att komma överens om en mötestid som fungerar för alla, överallt, samtidigt. En tabell som tydligt listar möjligheten till interkontorsmöten kan i stor utsträckning underlätta den processen och spara tid på dessa triviala utbyten. Låt oss anta att tabellen läses ur perspektivet av kontorsfilial 2. Medan ett möte planerat till kl. 17 deras tid hamnar på en bra plats, kanske de anställda på huvudkontoret är mindre nöjda med beslutet, eftersom det skulle vara nästan kl. 19 deras tid. (Bilder 11-13)
Arbetstider
Skiftmönster
För verksamheter som kräver realtidsrespons eller kundorienterade uppgifter dygnet runt är ett skiftschema nödvändigt som den enda sanningen för alla teammedlemmar.Skiftmönster är ofta olika baserade på företagets natur och krav, men deras mål är desamma: att skissera vem som är ansvarig för vilket skift under vilken skiftperiod, och att säkerställa att alla schemalagda skift uppfyller timkraven.
Detta exempel visualiserar ett skiftmönster som ändras var sjätte dag över en månads varaktighet. I det här fallet är team 1 ansvarigt för det första skiftet för den första skiftperioden som sträcker sig från dag 1 till dag 6. Från dag 7 till dag 10 får det en paus, som sedan följs av tredje skiftet på dag 11 och 12. Varje punkt kan fyllas i eller lämnas tom allteftersom schemaläggningsbehoven ändras. (Bild 22)
Utrullning av hybridarbete
Eftersom möjligheten till hybridarbete kan vara en attraktiv förmån för anställda, är det en win-win för företag att vara transparenta om sin hybridarbetspolicy och hur den kan utvecklas över tid. Detta bild är uppdelad i tre rader som visar procentandelen av arbetskraften som är helt fjärrstyrda, delvis fjärrstyrda och delvis på plats, och helt på plats.(Bild 30)
Kolumnerna illustrerar förändringar i dessa siffror över tid. Och slutligen, vad arbetstagarna faktiskt föredrar. I det här fallet verkar möjligheten till en övervägande hybrid arbetskraft lovande eftersom den matchar majoritetens preferens. Dessa pajdiagram kan redigeras baserat på de verkliga data som genereras av din organisation.
Hybridt arbetschema
När ett hybridt arbetschema har fastställts, glöm inte att kommunicera beslutet till hela teamet. Rollerna kan redigeras till avdelningar, eller funktioner, eller individuella namn. Och varje punkt kan modifieras för att visa en fjärrdag, en dag på kontoret, eller en dag som kan gå åt båda hållen.(Bild 26)
