टीम अनुसूचीकरण

सारांश

विभिन्न स्थानों और समय क्षेत्रों में टीमों को कार्य पर रखने और सहयोगी बनाए रखने का तरीका कैसे हो? जैसा कि हाइब्रिड कार्य एक नया मानक बनता जा रहा है, यह महत्वपूर्ण है कि टीम अनुसूचियों और कार्य आवंटन के लिए एक मजबूत संरचना हो। हमारी टीम अनुसूचीकरण प्रस्तुति सभी को एक ही पृष्ठ पर लाने और अनावश्यक आगे-पीछे संचार को रोकने के लिए टेम्पलेट प्रदान करती है। इन स्लाइडों का उपयोग एक अधिक उत्पादक कार्य वातावरण को बढ़ावा देने के लिए करें, यहां तक कि व्यक्तिगत मुखामुखी समय की अनुपस्थिति में भी।

समय संगतता

टीम समय क्षेत्र

नोमैड कार्य की हालिया बढ़ोतरी से पहले भी, यह सामान्य था कि कई कार्यालय स्थानों वाली कंपनियों को टीम समन्वय में कुछ अतिरिक्त विचार देना, विशेष रूप से जब विभिन्न समय क्षेत्र शामिल हों। एक स्पष्ट दृश्य जो दिखाता है कि कौन से टीम सदस्य किस कार्यालय स्थानों पर किस समय उपलब्ध हैं, मानसिक गणित की परेशानी को दूर कर सकता है। (स्लाइड 6)

यह स्लाइड विभिन्न टीमों के समय क्षेत्रों में कार्य समय दिखाता है।यहाँ यह कैसे समझा जा सकता है: मान लीजिए कि ब्रूस का कार्यालय इलिनॉयस राज्य में स्थित है, जो केंद्रीय दिन प्रकाश समय का पालन करता है, और कार्यालय का समय सुबह 9 बजे शुरू होता है। उसे शायद अपनी सहकर्मी एलिस को कैलिफोर्निया में सुबह की पहली बात करने से रोकना चाहिए, क्योंकि वहाँ अभी भी सुबह 7 बजे हैं और वह अपने कार्य से बाहर है। दूसरी ओर, लिन ने न्यूयॉर्क में अपने दिन को 10 बजे शुरू कर दिया होता है, इसलिए वह कॉल का स्वागत करेगी। इस स्लाइड के दृष्टिकोण को बदलने के लिए, उदाहरण के लिए, लिन के अनुसार, बस न्यूयॉर्क कार्यालय के दिन की शुरुआत होने पर लंबवत बार को स्थानांतरित करें। फिर अन्य कार्यालय स्थानों के लिए समय संपादित करें।

समय क्षेत्र वितरण

समय क्षेत्रों की बात करते हुए, यह स्लाइड उन टीम सदस्यों को दर्शाने में मदद करता है जो एक ही समय क्षेत्र में आते हैं। बस एक नजर में, यह स्पष्ट हो जाता है कि डेविड के पास एमी के मुकाबले मरीना के साथ कार्यालय के घंटे अधिक समान हैं। मूल रूप से, समीपता के गेस्टाल्ट नियम की अनुमति होती है कि टीम के सदस्य त्वरित रूप से गणना कर सकें कि वे वास्तव में समय में किससे संवाद कर सकते हैं। यह चार्ट पूरी टीमों या विभागों को दर्शाने के लिए संपादित किया जा सकता है, बजाय व्यक्तिगत कर्मचारियों के।(स्लाइड 24) यदि आपका संगठन केवल दो या तीन समय क्षेत्रों को ही ध्यान में रखने की आवश्यकता है, तो इस स्लाइड का उपयोग करके टाइमलाइन पर प्रत्येक टीम के कार्यालय के घंटों को हाइलाइट करें। (स्लाइड 25)

मीटिंग के समय की अनुकूलता

हम सभी ने अनंत ईमेल्स और संदेशों का अनुभव किया है, सिर्फ ऐसे समय पर बैठक का निर्णय लेने के लिए जो सभी के लिए, हर जगह, एक साथ काम करता है। एक चार्ट जो स्पष्ट रूप से इंटर-ऑफिस मीटिंग की अनुकूलता को सूचीबद्ध करता है, वह प्रक्रिया को बहुत आसान बना सकता है और उन तुच्छ आदान-प्रदान पर समय बचा सकता है। मान लेते हैं कि चार्ट को ऑफिस शाखा 2 के दृष्टिकोण से पढ़ा जाता है। जबकि उनके समय के अनुसार 5 बजे की योजनाबद्ध बैठक एक खुश जगह में गिरती है, मुख्य शाखा के कर्मचारी निर्णय के प्रति कम उत्साहित हो सकते हैं, क्योंकि उनके लिए यह लगभग 7 बजे होगा। (स्लाइड 11-13)

कार्य समय

शिफ्ट पैटर्न

उन संचालनों के लिए जो वास्तविक समय के प्रतिक्रियाओं या ग्राहक-मुखी कार्यों की मांग करते हैं, एक शिफ्ट अनुसूची सभी टीम सदस्यों के लिए सत्य के स्रोत के रूप में आवश्यक है।शिफ्ट पैटर्न अक्सर व्यापार की प्रकृति और मांगों के आधार पर अलग होते हैं, लेकिन उनके लक्ष्य समान होते हैं: यह आरेखित करने के लिए कि किसकी जिम्मेदारी कौन सी शिफ्ट के दौरान कौन सी शिफ्ट की है, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी शिफ्ट्स जो अनुसूचित हैं, वे घंटे की आवश्यकताओं को पूरा करती हैं।

यह उदाहरण एक शिफ्ट पैटर्न को दर्शाता है जो हर छह दिनों में एक बार एक मासिक अवधि के दौरान बदलता है। इस मामले में, टीम 1 को पहली शिफ्ट की जिम्मेदारी सौंपी गई है जो पहले शिफ्ट अवधि के दौरान दिन 1 से दिन 6 तक चलती है। दिन 7 से दिन 10 तक, इसे एक ब्रेक मिलता है, जिसके बाद दिन 11 और 12 पर तीसरी शिफ्ट होती है। प्रत्येक बिंदु को अनुसूची की आवश्यकताओं के बदलने के अनुसार भरा जा सकता है या अन-भरा रह सकता है। (स्लाइड 22)

हाइब्रिड कार्य निर्वाह

जैसा कि हाइब्रिड कार्य की संभावना कर्मचारियों के लिए एक आकर्षक लाभ हो सकती है, यह कंपनियों के लिए एक जीत-जीत स्थिति होती है कि वे अपनी हाइब्रिड कार्य नीति के बारे में पारदर्शी हों और यह कैसे समय के साथ विकसित हो सकती है। यह स्लाइड तीन पंक्तियों में तोड़ा गया है जो कार्मिक बल के प्रतिशत को दिखाता है जो पूरी तरह से दूरस्थ हैं, आंशिक रूप से दूरस्थ और आंशिक रूप से साइट पर, और पूरी तरह से साइट पर हैं।(स्लाइड 30)

स्तंभ समय के साथ उन संख्याओं में हुए परिवर्तनों को दर्शाते हैं। और अंत में, कर्मचारियों को वास्तव में क्या पसंद है। इस मामले में, एक प्रमुखतः हाइब्रिड कार्य बल की संभावना प्रमुख वरीयता के अनुरूप प्रतीत होती है। आपके संगठन द्वारा उत्पन्न किए गए वास्तविक डेटा के आधार पर ये पाई चार्ट संपादित किए जा सकते हैं।

हाइब्रिड कार्य समय-सारणी

एक हाइब्रिड कार्य समय-सारणी तय होने के बाद, पूरी टीम को निर्णय के बारे में संचार करना न भूलें। भूमिकाएं विभागों, या कार्यों, या व्यक्तिगत नामों के लिए संपादित की जा सकती हैं। और प्रत्येक बिंदु को एक दूरस्थ दिन, एक कार्यालय में दिन, या एक दिन जो दोनों तरह से जा सकता है, दिखाने के लिए संशोधित किया जा सकता है।(स्लाइड 26)