概要
異なる場所やタイムゾーンでのチームのタスク管理と協力をどのように維持するか？ ハイブリッドワークが新たな常識となる中、チームのスケジュールとタスクの割り当てに対する堅固な構造を持つことが重要です。私たちのチームスケジューリングプレゼンテーションは、全員を同じページに揃え、冗長な往復のコミュニケーションを避けるためのテンプレートを提供します。これらのスライドを利用して、対面の時間がない場合でも、より生産的な職場環境を育ててください。
時間の互換性
チームのタイムゾーン
ノマドワークの最近の増加以前から、複数のオフィスロケーションを持つ企業では、特に異なるタイムゾーンが関与する場合、チームの調整に少し余分な考えを巡らせることが一般的でした。どのチームメンバーがどのオフィスロケーションで利用可能かを示す明確な視覚化は、精神的な計算の手間を取り除くことができます。(スライド6)
このスライドは、異なるチームのタイムゾーンでの労働時間を示しています。これはどのように解釈できるかというと：例えば、ブルースのオフィスが中央夏時間を採用しているイリノイ州に位置しており、オフィスの営業時間が午前9時から始まるとしましょう。彼は、カリフォルニアの同僚アリスに朝一番で電話をかけるのを控えるかもしれません。なぜなら、彼女にとってはまだ朝7時で、彼女は勤務時間外だからです。一方、ニューヨークのリンはすでに午前10時になっているので、電話を歓迎するでしょう。このスライドの視点を、例えば、リンの視点に変えるには、ニューヨークのオフィスが一日を始める時間に垂直バーを移動させ、他のオフィスの場所の時間を編集します。
タイムゾーンの分布
タイムゾーンについて言えば、このスライドは同じタイムゾーンに属するチームメンバーを視覚化するのに役立ちます。一目で、デビッドがマリナよりもエイミーとのオフィスの営業時間が近いことがわかります。基本的に、ゲシュタルトの近接性の法則により、チームメンバーは自分が実際に時間内にコミュニケーションを取ることができる相手をすばやく計算することができます。このチャートは、個々の従業員ではなく、全体のチームや部門を反映するように編集することもできます。(スライド24) あなたの組織が考慮する必要があるのが2つか3つのタイムゾーンだけであれば、このスライドを使用して、各チームのオフィスの営業時間をタイムライン上で強調します。 (スライド25)
会議時間の互換性
私たちは皆、全員が同時に参加できる会議時間を決定するための終わりのないメールやメッセージのやり取りを経験してきました。オフィス間の会議の互換性を明確にリストアップしたチャートは、そのプロセスを大いに簡素化し、些細な交換に時間を費やすことを節約できます。チャートはオフィス支店2の視点から読まれると仮定しましょう。彼らの時間で5時に計画された会議は幸せな場所に落ち着く一方で、本部の従業員はその決定についてあまり喜ばないかもしれません。なぜなら、それは彼らの時間でほぼ7時になるからです。 (スライド11-13)
勤務時間
シフトパターン
リアルタイムのレスポンスや24時間対応の顧客対応タスクを要求する業務には、全チームメンバーの信頼の源となるシフトスケジュールが不可欠です。シフトパターンは、ビジネスの性質と要求により異なることがよくありますが、その目標は同じです：どのシフト期間中に誰がどのシフトを担当するかを明示し、すべてのスケジュールされたシフトが時間要件を満たすことを確認します。
この例では、月間の期間にわたって6日ごとに変わるシフトパターンを視覚化しています。この場合、チーム1は、1日から6日までの最初のシフト期間の最初のシフトを担当します。7日から10日までは休憩を取り、その後、11日と12日に第三シフトが続きます。各ドットは、スケジューリングのニーズが変わるにつれて塗りつぶされたり、塗りつぶされなかったりします。(スライド22)
ハイブリッドワークの展開
ハイブリッドワークの可能性は、従業員にとって魅力的な特典である可能性があるため、企業がハイブリッドワークポリシーとそれが時間とともにどのように進化するかについて透明性を持つことは、双方にとって有益です。このスライドは、完全にリモート、部分的にリモートおよび部分的にオンサイト、完全にオンサイトの労働力の割合を示す3つの行に分けられています。(スライド30)
列は時間の経過とともにそれらの数値がどのように変化するかを示しています。そして最後に、実際に労働者が何を好むかです。この場合、主にハイブリッドワークの労働力が可能性として有望に見えます。なぜならそれは多数派の好みと一致しているからです。これらの円グラフは、あなたの組織が生成する実際のデータに基づいて編集することができます。
ハイブリッドワークスケジュール
ハイブリッドワークスケジュールが決定した後は、その決定をチーム全体に伝えることを忘れないでください。役割は部門、または機能、または個々の名前に編集することができます。そして、各ドットはリモートデイ、オフィスデイ、またはどちらにもなり得る日を示すように変更することができます。(スライド26)
