Sinossi
Come mantenere i team concentrati e collaborativi in diverse località e fusi orari? Con l'avvento del lavoro ibrido come nuova norma, è fondamentale avere una struttura solida per gli orari del team e l'assegnazione dei compiti. La nostra presentazione Pianificazione del Team fornisce modelli per mettere tutti sulla stessa pagina e evitare comunicazioni ridondanti di andata e ritorno. Utilizza queste diapositive per favorire un ambiente di lavoro più produttivo, anche in assenza di contatto faccia a faccia.
Compatibilità temporale
Fusi orari del team
Anche prima della recente ascesa del lavoro nomade, era comune per le aziende con più sedi mettere un po' di pensiero extra nella coordinazione del team, specialmente quando sono coinvolti diversi fusi orari. Una chiara visualizzazione che mostra quali membri del team sono disponibili in quali sedi può eliminare il problema del calcolo mentale. (Diapositiva 6)
Questa diapositiva mostra gli orari di lavoro attraverso i diversi fusi orari del team.Ecco come può essere interpretato: Supponiamo che l'ufficio di Bruce si trovi nello stato dell'Illinois, che osserva l'ora legale centrale, e l'orario di lavoro inizia alle 9. Potrebbe voler evitare di chiamare la sua collega Alice in California prima cosa al mattino, perché per lei è ancora le 7 del mattino e non è in servizio. D'altra parte, Lynne accoglierebbe volentieri la chiamata poiché la sua giornata a New York la mette già alle 10. Per cambiare la prospettiva di questa diapositiva a, ad esempio, quella di Lynne, basta spostare la barra verticale all'ora in cui l'ufficio di New York inizia la giornata. Quindi modifica gli orari per le altre sedi dell'ufficio.
Distribuzione dei fusi orari
Parlando di fusi orari, questa diapositiva aiuta a visualizzare i membri del team che appartengono agli stessi fusi orari. Con un solo sguardo, è chiaro che David ha orari di ufficio più vicini a quelli di Amy, rispetto a Marina. Essenzialmente, la regola della prossimità gestalt permette ai membri del team di calcolare rapidamente con chi possono comunicare realisticamente in tempo. Questo grafico può anche essere modificato per riflettere interi team o dipartimenti invece di singoli dipendenti.(Slide 24) Per una visualizzazione più semplice se la vostra organizzazione ha bisogno di considerare solo due o tre fusi orari, utilizzate questa slide per evidenziare le ore di ufficio di ogni team sulla timeline. (Slide 25)
Compatibilità degli orari delle riunioni
Abbiamo tutti vissuto l'infinita serie di email e messaggi solo per stabilire un orario di riunione che funzioni per tutti, ovunque, contemporaneamente. Una tabella che elenca chiaramente la compatibilità delle riunioni inter-ufficio può facilitare notevolmente questo processo e risparmiare tempo su quegli scambi di routine. Supponiamo che la tabella sia letta dal punto di vista del ramo dell'ufficio 2. Mentre una riunione pianificata per le 17:00 del loro orario cade in un momento felice, i dipendenti del Ramo Principale potrebbero essere meno entusiasti della decisione, poiché sarebbe quasi le 19:00 del loro orario. (Slides 11-13)
Orario di lavoro
Modello di turno
Per le operazioni che richiedono risposte in tempo reale o compiti rivolti al cliente 24 ore su 24, un programma di turni è essenziale come fonte di verità per tutti i membri del team.I turni di lavoro spesso variano in base alla natura e alle esigenze dell'azienda, ma i loro obiettivi sono gli stessi: delineare chi è responsabile di quale turno durante quale periodo di turno, e garantire che tutti i turni programmati soddisfino le esigenze orarie.
Questo esempio visualizza un modello di turno che cambia ogni sei giorni su una durata mensile. In questo caso, il team 1 è incaricato del primo turno per il primo periodo di turno che va dal giorno 1 al giorno 6. Dal giorno 7 al giorno 10, ha una pausa, seguita dal terzo turno nei giorni 11 e 12. Ogni punto può essere riempito o lasciato vuoto a seconda delle esigenze di programmazione. (Diapositiva 22)
Implementazione del lavoro ibrido
Poiché la possibilità di lavoro ibrido può essere un vantaggio attraente per i dipendenti, è un vantaggio reciproco per le aziende essere trasparenti sulla loro politica di lavoro ibrido e su come potrebbe evolvere nel tempo. Questa diapositiva è suddivisa in tre righe che mostrano la percentuale di forza lavoro che lavora completamente a distanza, parzialmente a distanza e parzialmente in loco, e completamente in loco.(Diapositiva 30)
Le colonne illustrano le variazioni di questi numeri nel tempo. E infine, quello che i lavoratori preferiscono realmente. In questo caso, la possibilità di una forza lavoro ibrida predominante sembra promettente in quanto corrisponde alla preferenza della maggioranza. Questi grafici a torta possono essere modificati in base ai dati reali generati dalla vostra organizzazione.
Orario di lavoro ibrido
Dopo aver determinato un orario di lavoro ibrido, non dimenticate di comunicare la decisione a tutto il team. I ruoli possono essere modificati in dipartimenti, o funzioni, o nomi individuali. E ogni punto può essere modificato per mostrare un giorno remoto, un giorno in ufficio, o un giorno che può andare in entrambi i modi.(Diapositiva 26)
