Краткое содержание
Как поддерживать работу команды организованной и совместной в разных местах и часовых поясах? При переходе на гибкий график работы важно иметь четкую структуру расписания команды и назначения задач. Наша Планирование работы команды презентация предлагает шаблоны, чтобы все были в курсе и избегать излишних обратно-прямых коммуникаций. Используйте эти слайды для создания более продуктивной рабочей среды, даже при отсутствии личного общения.
Совместимость по времени
Часовые пояса команды
Даже до недавнего роста номадской работы, компаниям с несколькими офисами часто приходилось уделять особое внимание координации команды, особенно при учете разных часовых поясов. Четкая визуализация, показывающая, какие члены команды доступны в каких офисах, может облегчить задачу умственного подсчета. (Слайд 6)
Этот слайд показывает рабочие часы в разных часовых поясах команды.Вот как это можно интерпретировать: Допустим, офис Брюса находится в штате Иллинойс, который соблюдает Центральное летнее время, и рабочий день начинается в 9 утра. Он, возможно, захочет отложить звонок своей коллеге по работе Алисе в Калифорнии на первое утро, потому что у нее все еще 7 утра, и она не работает. С другой стороны, Линн была бы рада звонку, поскольку ее день в Нью-Йорке уже начинается в 10 утра. Чтобы изменить перспективу этого слайда, например, на Линн, просто переместите вертикальную полосу на время, когда начинается день в офисе Нью-Йорка. Затем отредактируйте время для других офисных местоположений.
Распределение по часовым поясам
Говоря о часовых поясах, этот слайд помогает визуализировать членов команды, которые находятся в одном и том же часовом поясе. С одного взгляда становится ясно, что у Давида ближе рабочие часы к Эми, а не к Марине. В сущности, гештальт-правило близости позволяет членам команды быстро вычислить, с кем они могут реально общаться вовремя. Эту диаграмму также можно отредактировать, чтобы отражать целые команды или отделы, а не отдельных сотрудников.(Слайд 24) Для более простой визуализации, если вашей организации нужно учесть только два или три часовых пояса, используйте этот слайд, чтобы выделить рабочие часы каждой команды на временной шкале. (Слайд 25)
Совместимость времени встреч
Мы все сталкивались с бесконечными электронными письмами и сообщениями, чтобы договориться о времени встречи, которое подходит всем, везде и сразу. Диаграмма, которая четко показывает совместимость междуофисных встреч, может значительно облегчить этот процесс и сэкономить время на этих рутинных обменах. Допустим, что диаграмма читается с точки зрения филиала 2. В то время как встреча, запланированная на 17:00 по их времени, попадает в удобное время, сотрудники главного офиса могут быть менее восторженны этим решением, так как это будет почти 19:00 по их времени. (Слайды 11-13)
Рабочие часы
Сменный график
Для операций, требующих мгновенных ответов или работы с клиентами круглосуточно, сменный график является неотъемлемым источником информации для всех членов команды.Сменные графики часто отличаются в зависимости от характера и требований бизнеса, но их цели одинаковы: определить, кто отвечает за какую смену в течение какого периода, и гарантировать, что все запланированные смены соответствуют требованиям по часам.
Этот пример визуализирует сменный график, который меняется каждые шесть дней в течение месяца. В данном случае, команда 1 отвечает за первую смену в первый период, который длится с 1 по 6 день. С 7 по 10 день она отдыхает, а затем работает на третью смену 11 и 12 дня. Каждую точку можно заполнить или оставить пустой в зависимости от изменения потребностей в планировании. (Слайд 22)
Внедрение гибкой формы работы
Поскольку возможность гибкой работы может быть привлекательной льготой для сотрудников, это выгодно для компаний, чтобы быть прозрачными о своей политике гибкой работы и о том, как она может меняться со временем. Этот слайд разделен на три строки, которые показывают процент сотрудников, работающих полностью удаленно, частично удаленно и частично на месте, и полностью на месте.(Слайд 30)
Колонки иллюстрируют изменения этих чисел со временем. И, наконец, что на самом деле предпочитают работники. В этом случае, возможность преимущественно гибкой рабочей силы кажется обещающей, поскольку она соответствует предпочтениям большинства. Эти круговые диаграммы можно отредактировать на основе реальных данных, сгенерированных вашей организацией.
Гибкий график работы
После определения гибкого графика работы, не забудьте сообщить об этом решении всей команде. Роли могут быть отредактированы для отделов, функций или отдельных имен. И каждая точка может быть изменена, чтобы показать удаленный день, день в офисе или день, который может быть любым.(Слайд 26)
