Synopsis
Comment maintenir les équipes concentrées et collaboratives à travers différents lieux et fuseaux horaires ? Alors que le travail hybride devient la nouvelle norme, il est crucial d'avoir une structure solide pour les horaires d'équipe et les attributions de tâches. Notre présentation Planification d'équipe fournit des modèles pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et éviter les communications redondantes. Utilisez ces diapositives pour favoriser un environnement de travail plus productif, même en l'absence de contact en personne.
Compatibilité horaire
Fuseaux horaires de l'équipe
Même avant la récente montée du travail nomade, il était courant pour les entreprises ayant plusieurs bureaux de réfléchir davantage à la coordination des équipes, surtout lorsque différents fuseaux horaires sont impliqués. Une visualisation claire montrant quels membres de l'équipe sont disponibles à quels endroits de bureau peut éliminer le problème des calculs mentaux. (Diapositive 6)
Cette diapositive montre les heures de travail à travers les différents fuseaux horaires de l'équipe.Voici comment cela peut être interprété : Disons que le bureau de Bruce est situé dans l'État de l'Illinois, qui observe l'heure avancée du Centre, et que l'heure de bureau commence à 9 heures. Il pourrait vouloir éviter d'appeler sa collègue Alice en Californie dès le matin, car il est encore 7 heures du matin pour elle et elle n'est pas en service. D'un autre côté, Lynne accueillerait volontiers l'appel car sa journée à New York la place déjà à 10 heures. Pour changer la perspective de cette diapositive à, par exemple, celle de Lynne, déplacez simplement la barre verticale à l'heure où le bureau de New York commence la journée. Ensuite, modifiez les heures pour les autres emplacements de bureau.
Répartition des fuseaux horaires
En parlant de fuseaux horaires, cette diapositive aide à visualiser les membres de l'équipe qui appartiennent aux mêmes fuseaux horaires. D'un simple coup d'œil, il est clair que David a des heures de bureau plus proches de celles d'Amy, par opposition à Marina. Essentiellement, la règle de la gestalt de la proximité permet aux membres de l'équipe de calculer rapidement avec qui ils peuvent communiquer en temps réel. Ce graphique peut également être modifié pour refléter des équipes entières ou des départements au lieu de simples employés.(Diapositive 24) Pour une visualisation plus simple si votre organisation n'a besoin de prendre en compte que deux ou trois fuseaux horaires, utilisez cette diapositive pour mettre en évidence les heures de bureau de chaque équipe sur la chronologie. (Diapositive 25)
Nous avons tous vécu les emails et les messages interminables juste pour fixer un horaire de réunion qui convient à tout le monde, partout, en même temps. Un tableau qui liste clairement la compatibilité des réunions inter-bureaux peut grandement faciliter ce processus et économiser du temps sur ces échanges fastidieux. Supposons que le tableau est lu du point de vue de la succursale 2. Alors qu'une réunion prévue pour 17h leur convient parfaitement, les employés de la succursale principale pourraient être moins enthousiastes à propos de la décision, car il serait presque 19h pour eux. (Diapositives 11-13)
Pour les opérations qui exigent des réponses en temps réel ou des tâches orientées client 24 heures sur 24, un planning de rotation est essentiel comme source de vérité pour tous les membres de l'équipe.Les modèles de rotation sont souvent différents en fonction de la nature et des exigences de l'entreprise, mais leurs objectifs sont les mêmes : définir qui est responsable de quel quart de travail pendant quelle période de quart, et s'assurer que tous les quarts de travail prévus remplissent les exigences horaires.
Cet exemple visualise un modèle de rotation qui change tous les six jours sur une durée mensuelle. Dans ce cas, l'équipe 1 est chargée du premier quart de travail pour la première période de quart qui s'étend du jour 1 au jour 6. Du jour 7 au jour 10, elle a une pause, qui est ensuite suivie par le troisième quart de travail les jours 11 et 12. Chaque point peut être rempli ou non rempli selon les besoins de planification. (Diapositive 22)
Déploiement du travail hybride
Comme la possibilité de travail hybride peut être un avantage attrayant pour les employés, c'est une situation gagnant-gagnant pour les entreprises d'être transparentes sur leur politique de travail hybride et comment elle peut évoluer avec le temps. Cette diapositive est divisée en trois rangées qui montrent le pourcentage de la main-d'œuvre qui est entièrement à distance, partiellement à distance et partiellement sur site, et entièrement sur site.(Diapositive 30)
Les colonnes illustrent les changements dans ces chiffres au fil du temps. Et enfin, ce que les travailleurs préfèrent réellement. Dans ce cas, la possibilité d'une force de travail majoritairement hybride semble prometteuse car elle correspond à la préférence majoritaire. Ces graphiques à secteurs peuvent être modifiés en fonction des données réelles générées par votre organisation.
Horaire de travail hybride
Une fois qu'un horaire de travail hybride a été déterminé, n'oubliez pas de communiquer la décision à toute l'équipe. Les rôles peuvent être modifiés en départements, ou fonctions, ou noms individuels. Et chaque point peut être modifié pour montrer un jour à distance, un jour au bureau, ou un jour qui peut aller dans les deux sens.(Diapositive 26)
