الملخص
كيف يمكن الحفاظ على الفرق ملتزمة بالمهام والتعاون عبر مواقع مختلفة ومناطق زمنية مختلفة؟ مع تحول العمل المختلط إلى القاعدة الجديدة، من الضروري أن يكون لديك هيكل صلب لجداول الفرق وتعيينات المهام. يقدم عرضنا التقديمي قوالب للحصول على توافق الجميع على نفس الصفحة وتجنب التواصل المتكرر غير الضروري. استخدم هذه الشرائح لتعزيز بيئة عمل أكثر إنتاجية، حتى في غياب الوقت الوجهي المباشر.
توافق الوقت
مناطق زمنية للفريق
حتى قبل الارتفاع الأخير في العمل الرحال، كان من الشائع للشركات ذات المواقع المكتبية المتعددة أن تضع بعض الفكر الإضافي في تنسيق الفريق، خاصة عندما تكون مناطق زمنية مختلفة متورطة. يمكن أن يأخذ التصور الواضح الذي يظهر أي أعضاء في الفريق متاحين في أي مواقع مكتبية عناء الحساب الذهني. (الشريحة 6)
تظهر هذه الشريحة ساعات العمل عبر مناطق زمنية مختلفة للفرق.هكذا يمكن تفسيره: دعنا نقول أن مكتب بروس موجود في ولاية إلينوي، التي تتبع التوقيت الصيفي المركزي، وتبدأ ساعات العمل في الساعة 9 صباحًا. قد يرغب في تأجيل الاتصال بزميلته أليس في كاليفورنيا في الصباح الباكر، لأنه لا يزال الساعة 7 صباحًا بالنسبة لها وهي خارج الخدمة. من ناحية أخرى، سترحب لين بالمكالمة لأن يومها في نيويورك بالفعل يضعها في الساعة 10 صباحًا. لتغيير منظور هذا الشريحة إلى، على سبيل المثال، منظور لين، ما عليك سوى نقل الشريط العمودي إلى الوقت الذي تبدأ فيه مكاتب نيويورك اليوم. ثم قم بتعديل الأوقات لمواقع المكاتب الأخرى.
توزيع المناطق الزمنية
بالحديث عن المناطق الزمنية، تساعد هذه الشريحة في تصور أعضاء الفريق الذين ينتمون إلى نفس المناطق الزمنية. بمجرد نظرة، من الواضح أن ديفيد لديه ساعات عمل أقرب إلى أمي، بخلاف مارينا. بشكل أساسي، تسمح قاعدة الاقتراب الجستالت لأعضاء الفريق بحساب بسرعة مع من يمكنهم التواصل بواقعية في الوقت المناسب. يمكن تعديل هذا الرسم البياني أيضًا ليعكس الفرق أو الأقسام بأكملها بدلاً من الموظفين الفرديين.(الشريحة 24) لتصور أبسط إذا كانت منظمتك تحتاج فقط إلى النظر في منطقتين أو ثلاث مناطق زمنية، استخدم هذه الشريحة لتسليط الضوء على ساعات العمل لكل فريق على الجدول الزمني. (الشريحة 25)
توافق أوقات الاجتماع
لقد عانينا جميعًا من الرسائل الإلكترونية والرسائل النصية اللانهائية فقط للتوصل إلى وقت اجتماع يناسب الجميع، في كل مكان، في نفس الوقت. يمكن أن يسهل الرسم البياني الذي يسرد بوضوح توافق الاجتماعات بين المكاتب عملية التنسيق ويوفر الوقت في تلك التبادلات الدنيوية. دعونا نفترض أن الرسم البياني يتم قراءته من منظور فرع المكتب 2. بينما يمكن أن يكون الاجتماع المخطط له في الساعة 5 مساءً مناسبًا لهم، قد يكون موظفو الفرع الرئيسي أقل سعادة بالقرار، حيث سيكون الوقت تقريبًا الساعة 7 مساءً بتوقيتهم. (الشرائح 11-13)
ساعات العمل
نمط الوردية
بالنسبة للعمليات التي تتطلب ردودًا في الوقت الحقيقي أو مهام تواجه العملاء على مدار الساعة، يعتبر جدول الورديات أمرًا ضروريًا كمصدر حقيقي لجميع أعضاء الفريق.غالبًا ما تكون أنماط النوبات مختلفة بناءً على طبيعة ومتطلبات العمل، ولكن أهدافها هي نفسها: تحديد المسؤول عن أي نوبة خلال أي فترة نوبة، وضمان أن جميع النوبات المجدولة تلبي متطلبات الساعات.
يوضح هذا المثال نمط نوبة يتغير كل ستة أيام على مدى شهر. في هذه الحالة، يتم تكليف الفريق 1 بالنوبة الأولى للفترة الأولى التي تمتد من اليوم 1 إلى اليوم 6. من اليوم 7 إلى اليوم 10، يحصل على استراحة، يتبعها النوبة الثالثة في الأيام 11 و 12. يمكن ملء كل نقطة أو تركها فارغة حسب تغير احتياجات الجدولة. (الشريحة 22)
تنفيذ العمل المختلط
بما أن إمكانية العمل المختلط يمكن أن تكون ميزة جذابة للموظفين، فإنه من الفوز-الفوز للشركات أن تكون شفافة حول سياسة العمل المختلط وكيف قد تتطور مع مرور الوقت. تم تقسيم هذه الشريحة إلى ثلاث صفوف تظهر النسبة المئوية للقوى العاملة التي تعمل عن بُعد بالكامل، وجزئيًا عن بُعد وجزئيًا في الموقع، وبالكامل في الموقع.(الشريحة 30)
الأعمدة توضح التغييرات في تلك الأرقام على مر الزمن. وأخيرا، ما يفضله العمال فعليا. في هذه الحالة، يبدو أن احتمالية وجود قوى عمل مرنة بشكل رئيسي واعدة لأنها تتوافق مع تفضيلات الأغلبية. يمكن تعديل هذه الرسوم البيانية الدائرية بناءً على البيانات الحقيقية التي تولدها منظمتك.
جدول العمل المرن
بعد تحديد جدول العمل المرن، لا تنسى التواصل بالقرار إلى الفريق بأكمله. يمكن تعديل الأدوار إلى الأقسام، أو الوظائف، أو الأسماء الفردية. ويمكن تعديل كل نقطة لتظهر يوم عمل عن بعد، أو يوم عمل في المكتب، أو يوم يمكن أن يكون إما.(الشريحة 26)
